廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題和建議

覃雪蓮

摘要 廣西民辦高校應當對文書檔案實行集中統一管理，確保檔案完整、準確、安全和有效利用，本文通過分析廣西民辦高校文書檔案管理工作存在的問題，提出了提升廣西民辦高校文書檔案管理工作的幾點建議，最終使民辦高校文書檔案管理實現法制化、制度化、規范化。

關鍵詞 廣西 民辦 高校 文書檔案

我國“檔案”的歷史可以追溯到公元前的殷商時期，距今已有三千多年，國之精華，國之薈萃，國之痕跡都體現在了檔案里面。自古以來我國就非常重視文書檔案的保管，使中華民族數千年的歷史得以延綿不斷的記載。而民辦高校的文書檔案是學校發展的原始記錄，是學校成長中的種種記載，也要受到重視和集中統一管理。

民辦高校大都是自籌資金辦學，沒有公辦學校強大的政府財政補貼做后盾，所以在廣西，很多民辦高校對檔案工作都不重視，出現了責任不明確，檔案管理制度不健全，檔案基礎設施不達標，檔案工作人員素質不高等現象，造成了各種珍貴文書檔案散落于各科室，甚至掌握在部分教職員工個人手中。2016年，中共南寧市委員會辦公廳、南寧市人民政府辦公廳于2016年1月25日印發了《南寧市關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（南辦發（（2016）號）。《實施意見》是南寧市首次以市委、市政府兩辦文件聯合印發的加強檔案工作的重要指導性文件是市委、市政府高度重視檔案及檔案工作的具體體現。政府的硬性條件使得廣西民辦高校的檔案工作得到了高度重視，2016年，廣西民辦高校的檔案事業邁出了艱難的第一步，不久的將來，將會是一派興興向榮的景象。

1民辦高校文書檔案管理的內容

（1）高校文書檔案記錄著高校發展的各種信息，反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，主要包括學校的教學管理、科研、社會服務、改革創新、重大會議、重要舉措、下發文件等多方面內容，對學校教學、科研、管理、社會發展、歷史研究等具有利用價值的文件材料；（2）學校在各項活動中形成的對維護國家、學校和教職工權益具有憑證價值的文件材料；（3）學校需要貫徹執行的上級機關、主管部門下發的指示、規定、辦法、批復等；同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料；（4）其他對學校工作具有查考價值的文件材料。

2廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題

（1）對檔案工作不夠重視。很多民辦高校的主要領導對文書檔案的地位、作用及其重要性認識不足，領導干部主要注重教學的管理和學生的管理，對于學校的檔案管理工作無暇顧及。對文書檔案管理重視、支持不夠，檔案工作沒有列入年度工作計劃，未成立檔案工作領導小組；同時分管校領導對檔案工作日常檢查督促少，沒有認真解決檔案工作中存在的困難和問題；對檔案法律法規的學習宣傳重視不夠。

（2）沒有嚴格依法管理文書檔案。廣西很多民辦都沒有按法律要求集中統一保管學校的文書檔案，檔案仍散存在有關科室或經辦人手中；檔案安全意識淡薄，全年未開展檔案保管安全檢查工作；未做到整理、閱覽、庫房三分開，有的甚至在檔案室中堆放雜物；部分民辦高校檔案管理制度沒有健全，有的制度沒有上墻。

（3）文件內容多而雜，分類管理難度大。由于歸檔文書涉及教學管理、科學研究、黨建、后勤、財務等多個方面，還包括上級和學校內部印發的各類紅頭文件、會議紀要、協議等重要文件，資料的形式（如：照片、光盤、硬盤、網盤）越來越多元化，對于各種各樣的文件，不能夠做到詳細分類，僅僅做了一些大致分類，在查找某個文件時，需要把整個相關大類的文件翻一遍，浪費了大量的工作時間。

（4）檔案室不符合規范。廣西民辦高校檔案室設施設備普遍比較簡陋，如沒有配備除濕機、防磁柜、溫濕度記錄儀等檔案管理必需的設施設備；溫濕度無法達到規定要求，檔案的安全保管和保護存在嚴重隱患。

（5）檔案工作機制落實不到位。主要體現在民辦高校對檔案工作認識不到位，沒有按要求建立健全檔案領導機構及檔案管理網絡，監督和指導力度不夠，造成學校檔案工作滯后；檔案人員和檔案實體交接時未能履行好交接手續，造成檔案積壓，管理混亂，直接影響了學校檔案工作的開展。

