青果教務管理系統(tǒng)在教務管理中的應用與思考

李世婷　李陶深

摘要 教務管理系統(tǒng)是學校教學管理信息化的產(chǎn)物，教務管理系統(tǒng)的有效運用，大大地提高了教務管理工作效率和水平。本文以廣西幼兒師范高等專科學校為例，通過該校運用青果教務管理系統(tǒng)各功能模塊進行教務管理的應用現(xiàn)狀，認真分析教務管理系統(tǒng)使用過程中存在的各種問題，從而引發(fā)了對教務管理系統(tǒng)未來發(fā)展的一些思考。

關(guān)鍵詞 教務管理系統(tǒng) 教務管理 應用

教務管理是高校教學管理中的重要工作之一，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷運用和推廣，高校運用教務管理系統(tǒng)進行教務管理也越來越普遍。以廣西幼兒師范高等專科學校為例，自2009年升格為專科學校以來，教學管理一直保存著中專時代的管理模式，都是傳統(tǒng)的手工操作和一級管理模式。但是隨著學校的發(fā)展壯大，招生規(guī)模越來越大，教師數(shù)量也逐年增長，傳統(tǒng)的教務管理已經(jīng)不能滿足學校的發(fā)展。2013年學校引進青果教務管理系統(tǒng)并慢慢實施系部二級管理模式，與傳統(tǒng)的教務管理相比較，青果教務管理系統(tǒng)的有效應用提高了管理水平和信息服務質(zhì)量，推進了學校信息化校園建設的進程，為學校教務管理提供必要的輔助手段，在更大程度上減輕了管理人員的工作量，提高了教務管理的工作效率。

1青果教務管理系統(tǒng)的構(gòu)成

青果教務管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括教學計劃，基本信息，學生學籍，教學評教，教學安排，免修重修，教材管理，考試事務，學生成績，系統(tǒng)管理，等級考試，畢業(yè)處理共12個模塊，這些模塊既相互獨立又相互聯(lián)系，既可以獨立工作又相互制約，貫穿學校教務管理的各個環(huán)節(jié)，構(gòu)成了復雜、龐大的教務管理信息系統(tǒng)。

教學計劃模塊主要實現(xiàn)課程、環(huán)節(jié)庫的構(gòu)建并設置教學計劃等功能；基本信息模塊主要實現(xiàn)專業(yè)信息管理，教學場地信息管理，教師教輔人員信息管理，外聘教師信息管理等功能：學生學籍模塊主要建立學生學籍檔案，維護學籍檔案，處理學籍異動，專業(yè)分流等；教學考評模塊主要用來進行教學質(zhì)量評價和教學工作量統(tǒng)計等；教學安排模塊主要設置教學任務，編排課表，安排臨時活動等；考試事務模塊用于實現(xiàn)期末考試安排和補考安排；學生成績模塊實現(xiàn)課程成績錄入，補錄刪除修改成績和成績認定等；等級考試模塊用于實現(xiàn)校外考試的報名管理和成績管理等。畢業(yè)處理模塊主要實現(xiàn)學生的畢業(yè)審核，畢業(yè)情況查詢，打印證書等功能；系統(tǒng)管理主要實現(xiàn)用戶管理，數(shù)據(jù)字典，數(shù)據(jù)庫維護和系統(tǒng)曰志等功能。

2青果教務管理系統(tǒng)各模塊的應用現(xiàn)狀

應用教務管理系統(tǒng)是教學管理模式創(chuàng)新的必然趨勢，是提高教學管理工作效率的重要途徑，為教務管理規(guī)范化提供了有力保障，是實現(xiàn)教育管理信息化的迫切需要。學校自2013年引入青果教務管理系統(tǒng)以來，投入使用的子模塊有教學計劃，基本信息，學生學籍，教學評教，教學安排，考試事務，學生成績，等級考試，系統(tǒng)管理等模塊。

青果教務管理系統(tǒng)由客戶端和WEB端兩部分組成。客戶端面向教務處管理人員和各系部教學秘書。WEB端面向全校師生。青果教務管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員由教務處管理人員承擔，系統(tǒng)管理員擁有整個系統(tǒng)管理的最高權(quán)限。

