“三多”現象的成因及改善策略

張正峰

【摘 要】 “三多”是指會議多、文件多、報表多的現象。本文對公司、分公司、作業區三級機構的會議、文件和報表進行有限統計分析，嘗試從歷史背景和現實因素等方面闡述“三多”現象的主要成因和三者的內在聯系，并從管理、制度、人員素質和技術角度探析了改善“三多”現象的策略。

【關鍵詞】 “三多” 原因分析 內在聯系 探析 改善策略

一、會議、文件、報表在企業管理中的作用。

現實生活中，會議、文件、報表在傳達信息、貫徹思想、實現目標的過程中，始終發揮著極其重要的作用。三者之間既各有特點，又互相聯系。

（一）會議和文件的作用及特點

一般來說，開會和行文有共同的作用：（1）協調溝通；（2）傳達信息；（3）規范執行；（4）解決問題；（5）激勵士氣。

這些作用決定了：

會議的特點：

1.會議的召集需要耗費一個群體的時間，時間成本高是會議最顯著的特點；

2.會議必須有很嚴密的組織性和形成閉環，要有會前準備、會中記錄和會后執行；

3.會議效率的高低會直接影響一個企業或者單位的執行力和競爭力。

公文的特點：

1.公文的具體內容和制定程序必須符合法律和有關規章制度的規定，否則無效；

2.公文在形式和格式上有特定的規范；

3.機關工作是公文形成的基礎，即公文是機關工作的專用工具；

4.公文的發布、流轉和執行具有一定的時效性。

（二）報表的作用和特點

報表的主要作用是傳達信息。

其特點有：

1.能將各種繁雜的數據以一種規范和顯而易見的方式呈現給閱覽者；

2.是企業執行具體管理策略的基本措施和途徑之一，具有基礎性；

3.質量的高低和繁簡程度將直接影響管理效率。

（三）三者之間的內在聯系

表面上看這三者沒有太大關聯，但結合這三者的特點和企業管理的規律，我們可以發現它們存在以下聯系：

1.會議多必然會導致文件多，一半以上的會議召開之后需要發送一個或多個不同層級的文件；

2.文件的質量和數量會潛在影響會議數量。如果文件質量不高或者數量多，則會導致需要商討和辦理的事件增多，可能會導致需要召集更多會議進行討論和商議來解決問題；

3.會議和文件是企業內部管理層級之間實現企業戰略意圖的載體和工具，報表反映基層落實具體工作的信息載體，會議和文件數量增加可能會導致基層報表數量增加。

4.報表多、雜、亂是會議效率低和文件多的具體表現形式之一。

二、影響公司會議、文件、報表數量控制難的原因

（一）深刻的歷史淵源和社會背景

（二）業務快速發展的客觀原因

（三）引入現代管理思想的必然結果

（四）信息技術應用發展一定階段的特殊性

（五）特定時段業務變化的影響

（六）管理質量和人員素質的影響

三、改善“三多”需要多管齊下

在現行體制下，如何建立黨的群眾路線長效機制，更好發揮傳統和現代兩種管理優勢，進一步改進會風文風，深化標準化管理，提高企業管理效能，使“三多”現象得以根治，仍然任重道遠。

首先，要抓好宏觀管理的頂層設計，進一步健全完善科學高效的管理體系。以務實的精神優化企業治理結構和機制轉換，厘清各層級管理界面。按照界面清晰、流程簡潔、權責一致、運行高效的要求，進一步厘清公司機關、各單位和作業區的功能定位、職責界面。

其次，要抓好專業管理，研究建立好管理體系、制度、流程、標準協調管控機制。以業務能力框架為主導，推進QHSE一體化體系和內控管理體系融合，配套完善管理制度，優化簡化業務流程，健全管理標準、工作標準、技術標準體系。加快建立科學配套、簡潔實用的管理規范平臺，切實提升公司整體標準化科學化管理水平。要著力完善會議管理、文件流轉、報表制發等相關標準。避免人為因素造成的以會議傳達會議，以文件轉發文件，報表衍生報表等現象，用標準化管理手段規范會議文件和報表管理。

第三，要切實鞏固公司黨的群眾路線教育實踐活動成果，抓好作風的持續轉變。

第四，要狠抓員工素質提升，努力提高公務運行的質量和效率。

第五，要抓好信息化建設，向信息共享要效率。

第六，抓好效能督察，努力減少無效會議和文件以及報表。

總之，企業“三多”現象由來已久，原因多樣。我們一定要從深層次找原因，從企業管理的源頭、從根本治理做起。那種依靠簡單地下達階段性減負指標的做法，難以治本，極易反彈。相信隨著公司黨的群眾路線教育實踐活動長效機制的進一步建立和完善，公司科學化管理水平必將得到大幅度提升，長期困擾公司各級管理者和廣大員工的“三多”現象必將漸行漸遠，最終走入歷史。

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