（6）檔案隊伍穩定性和綜合素質不夠。廣西很多民辦高校文書檔案工作人員身兼數職、變動頻繁，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性；甚至有些學校根本就沒有專業的文書檔案管理人才，再加上檔案傳閱制度的不健全，一些重要的文書檔案在借閱后不能如期歸還，導致文書檔案流散在個人的手里，甚至出現丟失現象。

部分民辦高校文書檔案工作人員培訓不足、業務不精，工作主動性不強，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況時有發生；個別檔案工作人員責任心不強，存在隨意應付了事思想。不督促借閱人填寫文書借閱登記表，時間一長，文書檔案就容易遺失。就會造成檔案室的文書檔案資料不齊全。

3提升廣西民辦高校文書檔案管理水平的建議

（1）學校領導要重視文書檔案工作。主要領導和分管檔案工作的領導要充分認識文書檔案工作的重要性，切實重視、支持和關心檔案工作，把檔案工作納入學校年度工作計劃和目標考核，建立健全學校檔案管理制度，完善人員選配、設施設備配備、資金保障，確保檔案工作正常開展，完善檔案管理網絡；同時，民辦學校要加大對《中華人民共和國檔案法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》以及《檔案管理違法違紀行為處分規定》（第30號令）的學習和宣傳力度，可以通過學校微平臺推送專題、開展主題學習會、印發宣傳資料、發布宣傳海報以及播放相關視頻等形式，深入開展檔案法律法規的學習和宣傳，切實增強學校教職工特別是領導干部依法治檔、依法管檔意識，提高執行檔案法律法規的自覺性，提升民辦學校檔案管理的法制化、制度化、規范化水平。

（2）加大投入，保管條件不斷改善。廣西民辦高校要加大資金投入，成立綜合檔案室，對學校的文書檔案實行統一管理；設立獨立的檔案庫房，實現庫房、查閱和整理室“三分開”；庫房設施配備齊全，管理規范，檔案整理用具符合國家標準要求，保證檔案集中統一安全保管，為檔案工作創造良好的環境。

（3）加強檔案管理網絡信息化建設。隨著科技化、現代化、自動化、信息化的到來，高校應當做好電子文件的歸檔與接收、存儲與備份工作。如文本文件、圖像文件、音視頻文件等采用數據庫存儲目錄存儲、光盤存儲等。可以建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份，保證檔案管理的完整性。

借助于校園管理平臺搭建一個檔案信息管理系統，對各級訪問權限進行權限設置，不僅可以實現檔案管理網絡信息化，還可以提高文件歸檔和查閱的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文書管理系統，可以更好地解決歸類難的問題。

（4）加強檔案工作隊伍建設。民辦高校要加強文書檔案工作人員的選配和穩定性，確保專（兼）職檔案管理人員必要的工作時間和工作條件；注重培養文書檔案管理人員的職業道德修養，因為文書檔案有部分文件屬于機密文件，必須確保文件的機密性，要守得住紀律。又要確保文書檔案管理的準確性、時效性、應用性。

完善檔案工作組織架構，成立檔案工作領導小組，加強學校檔案工作的業務監督和指導；并積極組織專兼職檔案工作人員參加檔案業務知識培訓，豐富文書檔案管理人員的專業知識。到區內外同類高校參觀學習，借鑒先進科學規范的管理方法，座談研討適合符合現代化檔案管理要求的檔案管理模式，同時可邀請專業人員來校開展檔案工作管理培訓，提高學校檔案工作隊伍的業務素質和工作能力，確保檔案工作有序開展。

（5）切實開展整改提升工作。廣西民辦高校要認真履行文書檔案管理的各項職責，針對年檢中存在的問題，要認真組織檔案管理人員進行全面自查，查缺補漏，整改提升，尤其是學校領導要高度重視，制定整改方案，強化工作措施。

（6）建立完善的檔案收集與管理制度。為了保證檔案的整體質量，根據檔案的保存價值與意義進行分類，明確文書檔案收集的范圍、時間及保管期限，嚴格按照公文的行文標準，進行裝訂、收集存檔。

4總結

文書檔案管理在高校中是一項重要的行政辦公工作，要做好文檔的收集、鑒定、統計等工作。隨著時代的發展，辦公自動化、網絡信息化是未來的發展趨勢，檔案管理工作人員要與時俱進，開拓思路，學習先進的檔案管理設備，探索適應時代發展的管理方法與模式，依據《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》、《高等學校檔案管理辦法》等制度，結合學校特點，完善健全檔案管理的管理體制，加強文書檔案的管理，積極解決文書檔案管理工作中存在的問題，更好地服務高校教學管理、科學研究、行政管理等部門，促進高校更好地發展。