2.1系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)管理模塊和基本信息模塊的應用

系統(tǒng)管理員首先通過客戶端的系統(tǒng)管理模塊對教務處管理人員和各系部教學秘書分配賬號，并對賬號賦予角色，然后對角色分配權(quán)限。系統(tǒng)管理員根據(jù)教務處管理人員具體崗位分配為相應子模塊的管理人員，子模塊管理員擁有該模塊的全部權(quán)限。系統(tǒng)管理員對各系部教學秘書進行權(quán)限劃分，并賦予教學秘書各子模塊的相應功能。其次通過客戶端的基本信息模塊對全校教師分配賬號和密碼，增加外聘教師相關(guān)信息，同時對教學場地進行數(shù)據(jù)的錄入。同時在WEB端對學生賬號進行初始化學生密碼。最后系統(tǒng)管理員主要在系統(tǒng)管理模塊進行數(shù)據(jù)字典的維護和管理，對各模塊的控制開關(guān)進行控制，對數(shù)據(jù)庫的備份和對數(shù)據(jù)進行維護等。

2.2學生學籍模塊的應用

學籍管理員通過學生學籍管理模塊完成學生學籍管理的信息化和網(wǎng)絡化。每年新生入學后，由學籍管理員創(chuàng)建學生學籍檔案，完善學生的基本信息并生成學號等，處理學生的學籍異動、專業(yè)分流等。各系部教學秘書根據(jù)本系部學生的情況進行相應的學籍管理等。

2.3教學計劃模塊的應用

教學計劃管理員根據(jù)人才培養(yǎng)方案對理論課程和實踐課程進行課程編碼，錄入課程名稱、學時、學分、課程類別等相關(guān)信息，設置各個教學系部不同專業(yè)、年級的教學計劃，從而形成完整的專業(yè)教學計劃資源庫。

2.4教學安排模塊的應用

教學安排管理員根據(jù)教學計劃讀取學年學期教學計劃。教務處統(tǒng)籌全校公共必修課程和選修課程，設置理論教學任務和實踐教學任務并編排課表；各系部根據(jù)教學計劃設置本系部的專業(yè)課程理論教學任務和實踐教學任務，并編排課表。對于一些需要分組教學的課程，由各系部完成分組教學安排。有開課變更的系部，可以通過系統(tǒng)申請學期開課變更，教務處管理人員再完成相關(guān)的審核確認開課變更。對于存在補選和退選課程的學生，也需要通過系統(tǒng)完成相應的補選和退選程序。

教學安排管理員設置公共選修課教學任務后，通過WEB端打開相應控制開關(guān)，學生可以通過WEB端利用個人賬號密碼登錄選修自己喜歡的選修課程。

課程課表編排完成后，教師和學生都可以通過WEB端查看教師課表和班級課表。當教學安排管理員對全校課表進行鎖定后，系部教學秘書無法對課表進行修改，如須修改，需經(jīng)過教務處同意方可進行課表的調(diào)整。

2.5考試事務模塊的運用

考試事務管理員首先設置考試輪次、考試時間、設置考場容量等排考的相關(guān)參數(shù)，然后讀取學年學期課程結(jié)束節(jié)序，確定考試任務，鎖定空閑教室。各系部根據(jù)教學安排完成期末考試和補考的考試安排。考試安排完成后，考試事務管理員發(fā)布考試安排，學生可通過WEB端查看考試安排，監(jiān)考員也可通過WEB端查看個人監(jiān)考任務。

2.6學生成績模塊的應用

學生成績管理員設置完成相關(guān)成績參數(shù)后，各系部教學秘書對本系部承擔的課程設置綜合成績構(gòu)成，并根據(jù)任課教師設置相關(guān)課程的成績錄入人。以上相關(guān)參數(shù)完成后，學生成績管理員設置成績錄入時間區(qū)段，任課教師可以通過WEB端錄入學生成績。當任課教師錄入完學生成績檢查無誤后提交系統(tǒng)。任課教師在錄入課程成績過程中可以隨時暫存已錄成績，并隨時修改，課程成績一經(jīng)任課教師提交后，教師無權(quán)再進行成績的修改，只有經(jīng)過教務處同意后辦理相關(guān)成績修改手續(xù)，學生成績管理員才會對課程成績進行修改。課程成績經(jīng)過學生成績管理員認定后，學生可以通過WEB端個人賬號密碼查看課程成績。

