淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用

王軍

摘要：對于事業(yè)單位來講，人事檔案管理是人力資源管理中的重要組成部分之一，對事業(yè)單位的正常運(yùn)用起著關(guān)鍵性的作用。社會的發(fā)展和進(jìn)步，信息時代的來臨，使得人事檔案資料信息越來越顯的重要，更成為事業(yè)單位重要的信息資源，在人力資源管理當(dāng)中，更是不可缺少的一部分。本文針對人事檔案管理在人力資源管理中的作用進(jìn)行了論述，希望有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源；管理；作用

前言

社會的發(fā)展是一個漫長的過程，在這個過程當(dāng)中，促使了人力資源管理的發(fā)展和進(jìn)步，其發(fā)展階段是具有不同的經(jīng)歷的。在人力資源管理當(dāng)中，人事檔案管理非常的重要，然而，很多事業(yè)單位在人力資源管理的發(fā)展過程中，卻忽視了人事檔案管理的重要作用，甚至忘記了這一組成部分。如今是經(jīng)濟(jì)全球化，事業(yè)單位所面對的環(huán)境越來越復(fù)雜多變，人員流動性非常的大，為了更好的適應(yīng)復(fù)雜多變的社會環(huán)境，事業(yè)單位必須對環(huán)境中的信息進(jìn)行搜集、整理和分析。人事檔案是事業(yè)單位中最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現(xiàn)出來。

一、創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)

對于人才信息資源而言，人事檔案是主要載體，其的存在就是對組織、社會大眾等進(jìn)行服務(wù)，使得其的利用價值得到提升。通常情況下，人事檔案中的多部分信息都是需要本人來進(jìn)行填寫的，因?yàn)檫@類的信息是公開性的，目的就是能夠更好的運(yùn)用。不過，在實(shí)際當(dāng)中為了能夠讓人事檔案信息的機(jī)密性得到保障，相關(guān)的人事檔案管理制度中明確表示，對于個人的人事檔案信息資料，不允許任何人隨意的查閱。所以，人事檔案給人的感受就是非常的神秘，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數(shù)人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現(xiàn)象發(fā)生的主要原因。隨著社會發(fā)展和進(jìn)步，以及公民知情權(quán)的不斷提高，現(xiàn)代人對人事檔案的信息需求不斷增加，對于人事檔案管理者而言，要樹立現(xiàn)代社會的檔案服務(wù)意識，拿捏好人事檔案適度公開和機(jī)密安全的尺度，一方面向本人或者組織適當(dāng)公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。例如個人的學(xué)歷層次、黨齡、職務(wù)、年齡等資料都可以進(jìn)行公開。另一方面，也要保護(hù)好組織和個人的檔案隱私權(quán)[1]。

二、加強(qiáng)人事檔案的時效性、完整性和真實(shí)性

人事檔案，其實(shí)就是一個人在單位長期的工作，隨著人事管理活動的開展而形成的信息資料，其中包括個人在單位的實(shí)際情況，工作現(xiàn)狀等各方面的信息。人事檔案資料本身有著完整性的特點(diǎn)，如果檔案資料無法實(shí)現(xiàn)完整性，將不能通過檔案信息，對一個人的能力、特點(diǎn)等方面進(jìn)行全面的了解。然而，就目前我國很多的事業(yè)單位，人事檔案資料非常的簡單，甚至有的員工的人事檔案資料中只有基本的信息，例如姓名性別、籍貫住址、學(xué)歷層次、工作經(jīng)歷、家庭成員等資料，缺乏最主要的對工作業(yè)績和工作表現(xiàn)的描述，這樣的人事檔案價值大打折扣，對人力資源管理的作用式微，也無法成為選拔和任用人才的重要依舊。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補(bǔ)充，建立完善的檔案資料搜集、登記和整理制度，將散落在各部門的、有價值的檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。同時要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實(shí)，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優(yōu)化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作和其他工作有著很大的區(qū)別，其專業(yè)性非常的強(qiáng)，對于檔案工作人員而言，自身需要有著較高的政治素質(zhì)、掌握豐富的專業(yè)知識，能夠踏實(shí)、認(rèn)真的工作。所以，相關(guān)的單位應(yīng)該對人事檔案人員隊(duì)伍加強(qiáng)建設(shè)，尤其是思想和業(yè)務(wù)方面的建設(shè)要特別的重視，隨著社會的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們的生活、工作當(dāng)中被廣泛的運(yùn)用，人事檔案工作中也不例外，新的檔案管理方式也不斷涌現(xiàn)，人事檔案從業(yè)者要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，熟悉網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何進(jìn)行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。一方面，需要檔案從業(yè)者提高服務(wù)意識，改變坐等上門的傳統(tǒng)思維，積極與各部門溝通和聯(lián)系，提高各部門對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，及時、完整的獲得各種有效人事檔案信息；另一方面，單位要加大對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷充實(shí)有經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)的高素質(zhì)人才到檔案管理隊(duì)伍中，特別是要重點(diǎn)招聘一些懂得數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路[2]。

四、創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息化平臺

雖然很多單位都使用了組織人事信息管理系統(tǒng)，人事檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統(tǒng)是不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門無法登錄也禁止訪問，使人事檔案信息管理系統(tǒng)成為信息孤島，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務(wù)方式。為推進(jìn)人事檔案工作向“資源建設(shè)型”、“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型”、“開發(fā)利用型”轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息的海量存儲、長期積累和有效更新，并保持檔案的動態(tài)性。同時創(chuàng)新服務(wù)方式，通過網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺，讓每個部門定期將檔案信息進(jìn)行上傳，由系統(tǒng)的管理員對各個學(xué)校分散的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合，利用網(wǎng)絡(luò)平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面服務(wù)。

結(jié)束語：

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務(wù)型社會建設(shè)的今天，我們要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)人力資源健康、和諧的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李明.干部管理在人力資源配置中的重要性解析[J].經(jīng)營管理者.2017（06），9-17.

[2]莊曉芳.醫(yī)院編外流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策研究[J].管理觀察.2016（30），136-160.endprint