試論發揮檔案的服務作用

李世嬌

檔案是歷史的見證，是國家的一種寶貴財富，是一種重要的信息資源。檔案的服務作用發揮得如何，直接關系到黨的路線、方針、政策的貫徹落實，關系到領導活動的效率，影響到整個工作的全局。如何充分檔案的服務作用，更好地為貫徹落實黨的路線、方針、政策服務，為深化改革、擴大開放、加快現代化建設服務，為黨委和機關工作服務，是擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。本文試就發揮檔案的服務作用談幾點認識。

1 檔案收集是發揮檔案服務作用的基本前提

首先，收集工作面對的是檔案材料的形成組織及個人。在開展收集工作時，除嚴格執行檔案工作法規外，還必須考慮有關組織人員的需要、愿望和困難。使檔案接收人員與移交人員更好地進行交流和溝通、相互理解、彼此協調、及時化解各種矛盾，促進接收工作順利進行。

其次，在檔案收集中工作中還應注意，在現實工作中，我們經常有許多應當收集的檔案未收集，或者已收集的檔案由于保管不善而受到損壞和丟失，因此造成檔案不完整。這就給各項工作造成損失。所以在收集文書檔案的同時，應廣泛收集各種門類的檔案，如科技檔案、照片檔案、錄音、錄像檔案、實物檔案等。

最后，檔案部門要做好檔案的收集工作，就必須樹立較強的社會責任意識。充分認識到檔案收集，實現檔案的集中管理，是為了更好地發揮檔案的作用，是實現檔案為全社會服務的先決條件。

檔案收集工作是一項政策性強、涉及面廣，周期性長的工作，要求檔案收集具有高度的責任感 、廣博的知識面和較強的對外協調能力。檔案收集人員要有強烈的主人公意識。要經常組織業務培訓，提高檔案工作人員的業務素質，促進檔案工作規范化。

檔案收集工作是一項與社會打交道的工作，要求檔案人員根據不同的收集對象制定有針對性收集的政策，采取行之有效的方法，做好每一次的檔案收集工作。

2 有效利用是發揮檔案服務作用的關鍵環節

實踐證明，有效利用是全部檔案管理工作的主題，是發揮檔案服務作用的關鍵環節。

第一，它是實現檔案本身價值的需要。每份文件，不論其內容是涉及政治的還是經濟的，也不論是上傳還是下達，都包含一定的信息，因而也都有其自身的價值。而文件價值的實現，取決于人們對文件的利用，利用是實現文件價值的必要途徑。近幾年，一些地方總結經濟發展的經驗時，其中重要的一條經驗就是用足用活用好政策，講的就是充分利用檔案的問題，說明了文件得到充分利用，能夠創造巨大經濟效益和社會效益。

第二，它是領導科學決策的需要。領導者進行決策，首先要吃透上情，了解下情，然后經過深思熟慮，形成既體現上級指示精神，又適合本地實際的決斷。而上情下達，下情上傳，文件是重要的媒介。吃透上情，實際是吃透文件精神，了解下情，除了深入實際調查研究外，也主要是通過閱讀文件材料獲得的?？梢哉f，如果沒有大量的具有動態性、時效性、廣泛性的檔案文件作依據，領導者的決策就會陷入空想，成為無源之水，無本之木。

第三，它是現代化建設的需要。當前，我國的社會主義現代化建議進入了一個非常關鍵時期，堅持黨的“一個中心，兩個基本點“的基本路線，進一步深化改革，擴大開放，加快經濟建設步伐，實現第二步戰略目標，把建設有中國特色的社會主義事業推向前進，是全黨的中心任務。文件作為傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨和國家領導的重要工具，在現代化建設中具有特別重要的地位?，F代化建設一時一刻離不開文件和檔案管理工作為之服務。現代化建設任務越繁重，檔案管理工作就越要加強，以更好地發揮檔案的服務作用。

3 規范化管理是發揮檔案服務作用的重要手段

規范化管理則是充分發揮檔案服務作用的一個重要手段。規范化管理工作抓好了，文件的有效利用就得到了保障，檔案的服務作用就得到充分發揮，因此，必須切實抓好檔案的規范化管理。

要建立健全規范化的規章制度。制度是實踐經驗的總結，是工作行為的規范。沒有制度就沒有標準，人們就無所遵循。檔案管理的每個環節都要建立健全規章制度。這些制度主要應包括如下幾項：（一）檔案管理人員方面：檔案管理人員必須具備的條件、檔案管理人員工作守則、檔案管理人員管理規定等。（二）單位方面：主要是文件檔案室、文件柜等基礎設施的配備標準和領導分工及管理措施情況。（三）檔案運轉方面：主要應有收文、發文、傳閱、借閱、保管、立卷歸檔，清退銷毀以及保密等制度。同時，要通過加強學習，張貼上墻等形式，使制度了然于目，牢記于心，落實于行。

要建立健全規范化的檔案管理程序。檔案的傳遞辦理過程如同編好程序的計算機，必須按規定的程序進行操作和運轉，才能保證有條不紊，忙而不亂。檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。歸檔文件均應制定具體的辦理程序和標準要求，為了使文件處理程序了然于目，還可把上述程序歸納制成示意圖，以便遵照執行。

建立健全規范化的責任考核機制。這是調動檔案管理人員工作積極性，促使檔案管理人員嚴格執行制度、嚴格按程序辦文的關鍵一環。沒有考核這一環，就分不清好與差、勤與懶，也就產生不了動力和壓力。檔案管理工作目標責任考核一般應包括以下幾項（一）考核內容，重要考核制度和規范執行情況、文件清退、歸檔、銷毀等安全保密和有效利用情況，業余培訓與學習情況，領導重視與基礎設施建立情況等等。（二）考核辦法：制訂統一的考核標準，標準要盡量量化。（三）獎懲兌現。檢查考核的結果要予以公布，對好的單位通報表揚，差的單位通報批評，有條件的單位還要與個人經濟利益掛鉤，形成一年獎優罰劣的激勵機制。

4 樹立良好的服務意識

我們常常感嘆社會的檔案意識不強，影響了檔案工作的開展，可很少有人去反省我們自身的社會意識如何，服務公眾的意識、社會的檔案意識是相互依存、相互制約的，檔案部門只有樹立起良好的社會服務意識，才能做好檔案開發利用工作效果的全程服務，實現檔案開發利用工作的價值。及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數據，從中發現問題，找出規律，做好服務。重點要看檔案開發利用工作到底為業務工作提供了哪些服務，解決了什么問題，取得了哪些社會和經濟效益；看檔案工作自身存在哪些薄弱環節和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。樹立檔案在公眾中的形象，從而激發廣大群眾現有和潛在的各種利用需求，才能達到充分發揮檔案價值的目的。