關于中學檔案管理創新實踐的研究

潘叔霞

摘 要：在學校發展過程中會形成資源豐富的記錄檔案，而這些檔案對學校長遠建設與進步也有著重大作用。因而，加強中學檔案的管理創新實踐也成為健全檔案管理制度、推動中學檔案工作穩步前進的必然要求。由此，本文便從中學檔案管理創新的重要性出發，并結合管理要求提出具體的創新實踐方法，以期為各位讀者提供參考。

關鍵詞：中學檔案；管理；創新實踐

近年來，各大中學對于檔案管理工作的重視程度明顯加深，隨著互聯網技術、數字化技術的深入普及，加快中學檔案管理的實踐方法創新也在新的歷史時期現實出深厚的價值。據此，針對中學檔案的管理創新分析，也便具有了較為深刻的現實意義。

1 中學檔案管理創新實踐的重要性

中學檔案的建立健全具有較多的優勢，在校園中構建起關于中學檔案的管理體系，能夠為學校實現有效性、針對性的管理提供基礎條件。概括來說這其中主要有以下方面：

第一，中學檔案管理系統的建立能夠直接提高學校相關教職人員、及學校領導的辦事效率，首先，中學檔案信息中通常較為全面的囊括了包括黨群、行政、教育教學、聲像、儀器設備、基本建設等各個方面的信息資料，因而當教師及校領導相關人員需要查詢使用檔案資料時，能夠通過檔案管理系統輕易、快速地獲取，那么這不僅有利于學校各項活動的順利開展，同時對于每位學生的實際情況掌握與其未來發展也有著正面積極的作用。例如，在學生的學習與生活過程中通常會形成具有參考價值的文案、資料等，這些記錄能夠反映出學生的真實情況，教師便可以利用這些有效信息對學生“因材施教”，有針對性的提供幫助，從而為學生健康發展奠定堅實基礎。其次，在現在的中學中已經較為廣泛的建立起電子檔案資源管理庫，這種由傳統到現代的模式更新也為透過信息化提升辦公效率開辟了路徑。

第二，中學檔案管理創新符合歷史發展的規律，對于學校的長遠規劃也有著正面的促進作用。中學檔案管理工作符合時代發展潮流趨勢，從中學檔案系統建設實踐來看，檔案管理的信息化是同網絡技術、計算機設備發展同步適應的，當科技發展與檔案建設達到相互契合時，人們也可以借助現代技術手段更加快速、高效、準確地完成各項任務。例如，通過建立信息化的中學檔案系統，學校管理者能夠從資源庫整合信息，從而為學校制定措施、戰略提供有價值、可信度高的參考依據。反之，當學校缺乏一個高效運轉的檔案管理系統，那么在需要檔案信息時往往會耗費大量的人力、物力資源，此外還不能對信息情況的準確性予以保證。

2 中學檔案管理創新實踐的具體方法

（一）對檔案原件進行預處理

在整理中學檔案原件的過程中應當按照以下內容予以實施：

第一，依照編目與檢索需求結合檔案特征進行信息摘取。要讓檔案系統的分類更加一目了然，需要將案卷的不同特征要素找出來，然后制成二次文獻卡，并將其用作有效信息的概括集合。需要注意的是在篩選、分析、記錄的過程中，需要將著錄作為計算機輸入的前提條件。在當前的檔案記錄管理中，通常使用高密度、全文存儲的模式來完成存貯，而針對膠片、光盤或其他不能適應當下技術發展需要的手段則應該改變其存儲介質，通過“二次加工”的方式讓文獻、記錄等資料統統輸入到計算機系統中，從而為全方位、全面性的檢索創造有利條件。

第二，確立中學檔案的主題內容等，完成詳細準確的審讀分析。為了提高檢索的準確性，在歸納總結主題詞時，需要工作人員確保主題詞的精準性，其不僅要滿足表達檔案資源的要求，而且要高精準度、多角度的概括，確保檢索人能夠依據主題標引查找到標示案件、文件等。此外，中學檔案的檢索主要可以劃分為檢索工具與系統兩大部分。只有通過主題概念做到盡量的清晰化、特征化，才能確保檢索范圍能夠更加準確，而檢索人員只需要根據檢索目錄逐一排查，便可以得出最終所需檔案。

（二）創新中學檔案管理的數據庫建設

關于創新中學檔案管理的數據庫建設，需要建立在資源內容豐富、系統運行高效的基礎之上。通過大容量的信息匯集，從而為人們了解中學發展歷史、了解學生學習發展歷程提供幫助，而要使得整個檔案管理系統能夠達到高效共享的效果，則需要從以下方面加以注意：

第一，提高中學檔案的數字化水平。中學檔案的數字化程度越高對于檔案管理的影響效果也就愈發明顯。當中學檔案達到了數字信息化水平，一方面可以更加直接快速的對檔案內容進行查詢提取，從而極大提高了檔案管理的效率，另一方面，中學檔案數字化也能夠極大降低檔案管理的成本。對于紙質檔案來說，需要不斷增加管理成本的投入，而做好電子資源的保管工作則相對更加簡單。

第二，優化中學檔案的管理流程。要創新中學檔案的運用流程，需要使得檔案信息的調取能夠更加符合“動態化”要求。一方面，學校要實現多版本的管理，以此確保檔案內容能夠得到及時更新，并且每一次的借閱、修改等記錄也應得到完好的保存。另一方面，要確保檔案的管理達到最優效果，那么做好管理監督、系統監管也是十分必要的。例如，引入考核機制對管理人員定期進行考核評價，其考核的內容不僅包括計算機、影印設備以及其他設施的操作，還有關于檔案的熟悉程度、檔案業務的服務情況等，也都應作為評價指標體現在管理考核中。

第三，抓好中學檔案管理系統的建設優化工作。創新服務模式的要求與提高檔案管理水平的要求從本質上看是趨于一致的，要構建起資源豐富、內容齊全的檔案管理系統，也需要檔案管理系統在服務模式完善升級方面做出新的改變。舉例來說，為了使得檔案信息查閱人員能夠快速查閱到相關信息，在設置系統頁面時，可以在登錄窗口羅列出資源庫的類別，再在窗口兩側位置列有：借閱信息、權限情況、預約情況、分類檢索、條件檢索、跨庫檢索、系統配置、幫助服務等引導欄。通過設置清楚的查詢頁面與詳細分類，用戶只需通過檔案號、關鍵字或其他文件級分類情況便可完成信息抓取。

3 結束語

學校管理工作的進步離不開檔案管理的方法創新，只有在不斷完善檔案管理機制、更新檔案管理系統的同時展開更多的創新方法探索，才能為中學的可持續健康發展創造有利條件，進而也為學校適應現代化辦學需要，促進我國教育管理水平的整體性提高做出更大的貢獻。

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