推進企業檔案管理信息化建設的初步思考

陳會群

[關鍵詞]企業檔案管理；現狀；實現方法

大慶油田化工有限公司東昊分公司成立于1988年。30年來，形成了人事檔案、化工裝置檔案、基建檔案、文書檔案等記載著企業發展史的檔案，是企業前步和歷史沿革的見證。盡管檔案管理經過30年的發展，形成了一整套的科學管理方法，但隨著社會經濟發展和科技進步，檔案管理技術和方法也需要不斷改進和提高。21世紀我國進入信息化時代，信息化已成為經濟社會發展的一個重要標志，為各行各業的現代化發展注入了生機活力。將信息技術引入檔案管理，實現檔案管理信息化，已成為檔案事業發展的必然趨勢，對于推動檔案工作更好的服務企業發展進步具有非常重要的意義。

一、企業檔案管理的現狀以及存在的工作短板

1.對照企業發展的現實需要，檔案管理人員的綜合素質還需要進一步提高。隨著企業的發展，雖然已經建立了一支穩定的檔案管理人員隊伍，但在一定程度上，部分檔案管理工作人員的專業水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與新時期檔案管理工作的要求還存在著差距。因此，在客觀上導致檔案管理工作沒有及時充分地運用現代的科學技術，在某種程度上影響了檔案管理工作的進步。

2.對照企業發展的現實需要，檔案管理的自動化水平還需要進一步提高。當前，企業的檔案管理自動化程度不高，需要耗費較多的人力和精力，影響了檔案管理的工作效率。盡管一些油田企業在檔案管理的自動化方面進行了一些改進，但在總體上，檔案管理自動化水平還有待于進一步提高。尤其是進行檔案檢索的效率不高。目前大部分企業使用的都是手工檢索，這種方式在某種情況下降低了檔案在企業發展中的服務功能。

3.對照企業發展的現實需要，檔案管理體系的科學合理性還需要進一步提高。從當前油田企業內部管理系統來看，在檔案管理工作方面存在的一個最明顯的問題就是管理工作缺少規范性，這主要是由于部分檔案管理人員沒有按照企業的內部要求和規定進行管理，在整理檔案資料時沒有對不同的資料進行明確的分類，沒有按部門、階段對資料進行相應的記錄和整理，以至于在日后審查相關資料數據時，浪費大量的人力、財力、物力，導致工作效率降低。

4.對照企業發展的現實需要，對檔案管理信息化建設的重視程度還需要進一步提高。由于各類電子設備的更新換代速度快，生命周期短。而且檔案信息化建設需要的設備耗材購買、維修、升級費用高，需要不斷增加資金，是一項長期的投入。導致檔案信息建設資金跟進性投入不足，在一定程度上成為檔案信息化發展的制約因素。

二、實現檔案建設信息化的基本原則以及推進檔案管理的制度建設

（一）基本原則

1.規范性原則。實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，無論是室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規范性原則，制定相應的規定。

2.安全性原則。目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。

3.效益性原則。檔案信息化建設涉及多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。

（二）管理制度

1.企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準建立健全數字化檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。執行相關技術標準，規范數據格式，實現數字化檔案的全程管理。

2.企業應保證數字化檔案的真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的數字化檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關數字化檔案與紙質檔案的一致性。

3.統一檔案管理標準和規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不執行統一的標準，檔案信息無法進行數據交換，難以實現資源共享。

三、加快檔案信息化建設的探討和建議

1.強化檔案管理人員素質培養，建設適應檔案信息化發展需要的管理技術人才隊伍。檔案管理現代化建設，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要有檔案專業管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊伍建設，采取多種措施積極引進人才。要積極創造條件開展綜合素質培訓、崗位練兵、繼續教育。要開展愛崗敬業和職業紀律教育，培養技術業務過硬、政治思想過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設。

2.加強檔案收集和檔案資源整合，為推進檔案信息化建設奠定基礎。要提高企業的檔案信息化管理水平，首先就要加強檔案的收集與整理。檔案管理部門要與各基層部門聯系，催收重要檔案，及時進行歸檔。檔案管理人員要提高主動意識，自覺對重要文件進行收集。要加強檔案的綜合管理，要分門別類的收集和整理各部門的工作資料。要對紙質檔案信息進行綜合和歸納，全面實現檔案管理的系統化標準化。要建立檔案管理工作的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進油田企業的檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3.加快檔案數字化進程，提高檔案管理的信息化水平。企業檔案管理部門要建立電子檔案和全息數據庫，實現檔案管理模式由原來實體保管向電子檔案信息化的轉變，增加檔案儲存量；要運用計算機軟件，建立檔案電子管理系統，實現對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；要建立檔案網站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網絡支持，為檔案信息服務社會創造條件。構建從數據錄入—數據管理—數據處理—數據輸出完善的應用鏈條。利用計算機實現檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業發展提供準確到位、穩定快捷的服務。

4.健全統一的信息管理規范，建立促進檔案信息化建設的長效機制。根據檔案管理信息化軟件技術要求和信息交流共享的需要，我們要健全保證檔案信息化建設和運行的統一的管理性標準、業務性標準和技術性標準，根據標準分別對電子文件檔案信息開發利用、查詢，實現檔案信息的規范采集、暢通交流、共享開發利用，最大限度的發揮檔案資源，服務和促進企業發展發揮獨特作用。

（編輯/穆楊）