淺談我國目前檔案工作的原理及思考

陳穎

摘 要：檔案鑒定決定檔案的生死存亡，它是檔案工作得以健康發展的前提和保證。本文主要對檔案鑒定工作的性質及特點進行了分析。在學科知識體系中，原理所闡述的是深層基本理論，因而它是學科理論的核心。檔案鑒定工作原理簡單介紹，如下文所示。

關鍵詞：檔案鑒定；功能；作用

1 檔案鑒定工作的動因

檔案鑒定工作的動因即這項工作產生、存在的原因和發展的動力。眾所周知，人類由于社會活動的需要，不斷制作和產生各種內容和載體的文件，這些文件不可能也沒有必要都保存，但文件也不能在使用后都丟棄，其中今后繼續有用的文件需要作為檔案保存，這就必須對文件進行鑒別、選擇和做不同的處置，這種對文件的選擇和處置是人類社會中很普遍的主體行為，當人們建立起文件與檔案的管理系統時，這種主體行為就演化成一種管理職能，這就是檔案鑒定工作。所以這項工作源于人們對文件選擇和處置的需要，是建立檔案的需要。由于人類社會總是會不斷產生文件，而文件使用后必須作不同處置，就必然會有鑒定的需求，所以這項工作不僅具有普遍性，還有其必然性。各個國家，各種機構、個人對文件處置的標準和方式是各式各樣的，但本質上都是人對文件這樣一種事物的鑒別、選擇和控制管理的活動，這種實踐活動過去一直存在，今后還會存在下去，因為有它存在的理由和動力。鑒定工作將依附于人類社會的文件使用與管理而存在。

2 檔案鑒定工作的任務和職責

前面檔案鑒定工作的“動因”是回答“為什么要做？”，接下來的檔案鑒定工作“職責”是回答“做什么？”。在國際檔案理事會1984年出版的《檔案術語詞典》中明確指出鑒定是：“根據文件的檔案價值來決定如何對其進行最后處置的檔案工作基本職能，也稱為評價、審查、選擇、選留。”這里非常清楚地指明了鑒定工作的任務和職責。簡要說來就是鑒辨和處置兩大任務。鑒辨是處置的前提，處置是鑒辨的結果，兩者相輔相成。鑒辨就是要對文件來源、內容、形式、用途等進行全面分析、比較，依據鑒定標準對文件的保存價值進行測評，審查，作出結論。處置就是在鑒辨的基礎上根據今后利用需要和檔案選留標準對文件的去向作決策，第一個決定是取還是舍？如果文件被確定為“舍”就意味著不會成為檔案，可以銷毀或做其他非檔案件的處理，這里的“處理”包括銷毀，轉做他用等多種處置形式。第二個決定是對檔案文件生命期長短的劃定。對于劃為定期保存（短期、長期或標定保管年限的都屬定期保存）在保管到期時還要再次鑒定作出舍棄或延長保管期的決定。當然，廣義簽定還包括文件質量及使用范圍等方面的鑒辯、分析、審查和行動決策。

3 檔案鑒定工作的功能

檔案鑒定工作的功能是指這項工作對它的工作對象有什么樣的作用？會產生什么樣的工作效果。鑒定是文件系統中的一項管理工作，無論從文件的個體或從文件群體來說，簽定都有著特殊作用。文件從生命的起點到終點有若干節點，這是文件流程的變化點，這些節點也就是鑒定審查和處置的“關口”，文件由于價值狀態的變化而產生運動都必須經過這些鑒定審計的部門，確切地說，文件本身并不會運動，正是鑒定的審查選擇功能才使具有檔案價值的文件能夠轉入檔案期的歷程，猶如—只無形的巨手推進文件的運動，當然，當文件失去效用，同樣也會被鑒定這只巨手終止生命歷程。所以鑒定對于文件的生命運動和生命期起決定作用。

