事業單位文書檔案管理工作策略優化探討

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展進步，事業單位取得了較大的發展。文書檔案管理工作作為事業單位登記管理工作的重要組成部分，對于事業單位的發展有著重要的作用。本文主要分析當下事業單位文書檔案管理工作現狀，并給出了具體的優化策略。

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理；優化策略

事業單位文書檔案真實的記載了事業單位工作各方面信息以及單位員工個人信息，是事業單位檔案管理的基礎性工作，也是事業單位重要的信息資源，對管理層決策有著直接的影響。而且，事業單位文書檔案作為重要的信息資源，不但能夠彌補國家檔案的不足，還能服務于我國社會主義市場經濟。因此，做好事業單位文書檔案管理工作，對新形勢下我國事業單位的長足、穩定、健康發展都有著長遠的影響。

1 當下事業單位文書檔案管理工作存在的問題

（一）對文書檔案管理工作的重視不足

就目前來看，我國事業單位多數沒有意識到文書檔案管理工作的重要作用，對文書檔案管理工作的重視不足，認為文書檔案管理工作僅僅是保存一些檔案，與事業單位的發展并沒有直接的關系。正因為如此，事業單位對于文書檔案管理工作不夠重視，對其投入力度較小，也就不能保證文書檔案的規范化管理以及文書檔案的完整性。此外，重視程度不夠，就不能將文書檔案管理工作的作用完全發揮出來，也就無法起到促進事業單位發展進步的作用。最后，當下我國事業單位文書檔案管理工作基本還沒有實現信息化、科學化管理，信息化建設不夠。

（二）相關檔案管理人員業務素質不高

事業單位文書檔案管理相關工作人員素質不高，主要表現在：文書檔案管理者缺少豐富的管理經驗和專業的管理技能，僅僅是對工作的一些基礎環節比較清楚，并不能妥善應對復雜的工作；事業單位文書檔案管理保密性要求很高，但是部分工作者職業道德素質不高，有些時候會不慎泄密；還有的文書檔案管理者雖然在崗位上工作，但是缺乏責任心，時常感到枯燥乏味，工作積極性不高，工作起來往往是敷衍了事，對檔案保管和分類也不認真，甚至會出現較大錯誤；還有不少事業單位文書檔案管理人員是關系人員或者兼職人員等。總而言之，事業單位文書檔案管理者整體業務素質不高，嚴重影響了事業單位文書檔案管理工作的發展和進步。

（三）文書檔案管理方式較為陳舊落后

雖然現在科學技術得到迅猛發展，計算機普及程度也較高， 但是事業單位文書檔案管理并沒有實現完全的科學化和自動化，有的事業單位仍然還在使用已經淘汰的文書檔案管理軟件，而且也不符合事業單位實際發展情況。甚至于現在還有的事業單位依然使用人工管理的文書檔案管理模式，這就會產生一定的封閉性，不能實現文書檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準確性，影響了事業單位文書檔案管理工作的發展，此外，由于上級領導對文書檔案管理工作不重視，也會導致管理模式落后，也就不能提供更加科學、合理的方式。

（四）文書檔案管理制度不健全、不完善

雖然目前不少事業單位有文書檔案管理制度，但仍存在文書檔案管理不規范，管理制度也不能嚴格落實等現象，例如：在對文書檔案進行分類、管理的時候沒有嚴格遵守管理制度，文書檔案分類不明確，沒有將不同時間和不同工作性質的文書檔案分開保存、歸檔，而是將其放在一起統一管理，這樣后來者在查找文書檔案時就不能很快找到所需要的文書檔案。此外，還有的文書檔案管理者在存放文書檔案時，圖一時省事而沒有為其生成相應的目錄，這就會給后期查閱文書檔案帶來更大的困難。

2 提升事業單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉變傳統工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業單位文書檔案管理工作，首先需要加強對管理工作的重視，轉變傳統的工作觀念。（1）提高單位領導對文書檔案管理工作的重視。只有領導真正重視起來，才能切實落實檔案管理工作，才能進一步加強對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設施。（2）加強事業單位全體員工的認識，使每個員工都認識到文書檔案對事業單位發展帶來的影響及重要意義，增強每個人的責任意識，保證文書檔案管理工作的順利開展。（3）做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認識到文書檔案規范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態度進行工作，進而促進工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進步。

（二）提高相關人員綜合素質，促進單位穩步發展

提高檔案工作人員的綜合素質是做好事業單位文書檔案管理工作最重要的一個前提。（1）就是要加強檔案管理者專業知識、技能培訓，通過學習新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應用到實際工作中去，不斷創新，以適應新形勢下發展需要。（2）注重培養檔案管理者的職業道德素養、責任意識和奉獻精神，因為文書檔案管理工作一般較為復雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執著的熱情、認真負責的態度以及一定奉獻精神。

（三）創新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應新形勢的發展需要，需要我們對文書檔案管理方式進行創新，提高管理工作效率。（1）創新文書檔案管理模式。充分利用現代新興科技，將網絡和計算機引入文書檔案管理，通過學習，使用管理軟件對文書檔案進行存儲、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進文書檔案管理自動化、數字化、一體化的實現。（2）加大對事業單位新文書檔案的開發力度。事業單位相關工作人員應該積極主動深入基層，而不只是被動接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進行歸檔、分類，以達到更新和擴充檔案庫的目的。（3）加強檔案管理人員的招聘、審核、監督力度。事業單位可以通過采取多項措施，實行公開招聘，將具有檔案管理專業背景的優秀人才吸納到事業單位檔案管理人才隊伍中來，并保障文書檔案管理者提供學習、培訓的機會，打造一批優秀的文書檔案管理人才。

（四）健全文書檔案管理制度，規范化管理文書檔案

（1）建立并完善事業單位文書檔案管理工作制度。各事業單位根據自身具體情況完善當前文書檔案管理制度，并在實際工作中嚴格落實，體現分類存放人性化，調取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。（2）完善文書檔案管理監督機制。在日常生活中要對檔案管理者有一定的監督，對存放檔案定期進行數據整理調查，及時發現檔案管理中的問題，出現記錄出錯或檔案損壞、缺失等情況，要對其進行一定的批評教育，使其工作謹慎、管理規范，加強其保密意識。（3）制定完善的文書檔案管理績效獎懲機制，將檔案管理者的工資福利與工作情況、平時表現掛鉤，對于表現優秀者給予一定的獎勵，對于工作中出現問題人員給予相應的懲罰，以達到提高其工作積極性和工作效率，督促其更好地完成文書檔案管理工作的目的。

3 結語

事業單位文書檔案管理工作影響著事業單位的發展與進步。因此，單位領導及全體員工都應當引起足夠的重視，提高檔案管理者的業務素質和職業道德，創新文書檔案管理方式，不斷健全完善文書檔案管理制度，使得文書檔案管理更加規范，跟上時代發展的潮流，最終實現文書檔案管理數字化、信息化、一體化。

參考文獻

[1]張慧.新形勢下事業單位文書檔案管理工作研究[J].圖書檔案，2016（08）：202-204.

[2]焦英.事業單位文書檔案管理創新[J].創新論壇，2016（33）：166-167.

作者簡介

楊中元（1968-），男，四川敘永人，敘永縣民政局組織人事干部、社會工作師、瀘州市社會工作者協會個人會員、國家二級心理咨詢師，大學本科學歷，研究方向：檔案管理和社會工作