醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策探討

王梅

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中起落后的管理內(nèi)容以及方法已經(jīng)不能適應于醫(yī)院現(xiàn)今階段的發(fā)展需求，因此，要實行人事檔案管理的信息化建設(shè)，使醫(yī)院的人事檔案管理符合現(xiàn)代的要求。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理；信息化建設(shè)；問題探究

【中圖分類號】R38.69

【文獻標識碼】B

【文章編號】2095-6851（2017）08-288-01

人事檔案是用來記錄醫(yī)院工作人員的工作情況以及工作狀態(tài)，是醫(yī)院了解員工具體信息的主要方式，也是醫(yī)院進行人才晉升的主要途徑^[1]。員工的受教育程度、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、思想狀態(tài)能夠通過人事檔案完整的展示出來。人事檔案管理工作掌管著醫(yī)院各類人才信息，是醫(yī)院進行人才篩選主要職能部門，是醫(yī)院合理使用人才的重要參考依據(jù)。隨著醫(yī)院本身的不斷發(fā)展，對醫(yī)院人事檔案的要求在不斷提高^[2]。

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 人事檔案信息化建設(shè)管理人員專業(yè)水平不足，實施人事檔案管理信息化建設(shè)的前提是需要專業(yè)化的人才。管理人員不單要掌握計算機的簡單操作，還需要熟練掌握理論知識，具備較強的技術(shù)操作能力。由于我國現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)管理人員只能夠熟練掌握檔案管理的理論知識，缺乏對信息化計算機的具體操作能力，嚴重降低了檔案信息化管理工作的準確性，增加了資源錄入的難度，不利于各類信息及的及時查找，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)造成不良影響^[3]。

1.2 進行檔案信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，通常情況下，進行檔案信息化建設(shè)所需的相關(guān)設(shè)施為電腦、刻錄機、復印機、儲存器等。但是大部分醫(yī)院由于資金問題，使得其檔案信息化建設(shè)工作所需的設(shè)施得不到滿足，阻礙了其向信息化發(fā)展的步伐，從而導致其不能進行檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。除此之外，當前檔案管理信息化建設(shè)尚且處于初級階段，這就使得檔案信息管理工作標準存在諸多問題，對醫(yī)院人事檔案信息工作建設(shè)進行造成嚴重影響。

1.3 人事檔案信息資源的開發(fā)利用度不足，部分醫(yī)院存在著人事檔案管理部門只是一味的進行檔案信息化建設(shè)，而忽視先進思想理念對檔案信息化建設(shè)的指導作用，沒有從根本上認識到檔案信息化建設(shè)的目。只關(guān)注檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而將檔案信息資源的開發(fā)與利用拋之腦后，從而降低了檔案信息化建設(shè)的效益。在進行檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員過份依賴以往的手工檔案管理方式，習慣性通過硬件設(shè)施來進行檔案管理，而將軟件設(shè)施拋在一邊等。

1.4 檔案信息化建設(shè)存在安全隱患，醫(yī)院在進行相關(guān)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于部分員工對網(wǎng)絡(luò)與計算機操作缺乏一定的安全意識 ，導致其在進行相關(guān)工作時會出現(xiàn)違反管理制度的情況，從而給人事檔案資源信息的正常管理帶來一定的安全隱患。其中隨意看不清楚來源的電子郵件、在下載或安裝軟件前不進行病毒檢測等，會直造成致檔案資源出現(xiàn)中毒或感染現(xiàn)象，從而使檔案信息資源丟失，影響人事檔案管理工作的正常進行。

2 進行醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對策

2.1 增強人事檔案管理意識，隨著醫(yī)院之間競爭力不斷增大，高素質(zhì)的人才是使醫(yī)院在競爭中能夠屹立不倒的主要因素。醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院引進人才的主要渠道，因此醫(yī)院管理者應更加重視人事檔案管理對醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要性，鼓勵醫(yī)院全體員工一起努力做好人事檔案的保護工作。

2.2 提高信息化檔案建設(shè)管理人員專業(yè)技術(shù)水平，在進行人員招聘時應盡量選取專業(yè)對口且能夠熟練掌握計算機處理技能的人才，以保證檔案信息化建設(shè)人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理人員專業(yè)化技術(shù)水平，使檔案信息化建設(shè)與管理工作能夠順利進行。

2.3 增加信息化技術(shù)在人事檔案管理中的使用范圍，人事檔案管理越來越向信息化方向發(fā)展。對醫(yī)院人事檔案管理實施信息化管理能夠有效提高醫(yī)院人事檔案各個環(huán)節(jié)的工作效率。增加了其安全性的同時還使其具有可復制性。極大地增加了人事檔案數(shù)據(jù)范圍，醫(yī)院可以充分利用這些數(shù)據(jù)技術(shù)去尋找符合醫(yī)院工作需求的人才。滿足醫(yī)院對人才需求同時還能使人才資源被合理應用。

2.4 加強檔對案信息資源管理的風險防范措施，具體內(nèi)容為：①完善人事檔案信息安全管理制度，檔案管理具體屬性（服務(wù)性）要求檔案管理需要最大限度的發(fā)掘檔案信息，為醫(yī)院提供人才需求，以發(fā)揮檔案信息管理的最大價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享的安全管理制度與數(shù)字化檔案管理的一整套嚴格的安全措施，極大降低各個工作環(huán)節(jié)消息失真的發(fā)生率。由于檔案具有機密性，因此，在保障網(wǎng)絡(luò)處于安全環(huán)境的狀態(tài)下，還保證負責檔案信息管理工作的人員的安全問題。檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展需要得到醫(yī)院領(lǐng)導的重視，增加對人事檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)備的投入^[4]。②加強檔案管理人員的操作安全防范，工作人員在進行電子文件歸檔時應另外拷貝一份并保存好。定期對檔案數(shù)據(jù)庫存放的服務(wù)器的防毒殺毒防攻擊能力進行檢測。為防止出現(xiàn)人為的失誤操作，在對電子檔案進行拷貝或檢查時應做好跟蹤記錄工作，使檔案信息化管理工作得以正常進行。③做好硬件防護措施，增加系統(tǒng)的安全性能，由于環(huán)境會電子檔案載體造成影響，因此要定期對電子檔案載體進行維護與檢測工作（1次/年），保證檔案管理信息系統(tǒng)在安全環(huán)境下使用。

3 小結(jié)

人事資源信息檔案管理工作的內(nèi)容雖然比較繁瑣，但是其對醫(yī)院的健康發(fā)展具有重要意義，因此加強醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)很有必要。不僅要對檔案管理理念進行轉(zhuǎn)變，還要使檔案信息化管理制度更加健全，更加具有規(guī)范性。最大限度利用人事檔案信息資源所帶來的效益。增加人事檔案信息資源的安全性能，使檔案信息化管理能夠最大限度發(fā)揮其自身的價值，從而從實際上完成檔案信息化管理的目標。

參考文獻

[1] 郝小艷.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策探究[J].現(xiàn)代交際：學術(shù)版，2016，30（7）：235-235.

[2] 王莉.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策分析[J].文摘版：醫(yī)藥衛(wèi)生，2016，18（1）：286-286.

[3] 栗敬東.關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探討[J].財經(jīng)界，2014，32（27）：285-285.

[4] 王明暉.醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，12（13）：52-52.endprint