檔案信息電子化的應用相關問題歸納總結

辛洪春

摘 要：文章論述了電子文件的意義與特點，表現優勢，掌握好電子文件的特性，其管理方法應用中存在的問題，最后提出了解決措施。

關鍵詞：信息化；應用；總結；立體化

1 電子檔案的特點

（一）檔案管理更為便捷：這其實不說大家也知道。利用計算機平臺作為基礎，檔案的管理員就可以隨時隨地的利用計算機對各種各樣的數據進行清查，統計，檢索等需要的相關資料。這樣便可省掉很多翻閱紙質檔案帶來的繁瑣的手續。

（二）一體化的管理升級：電子文件與電子檔案的一體化管理是辦公自動化趨勢下的檔案工作的升級，不同的文件包括文字、聲像、照片等等在辦理結束后，可以直接進入相應的檔案數據庫。由資料的管理員分文別類的整理組卷。這樣就可以隨時實現歸檔，使電子檔案的管理變得一體化。

（三）檢索查閱的網絡化：電子檔案的管理系統中，每份文檔都具備屬性信息，這些屬性信息可以按照不同客戶的不同權限向各部門開放。應用這種方法是為了不必非到檔案部門檢索查閱，可以隨時在網絡上的任何終端進行檔案查閱。而且不受地域及時間的限制，相對提高了信息檢索的利用率。

2 掌握好電子文件的特性，是做好檔案管理工作的基礎

（一）信息與載體的相分離性。電子文件在傳遞和復制上比較方便，而且保證的信息的不失真。不像紙質問價那樣容易確認原件和復件，這方面就會對文件的真實性、完整性和可靠性造成影響。

（二）易更改性。紙質文件在修改之后是會有痕跡的，而電子文件因為是通過鍵盤輸入，所以就算修改了也無法察覺，并且電子文件都是存儲在電子媒介上，其數據易擦除易修改，一些惡意的計算機病毒會對這些設備造成損害，破壞文件，所以需要解決的問題比較多。

（三）電子文件的數據易修改、易擦除，因此保存在電子介質上的數據因為操作不當造成數據的丟失、缺失則會產生非常大的影響，直接影響了電子文件的憑證作用。影響對其讀取還原的有效性和能否保持原貌。

3 電子信息技術管理檔案的方法

基于以上電子檔案管理的諸多優點，這里我們要討論的是電子檔案管理的方法和步驟。

（一）電子檔案的收集：在很多的領域在做一項工作之前都要先收集材料，電子檔案的管理也是一樣。在處理相關電子檔案時的前提是具備了電子檔案的存儲平臺。因此計算機可以說必不可少。在檔案的收集之前，建立好辦公自動化的模塊且將收集的工作延伸至存儲系統的設計階段，并為電子檔案的管理奠定了基礎。

（二）其次，對電子檔案進行整理也是至關重要的。整理電子檔案應該是按照歸檔的原則，格式都規范的進行了，一般都是以年度，組織機構，保管期限而分類存盤的，在接收文件時也集中完成，并對歸檔的電子文件進行編輯和說明，也存盤后，檔案的人員也要按照數據庫的結構與規范都建立電子檔案地目錄路徑，以方便查找。

（三）電子檔案使用的管理：我們所總結的電子檔案的使用途徑最主要有以下幾種：拷貝，網絡傳輸，直接使用。而從信息的安全及保護資料的完整性角度出發，我們應利用安全保密措施，尤其是一些涉及到專利的成果甚至于機密的檔案，通過給這樣的整個文件加密或者是設置密碼，讓文件只能是用于閱讀而且不能輕易的修改，同時這種帶密的文件也不能上網。

（四）組織建立數據庫。根據電子檔案的不同類型來進行分類處理。每個單位的電子文件類型都是不固定且多樣化，因此需要先對這些電子文件進行分類處理，按照門類來進行劃分，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定垢唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。

（五）最后，電子檔案的保護也至關重要。一般的電子文檔都被記錄成光碟后放在紙質或者棉質的纖維套理，垂直的懸掛在盒中，且彼此間要留有空隙以避免光碟由于擠靠太近而造成翹曲。同時要保持好室內的溫濕度，合理的溫度和合適的濕度影響光盤的耐久性，不要再盤片上寫字，同時需要注意避光和防塵。

4 電子信息技術應用于檔案管理的問題

（一）檔案管理的電子化的認識性存在模糊性：在實際的工作中，工作人員的認識上還是存在差距，差距的存在往往造成工作的失誤，比如對一些特別的重要的文件不能做到及時備份及打印。過分依賴于計算機一旦計算機發生故障，就可能造成檔案文件的丟失。同時，電子文件歸檔意識的欠缺。只用計算機起草文件，但是打印出紙質正式文件，作為草稿的電子文件就容易被忽視。

（二）電子檔案缺乏規范化得歸檔和管理：這幾年來，計算機，網絡以及多媒體技術都已經在高校普遍應用，各高校都在工作中已經形成了和積累了大量電子文件。可以通過國際互聯網接受電子文件，可以通過網絡向上級及其他單位發送文件，非常便捷。

（三）電子文件存儲缺乏安全性：電子文件的數量很多，還有很多數據庫文件和多媒體課件，占用了很大的磁盤容量。多數電子文件都是直接被保存在個人的計算機硬盤上或者局域網的服務器硬盤上，雖然硬盤存儲時比較可靠的。但缺點是不便于脫機保管，容易受到計算機病毒的感染而造成數據的丟失。缺乏安全性。

（四）管理機構不全及專業人才缺乏：我們的電子檔案管理師需要專門的文件檔案管理部門和專業人員的，但是現狀卻是多數的檔案的工作素質不高，對計算機的網絡知識了解的又能少，導致了對電子文件的歸檔管理不完全不嚴謹。而且對于電子檔案沒有統一管理，也勢必造成文件檔案的泄密與丟失。

5 檔案界所應采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵，水份及有害氣體的侵割。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的難，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

（三）使檔案管理向立體化發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性，因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（四）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

6 結束語

電子檔案管理面臨著諸多的問題。為了適應電子檔案管理的需求，應盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才；建立健全維護電子檔案真實和安全的措施與規章；制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范，以全面做好電子檔案管理和開發利用工作。

參考文獻

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