醫院人力資源管理與人事檔案管理的關系淺析

李維玲

摘 要：在經濟迅猛發展的今天，人們普遍存在著工作壓力大，心身健康尤為堪憂，醫務人員需求量急劇增加，人才流動快，檔案材料遺失、失真，檔案更新時間不及時等等一系列因素都會造成醫院對工作人員的考核評定出現誤差。這一系列現象說明我國醫院人事檔案管理存在著嚴重問題，并且嚴重影響著人力資源管理和醫院人才培養的建設。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；人才流動

醫院人事檔案主要是記載醫護人員在醫療、文化水平以及科研實踐等各方面的信息，這些不僅僅是醫院醫療水平的一個反映，也是醫院人力資源管理的依據，為醫院的人事調動、尤其是職稱評定等提供有力的證據，而且人事檔案管理也是評定人才的關鍵。眾所周知，我國現在醫療事業中人才嚴重缺乏，醫院人力資源管理就顯得尤為重要。現今，我國醫院人事檔案管理還存在許多問題，例如，人事檔案信息失真、檔案更新時間不及時等等一系列因素都會造成醫院對工作人員的考核評定出現誤差。這一系列現象說明我國醫院人事檔案管理存在著嚴重問題，并且嚴重影響著人力資源管理和醫院人才培養的建設。

1 醫院人事檔案管理現存問題及其對人力資源管理的影響分析

（一）醫院人事檔案的失真性和低時效性問題及影響。醫院的人事檔案現在最嚴重的問題就是檔案的失真性和低時效性，檔案的失真性是指醫院在對醫院工作人員建立檔案時進行學歷、工作經歷、年齡以及對工作中的表現進行偽造的現象。由于現在許多小型醫療機構仍然采用紙質檔案，工作人員為了工作簡單，對檔案中規定的許多內容填寫簡單或者填寫出現錯誤，或者有的醫院領導通過偽造簡歷檔案把家屬安排進醫院，這一系列因素都會導致檔案的失真性。低時效性是指對工作人員的檔案不及時更新，導致在人事調動時候可參考依據不高。人事檔案應該進行定時的積極更新，有的醫院的人事檔案在工作人員入職時建立，直至人員調離才進行更新，沒有一點可利用的價值。醫院人事檔案的失真性使得在人事部門進行相關的人才選拔、職稱評定以及人事調動時作出錯誤決策，低時效性使得人事部門在人力資源管理時候缺乏新的依據，給人力資源的管理帶來了一定的困擾，使得人力資源管理工作不能順利地進行。

（二）醫院人事檔案管理體系的問題及影響。現在許多醫院沒有建立完整的檔案管理體系，醫院是一個復雜的綜合性機構，各種人事檔案、病例檔案以及其他許多類檔案，沒有一個合理的檔案管理體系，不要說將人事檔案管理好，連分清楚檔案的種類都存在嚴重問題。管理體系的問題主要表現在人員素質問題，據某省衛生局調查顯示，該省95%的醫院沒有檔案管理的專業人員，大部分是請兼職工或者醫院領導層的家屬，這些人沒有經過專業的檔案管理的培訓。其次，許多醫院沒有合理的、明確的人事檔案管理條例及相關的規章制度，這使得工作人員在人事檔案的錄入及分類時沒有參考依據，使得人事檔案歸類混亂。人員素質的低下及規章制度的缺乏不僅影響著人事檔案管理工作的質量，而且還嚴重影響著人力資源的管理，因為檔案管理人員的復雜性，兼職工、臨時工以及人事檔案資料整理的混亂等使得人事部門在對人事檔案進行調閱時候工作量顯著增加。

（三）醫院人事檔案信息化建設的問題及影響。《全國檔案信息化建設實施綱要》頒布以來，各醫院都在著手建立信息化檔案，但是由于我國檔案信息化建設起步較晚，醫院沒有相關的計算機人才以及配套的硬件設施，許多醫院信息化建設做的不倫不類。人力資源管理在進行的時候就出現很多問題，通過網上調閱相關的人事檔案進行分析研究時，往往調出的信息不全或者出現錯誤，這就要求人事部重新調閱紙質版人事檔案，使得人力資源管理工作量大大提高，還會導致人力資源管理出現錯誤。例如人力資源管理在選擇對醫院工作人員進行培訓時，要通過人事檔案掌握各醫生以及護士的長短處，如果通過網上調閱出的人事檔案出現錯誤，就可能使得在培訓時沒有針對性，培訓顯得毫無意義。

2 加強人事檔案管理為人力資源管理奠定基礎

（一）建立合理的人事檔案管理體系，為人力資源管理順利開展提供保障。一套合理的人事檔案管理體系的建立至關重要，雖然有的醫院已經建立了有關檔案管理的體制體系，但是還有很多不完善，另外人事檔案管理與人力資源管理息息相關，不能像其他檔案那樣進行管理。首先，要完善人事檔案管理的規章制度，檔案管理部門要與人事部門合作制定出一套合理的切實可行的人事檔案管理規章制度。其次，在人事檔案管理與其他檔案管理統一進行時，也要單獨設置人事檔案管理的部門和相關的管理監督人員，設置人事檔案檢查監督機構，并且設立獎懲體系，對人事檔案管理工作出眾且為人力資源管理工作帶來一定效益的工作人員給予相應的獎勵，反之，對工作不認真的給予處罰，并進行公示。這樣不僅促進人事檔案管理工作順利進行，還使得人力資源管理工作量大大減少，并且還提高了其工作效率。

（二）提升人事檔案管理人員的素質，提高人力資源管理效率。首先，要加強人事檔案管理在領導層的意識，醫院要積極組織有關人事檔案管理的領導層參加一些有關人事檔案管理的會議及相關培訓，只有領導層意識到人事檔案管理的意義，才能使其加大管理力度。第二，對人事檔案管理工作人員的培訓與考核，定期將人事檔案管理工作人員進行專業培訓，并定期對其考核，對于不合格的工作人員給予相應的處罰。第三，加強人事檔案管理部門與人事部門的交流，只有交流人事檔案管理者才知道人事部門在進行人力資源管理時需要什么，才知道在管理工作中怎么做，兩個部門相互了解相互促進，不僅可以加強人事檔案管理的能力，還可以為人力資源管理工作的順利進行提供一定的保證。

（三）提升醫院人事檔案信息化管理水平，促進人力資源管理信息化建設。隨著科技的不斷提高，信息化技術越來越重要，之前的紙質版檔案管理已經不再適應醫院人事檔案管理和人力資源管理的需要，電子版檔案以及資料的信息化顯得尤為重要。醫院應該大力投資檔案信息化建設，尤其是人事檔案信息化建設，一方面信息化建設有利于醫院及時對下屬各個部門的人員進行了解，從而更好地進行管理，另外一方面，也可以提升人力資源管理的信息化建設，人力資源部門不用再與檔案管理部門進行面對面交流，通過網絡信息平臺就能很好地交流，大大提高雙方的管理水平。

（四）加大醫院人事檔案管理創新，解決與人力資源管理的沖突。現今醫院人事檔案管理基本上都是千篇一律，各醫院人事檔案管理部門應該不斷創新管理方法，以適應醫院發展并為人力資源管理奠定基礎。例如，人事檔案部門可以與人事部開展知識交流活動，在活動中解決人事檔案管理與人力資源部門的沖突矛盾。另外，人事檔案部門可以建立材料真偽性甄別小組，對人事檔案中的材料真偽進行辨別，及時改正，人事檔案部門還要根據醫療事業以及醫院的發展情況，根據人力資源管理的需求不斷更新人事檔案的格式和內容。