2.7教學考評模塊的應用

教學考評模塊主要實現(xiàn)質(zhì)量評價和工作量的計算。通過質(zhì)量評價可以實現(xiàn)學生評教、教師相互評教、督導評教、同行評教、教研室領導和各系部領導評教等。有了質(zhì)量評價體系，對于提高教師教學水平有一定的促進作用。教學工作量的計算可以實現(xiàn)教師工作量的統(tǒng)計，對于審核評定教師工作量有一定的便利，同時也方便課酬審核。整套評價體系的形成，為學校職稱評審、評優(yōu)評先提供重要的依據(jù)。

2.8等級考試模塊的應用

等級考試模塊主要實現(xiàn)校外等級考試的報名管理和成績管理。如全國大學生英語等級考試、計算機等級考試、普通話測試等。通過系統(tǒng)模塊，嚴格控制允許報名的專業(yè)年級，并對報名總?cè)藬?shù)進行嚴格的控制，有利于充分利用學校現(xiàn)有資源，同時也大大減少報名數(shù)據(jù)的錯誤，提高工作效率。考試結(jié)束后通過等級考試的成績管理模塊導入學生成績，對分析數(shù)據(jù)，得到數(shù)據(jù)表，反饋教學也起到促進作用。

2.9畢業(yè)處理模塊的應用

畢業(yè)處理模塊主要通過設定畢業(yè)條件的規(guī)定，然后對學生進行畢業(yè)審核。有了系統(tǒng)信息化的管理，極大的方便各系部對學生的畢業(yè)審核，大大減少了由于個人疏忽而造成的錯誤。

3青果教務管理系統(tǒng)在學校應用過程中存在的問題

整個教務管理系統(tǒng)幾乎是全部模塊同時上線并投入使用，前期并沒有經(jīng)過任何的試用就直接上線了，雖然有了系統(tǒng)的信息化管理，在很大程序上簡化了工作流程，提高了教務管理人員的工作效率，但是在使用的過程中不可避免地遇到各種各樣的問題。

3.1系統(tǒng)管理隊伍的不穩(wěn)定，培訓不足

2013年8月系統(tǒng)開始投入使用后，原確定的系統(tǒng)管理員由于工作調(diào)動而更換系統(tǒng)管理員，新的系統(tǒng)管理員沒參與前期的數(shù)據(jù)處理工作，同時由于時間關(guān)系技術(shù)員沒對新的系統(tǒng)管理員進行前期數(shù)據(jù)處理的講解與培訓，系統(tǒng)管理員沒得到全部系統(tǒng)模塊的專業(yè)培訓，系統(tǒng)管理員對前期的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)沒有了解，技術(shù)員只根據(jù)教務管理人員的崗位對于子模塊的管理員進行了簡單的培訓。對于全新的青果教務系統(tǒng)，要求系統(tǒng)管理員在短時間內(nèi)完全掌握各模塊的功能，掌握子系統(tǒng)問的相互關(guān)系，各模塊的操作方法，這顯然是不現(xiàn)實的。而各子模塊管理員并非計算機專業(yè)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，在短時間內(nèi)掌握系統(tǒng)操作方法，規(guī)范教學管理也是相當困難。同時各系部教學秘書也是頻繁更換，導致系統(tǒng)的推進有很大的難度。

