通過檔案利用統計，加強檔案開發與利用

范啟慧

摘 要：檔案建設是我國現代化建設的重要組成部分，我們必須很好地開發利用檔案信息資源。本文闡述了當前檔案管理的現狀及利用統計加強檔案開發利用工作的途徑。

關鍵詞：檔案管理；現狀；利用統計；途徑

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。 做好檔案工作，要處理好兩個關系：一是基礎工作和研究工作的關系；一是保管、保護、保密和利用的關系。由此可見，檔案建設是我國現代化建設的重要組成部分，我們必須很好地開發利用檔案信息資源，否則就難以生存和發展。

1 我國檔案管理的現狀

從檔案管理經歷來看，大致可以分為三個發展階段，第一階段主要是手工檔案管理方式，它要求檔案管理部門（人員）參照《檔案法》的相關標準，收集與整理各類檔案，并進行立卷與歸檔。第二階段是計算機輔助檔案目錄管理方式，主要是以單臺獨立的計算機形式為主，對檔案目錄進行管理，并以各類小型關系數據庫作為檔案目錄數據的管理平臺。第三階段是依托互聯網絡，通過大中型關系數據庫作為管理平臺，實現對檔案目錄與部分檔案實體的掃描件進行管理。新一代的檔案管理將是依托非結構化的海量全文數據庫，實現對文字、圖片、音頻、視頻等多媒體檔案進行一體化的數字檔案綜合管理。

目前，絕大部分檔案管理仍處于第二或第三階段管理水平，檔案管理部門基本上實現了計算機輔助管理，但是仍停留在目錄級管理或目錄加檔案掃描件管理。這樣，無法實現直接從網絡上查詢、調閱檔案，查詢效率低；同時，也造成了檔案信息的深加工和專題編研困難，檔案利用水平較低。檔案不是通過一定的手段管理起來就可以了，關鍵是要讓用戶如何快速、準確、全面地找到需要的目標檔案，這才是我們檔案管理與應用的目的。

同時，不重視檔案利用信息反饋的現象也比較嚴重。具體表現為：

1、局限于檔案利用數據統計，不求檔案的實際效益。每到年終編制年報時，都存在只統計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷（冊）數、頁數及復印數據數的現象，而不具體分析通過檔案信息資源的開發與利用，所獲得的社會效益和經濟效益。通過統計檔案利用數據，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現象，說明不了檔案給社會和經濟建設帶來的價值和作用。也就是說，統計幾個數據只能揭示表現現象，而不能揭示檔案利用的實質，即實際效益。這是目前檔案部門普遍存在的一個問題。

2、在檔案部門查（借）閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機會。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查（借）閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提供××依據”等等。由于不作深層次了解，利用結束亦就了結，而失去了檔案利用信息反饋的機會。

檔案信息資源的開發與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。

3、有了利用實例，不求匯集編發重返社會。有些檔案部門雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集后就將實例束之高閣，不匯編發表，重返社會，影響檔案信息資源的開發與利用。如果將利用實例編發，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發揮，而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。

2 檔案信息資源的開發與利用

收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開發與利用。檔案管理只是一種必要的手段，其目的還是為了高效利用。對檔案進行開發和利用，可以通過多種手段和方式，對利用數據進行統計是其中比較重要的一種。

在現實的企業經營運行中，談到管理，人們首先想到的是管理體制、經營方式、組織形式、運行機制等，而統計數據的重要性往往被企業管理者所忽視。假如沒有科學的統計依據，各項管理就如空中樓閣，虛而不實，管理過程中就不能很好地找到切入點。因此，強化檔案工作的數據統計工作，無論是對檔案的管理者，還是對查閱者來說同樣具有重要意義。

綜觀各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷（冊）檔案，但該年數百人次、數百卷（冊）檔案，有什么社會效益和經濟效益呢？卻一無所知或知之不多。為此，筆者認為檔案館查閱利用情況需要了解和統計，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進行跟蹤調查。

開發利用檔案信息資源，進行利用數據統計，獲得檔案實際效益的基本做法：

1、認真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考”等，而應填明作哪一項工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。

2、建立用戶聯系制度。檔案在查（借）閱時，一般不會產生效益，而要通過實踐，才能反映出檔案的實際價值，產生一定的社會效益和經濟效益。因此，為了及時獲取利用信息，可以建立用戶聯系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯系。檔案館亦可把自己的聯系人和聯系電話告訴用戶，以利用戶及時反饋信息。同時，也可定期召開用戶座談會，以利加強與用戶聯系，改進我們的工作和服務方法，更好地為社會和用戶服務。

3、分發檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發給一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。

4、及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實例送給有關部門（單位）的領導，使他們認識檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實際意義。

3 結語

綜上所述，檔案資源在信息化建設中的重要地位已經成為不爭的事實。檔案利用數據統計是必要的，它不僅是檔案工作的一個方面，更重要的是通過這個統計可以更深入的分析出通過利用檔案所帶來的經濟效益和社會效益，因此，檔案工作者要進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。

參考文獻

[1]張斌等，知識資源管理：檔案工作改革的新思路，《中國檔案》2004.10。

[2]馮惠玲主編《檔案管理學》中國人民大學出版社1999年12月第1版.endprint