安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理

何惠玲

摘 要：隨著計算機和互聯網的廣泛應用，以及人們對企業安全生產的關注，越來越多的安全生產監管部門開始注重檔案信息化管理與信息化建設，從而科學管理企業的安全生產檔案，促進企業安全生產工作的順利進行。本文以現階段，我國安全生產監管部門檔案信息化建設的實際情況為出發點，全面分析了安全生產監管部門檔案管理中存在的問題，并提出了加強安全生產監管部門檔案管理，提升其檔案信息化建設的有效方法，以供相關人員參考。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化建設；現狀；存在問題；有效方法

現階段，我國各行各業的建設都在如火如荼進行，但同時一些安全生產事故也不斷發生，威脅到了人民群眾的生命安全與財產安全。為了營造整個社會的安全生產環境，維護社會公眾的利益，國家成立了相應的安全生產監管機構，這些不同的安全生產監管機構通過創建健全完善的安全生產檔案，對企業的安全生產工作進行科學管理。在當今的信息化時代大背景下，安全生產監管部門的檔案管理工作也應該與時俱進，大力進行信息化建設，從而不斷提升安全生產檔案管理的質量與管理效率。

1 安全生產監管部門檔案信息化建設的現狀

我國從20世紀80年代開始進行檔案信息化建設，發展到現在，已經取得了一定的成績。尤其是在安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理方面更是有了較大的進步。許多的安全生產檔案數據庫被相繼建立，安全生產監管部門對檔案管理與檔案信息化建設的資金投入也不斷加大，許多的安全生產電子文件檔案取代了傳統的紙質檔案。這種電子文件檔案不僅包括了大量的文字內容，還包涵了豐富的安全生產圖片以及安全生產視頻，這種具有直觀性強的安全生產檔案不但可以有效加強安全生產監管部門對企業的安全生產監管力度，還能夠提升安全生產檔案管理的質量，有利于企業的安全生產檔案資源被最大化地利用。也就是說現階段，我國安全生產監管部門的檔案管理水平不斷提高，這不但可以有力保障企業的安全生產活動，還能夠加強安全生產監管部門的監督力度，營造全社會的安全生產環境。

2 安全生產監管部門檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

現階段，我國安全生產監管部門的部分員工在檔案管理方面還沒有形成一個全面深刻的認識，不清楚檔案管理工作的重要性以及對檔案管理進行信息化建設的價值。他們片面地認為檔案管理工作就是一個靜止化的檔案保存工作，沒有什么實際的意義。這樣就導致安全生產監管部門的信息利用率偏低，很多有價值的安全生產信息沒有及時發揮其應有的社會功能，從而最終成了無價值信息，導致了極大的資源浪費。還有一些安全生產監管部門雖然具有一定的檔案管理意識，但是他們在檔案信息化的過程中，缺少健全完善的檔案信息化建設體制做支撐，在檔案信息化建設過程中的各項投入過于盲目，在整個檔案信息化管理系統的設計和開發上面不夠科學，這些都極大阻礙了安全生產監管部門的檔案信息化建設順利發展。

（二）檔案信息利用率低

目前我國許多安全生產監管部門的檔案管沒有充分借助管理軟件的統計分析功能，將多個檔案數據進行深入的分類和數據挖掘，以致檔案信息中的很多潛在價值沒有被開發出來，應用到企業的實際安全生產工作中，導致檔案信息的利用率比較低。

（三）檔案管理的安全性不高

在我國紙質檔案管理方式中，安全生產監管部門設有專門的檔案資料室，其機密性非常強，一般除了相關的檔案管理人員，其他人都難以靠近。而進行檔案管理信息化建設以后，檔案資料成為電子文件，它和其它電子文件一樣在一定的范圍內實現了網絡共享，允許相關的用戶在一定權限內對檔案進行檢索、瀏覽，檔案信息的保密程度降低，甚至有可能被不法分子盜竊、利用。還有些，檔案管理系統在設置上不科學，以用戶名和密碼方式進行登陸。如果檔案管理工作人員的用戶名和密碼被不法分子利用，檔案信息也面臨著巨大的安全風險，很有可能被篡改或者被盜竊。

（四）檔案信息的完整性與真實性不足

許多安全生產監管部門在檔案管理中，由于對檔案信息化管理工作不重視或者對檔案信息化管理系統的應用不熟練，沒有及時錄入保存相關的檔案信息。在之后再進行檔案信息保存時，就會出現部分檔案信息丟失的情況，嚴重降低了安全生產監管部門檔案信息的完整性。同時有的檔案管理人員在檔案輸入過程中，為了應付上級檢查，還存在信息造假現象，這樣檔案信息的真實性就會降低了，進而導致安全生產監管部門的檔案信息不但在突發安全事件時，不但沒有一定的數據參考價值，還容易誤導企業的安全生產工作。

3 加強安全生產監管部門檔案管理，提升其檔案信息化建設的有效方法

（一）強化安全生產監管部門的檔案管理意識

檔案管理工作與其它的經營性工作或者生產性工作不同，它不會直接產生一定的經濟效益和社會效益，但是它是其他社會工作產生經濟效益與社會效益的前提，它可以極大地促進安全生產監管部門對其它社會生產工作的安全監督檢查。所以安全生產監管部門必須不斷提高本單位的檔案管理意識，重視本單位的檔案管理工作。在進行檔案管理時創建完善的檔案管理體制。聘請專業的軟件開發公司開發本單位的檔案管理信息化系統，并任命專業的檔案信息管理人員負責信息化系統的操作，輸入本單位的各種檔案數據。

（二）對檔案信息進行統計分析和深入挖掘，提升檔案信息的利用率

在傳統的人工檔案管理方式中，安全生產監管部門的檔案是以獨立形式存在的，檔案管工作人員很難發現不同檔案之間的內在聯系。而在進行檔案信息化建設之后，檔案資料與其它電子文件一樣變成了一種數據資源，可以使用專門的數據統計分析軟件，對其進行精確的統計和深入的分析，這樣檔案的潛在價值就會被深入探掘出來。所以，安全生產監管部門在進行檔案管理時，必須不斷強化檔案信息的統計分析功能與深入挖掘功能，進而分析挖掘檔案的潛在價值，并將其應用到實際的企業安全生產監督管理中，最大化地提升檔案信息的利用率，發揮其社會作用。

（三）科學開發檔案信息管理系統，提高檔案信息的安全性

現階段，我國安全生產監管部門由于檔案管理系統在登陸及用戶權限方面設置的不太科學，所以整個檔案信息化管理系統的安全性不高，還存在著檔案信息被篡改或者被盜竊的巨大安全風險。所以安全生產監管部門必須加強檔案信息管理系統的權限管理，科學設置用戶權限，并把相應的訪問口令和訪問密碼，應用在不同級別的檔案信息訪問瀏覽中，用戶如果想檢索瀏覽檔案信息，必須輸入正確的訪問密碼。同時檔案管理工作人員還必須依據檔案信息的重要程度，為它們科學設置訪問權限。只有這樣才能提升整個檔案管理系統的安全性，防范信息安全風險。

4 結語

綜上所述，隨著計算機技術的應用與互聯網技術的發展，電子形式的檔案資料逐步取代了傳統的文本檔案資料，其在信息存儲、信息整理以及信息檢索等方面都具有明顯的優勢，而且攜帶也非常方便。所以安全生產監管部門也應該積極順應時代發展要求，加強本部門的安全生產檔案信息管理與信息化建設工作，從而提升安全生產檔案管理效率與管理質量，更好地發揮安全生產檔案管理的社會職能，有效保障企業安全生產工作的持久順利進行。

參考文獻

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