3.2技術(shù)員不穩(wěn)定、客服無法及時處理問題、系統(tǒng)更新慢

系統(tǒng)投入使用不到一年，技術(shù)員頻繁更換，每個技術(shù)員對于系統(tǒng)的理解存在偏差。由于操作不當，最后導致系統(tǒng)存在不少冗余的數(shù)據(jù)而數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后又無法刪除。而系統(tǒng)客服人員每天面對大量的客戶，無法及時處理學校提出的問題。很多的問題都需要通過擬定問題描述、網(wǎng)絡提交數(shù)字青果進行問題處理、上傳備份數(shù)據(jù)庫、研發(fā)部測試反饋、研發(fā)部技術(shù)解決、用戶下載更新包進行更新等一系列反復的溝通與交流才能完成。有些問題甚至提交問題后也無法滿足用戶的需求。

3.3承擔單位劃分不合理

很多相同課程的學分、學時相同，代碼不同，不同的教學系部都開設相同名稱的課程，承擔單位劃分不合理，加上各系部在教學安排時不嚴格按照人才培養(yǎng)方案進行排課，導致考試事務考試安排時，出現(xiàn)有的系部找不到考試課程，或者找不到學生名單，在學生成績管理模塊中無法顯示課程等。由于期末考試安排時臨近放假，工作量多，為了簡化工作，快速完成考試安排，各系部秘書之間相互借用賬號進行排考，設置成績構(gòu)成等，最后導致教學管理不規(guī)范。

3.4課程設置不合理

相同課程開設在多個學期的，由于課程設置不合理，導致在成績管理模塊出現(xiàn)無法錄入課程成績。最后出現(xiàn)大量學生后一個學期的課程無法錄入成績，對于后期的畢業(yè)審核有很大的影響。

4青果教務管理系統(tǒng)發(fā)展的若干思考

針對學校使用青果教務管理系統(tǒng)的情況和出現(xiàn)的問題分析，對后續(xù)的發(fā)展引發(fā)了若干思考。

4.1穩(wěn)定教學管理隊伍，加強培訓提高管理人員的業(yè)務水平

教務管理日常工作比較瑣碎，內(nèi)容繁雜，工作量大，涉及到學校教學管理的方方面面。而學校的管理隊伍缺乏專業(yè)的管理知識，很多管理人員都忙于應付各種日常的繁雜事務，無暇顧及自我管理水平的提高，整體管理水平低下，學校應加強教學管理人員的培訓，可以采取走出去或者引進來的辦法，提高管理人員的業(yè)務水平。同時由于教學管理人員社會地位偏低，在職稱評審中沒有明確的方向，晉升的機會少。管理人員的工作熱情難于調(diào)動，而教學管理人員又是處于學校教學管理中的重要位置，建議學校出臺相應政策，從而穩(wěn)定教學管理隊伍。

4.2嚴格要求，規(guī)范教學管理

針對承擔單位劃分不合理和課程設置不合理的情況，建議學校教務部門認真分析出現(xiàn)的問題，嚴格要求，從源頭開始把握，制定相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范教學管理，并及時與技術(shù)人員溝通在運行過程中出現(xiàn)的找不到課程，無法錄入后一學期課程成績等問題，早日解決系統(tǒng)中存在的各類問題。

4.3加大資金投入，維護系統(tǒng)更新

軟件都有一定的生存周期，當系統(tǒng)超過使用服務年限后，學校應加大投入，維護系統(tǒng)的更新。一個龐大繁雜的教務管理系統(tǒng)在運行過程中必然會遇到各種各樣的問題，軟件需要不斷地更新、改進、開發(fā)；硬件需要更新、維護，管理系統(tǒng)才能更好地為教學所利用，這必然要有相應的資金作為保障。

教務管理系統(tǒng)作為一個面向全校的網(wǎng)絡化管理平臺，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理和資源共享。從這幾年來的使用情況來看，各功能模塊運行情況整體良好，該系統(tǒng)的有效運用，大大提高了學校的教務管理效率，提高工作的規(guī)范性和工作職責的明確性。只有不斷優(yōu)化教務管理系統(tǒng)，規(guī)范教務管理制度，加強教務管理隊伍建設，穩(wěn)定教學管理隊伍，提高教務管理人員素質(zhì)，才能更好地運用教務管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量服務教學的目標。為推進學校信息化建設奠定良好的基礎。