文件群體中的各種文件有不同的用途和效用時間，文件在完成各自的使命之后其中一部分需要淘汰，一部分需要選留作檔案，鑒定的功能是在文件的形成使用期進行監控和預選（初始簽定），在規定的歸檔“界點”對文件進行甄別審查，通過篩選同時完成對檔案的選留和非檔案文件的淘汰，這樣，就對文件系統產生了控制分流的管理作用。鑒定工作并不是孤立地進行的，在歸檔前后，鑒定工作與收集工作同步進行，在檔案進行整理中仍然需要鑒別文件價值和真實性、原始性、完整性，在編研和保管以及開放利用過程中滲入了鑒定工作。文件與檔案管理是一個動態的系統工程。鑒定貫穿其中，它的功能可以作這樣的表述：鑒定工作是文件生命運動流程的控制閥，是區分檔案與非檔案的篩網。通過鑒定工作的特殊功能，把文件中的精華部分聚集成檔案，又不斷清除無用的和失效的文件，從而實現文件系統的效益管理，同時不斷為人類積累檔案資源。在電子文件時代，鑒定工作面臨內容鑒定和技術鑒定的雙重任務，其功能也呈現新的特點。

4 檔案鑒定工作的要素及其作用

檔案鑒定工作三要素：鑒定的對象、實施者和鑒定標準。

1.檔案鑒定工作的對象（客體）是文件，由于鑒定是在文件生命期的不同階段進行的，所以這里的文件包括第一階段的形成使用期文件和第二階段備用期的檔案文件。鑒定工作的直接目的就是要對各種內容和載體的文件（檔案）有用性和質量等進行識別、判斷并對其流向作出決策性處置。

2.鑒定工作實施者，也即鑒定工作的主體。鑒定是人們對文件（檔案）判斷處置的主體行為，所以簽定工作的實施者對鑒定結果起決策作用，而鑒定又對檔案的選留起決定作用，由此可知，從事檔案鑒定工作的人對于文件生命與運動是舉足輕重的。檔案學過去講了很多規定、規律，在實踐中，文件與檔案的“生命”其實很脆弱，有權處置文件與檔案的人可以作“生死判”，例如計算機系統中的重要電子文件可能會因為操作人員認為“無用”，一按鍵就可使它們消失。文件在其生命期過程中要經受文件形成者、文件管理人員、檔案室、檔案館工作人員的審查、挑選。一般說來，文件的形成者也是文件最早最直接的利用者，他們往往會根據自身需要對文件使用之后作出“丟棄”或“保存”的選擇。文件管理者會根據本單位是否需要對文件作去留選擇，他們的初始鑒定決定了文件最初的命運。檔案室和檔案館工作人員先后對文件作歸檔鑒定和進館鑒定則是從專業立場兼顧現實和歷史需要，考慮單位利用和國家積累檔案要求，對文件價值作審查并決定存毀。以上看來，不同階段的鑒定工作實施者先后對文件命運作出安排。鑒定的質量和效果一是取決于鑒定人員的鑒別水平及選留目的，這些“目的”中的利益驅動力有“個人利益.單位利益和國家利益”三個層次，為使鑒定行為能統一，需要相應的制度約束，要有統一標準及崗位責任，形成科學的簽定工作機制。

3.鑒定標準。這是人們在簽定工作中的統一標尺，不同種類的文件應當有不同的鑒定標準，需要劃定歸檔范圍，擬定文件保管期限表，這樣就可以使鑒定工作有規可循。標準是進行文件與檔案鑒定的中介，也是構成檔案鑒定職能活動的一個要素。

以上是關于檔案鑒定工作原理的闡述和論證。簡言之，檔案鑒定工作原理就是對檔案鑒定工作成因、性質、功能、要素的理論解釋，檔案鑒定概念的定義指明：檔案鑒定是人們按照一定目的和標準對文件進行鑒別和處置的檔案工作基本職能，其中已經蘊涵了檔案鑒定工作的要素和原理。

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