網絡環境下事業單位檔案管理的編目工作

李霞

摘 要：檔案管理不僅決定著一個事業單位是否能正常運行，還關系到全社會的信息服務能否順利實現。隨著網絡的發展，基本上么一個事業單位都重新定義了檔案管理工作的新形式。在這個大環境之下，有序的檔案管理制度也是避開可少的，這篇文章主要就網絡環境下事業單位檔案管理的編目工作做出了具體的闡述。

關鍵詞：網絡環境；檔案管理；編目工作

至今為止，檔案事業處于穩步發展的歷程之中，為了符合事業單位改革的本質需要，在事業單位的檔案建設工作中加入網絡管理已經成為了一種趨勢。現在的很多事業單位已經建立了網絡系統，并且運用現代的網絡技術管理來完善檔案管理，所以現今的檔案管理工作已經不再受制于時間和空間的限制了，并且已經實現了通過檔案網絡資源進行共享的愿望。過去的落后局面被完全的改變了，這就意味著檔案管理已經逐步走向網絡化。

1 事業單位檔案管理的內容及地位

1.1 內容

檔案數字化是檔案管理工作的本質內容。檔案數字化能夠幫助事業單位檔案丟棄工作中的桎梏和局限，逐漸使事業單位的相關檔案管理部門走向開放，并且從本質上實現檔案管理的職能轉變。不僅如此，檔案管理工作中的檔案數字化還可以使網絡資源實現合理配置以及科學管理，從而為社會提供更高層次的服務。而事業單位檔案進行自動的網絡管理的內涵貫穿了檔案管理的所有步驟，其中最為突出的就是規范檔案業務，并且檔案的具體標準一定要講究健全性和有效性。事業單位在建立檔案標準時一定要有嚴格規范，因為它并不是一個簡單地工程，而是一個復雜的系統工程，所以單位檔案數字化推動了檔案管理的發展，但是檔案管理又反過來作用于檔案數字化之上。

1.2 地位

在檔案管理中的每一步改革都離不開不斷創新發展的思想理念，因為不斷創新的思想理念才是檔案管理的主要推動力。在過去單純的的網絡管理模式之下之時片面的強調知識的傳授，而沒有對管理員的能力進行全方位的培養，大多數人認為只要管理員獲取了知識，他們的能力也會跟著提升，但是這種思想從本質上就偏離了管理的實質。所以這就要求進行檔案管理的工作人員要穿從本質上對自身工作進行認識，從而完善自身工作的專業性。從事業單位的層面上出發，最為重要的就是結合自己的實情來發掘和培養所需的人才，使他們能夠更加熟練的進行檔案管理活動，并且還要培養管理員們網絡管理能力。另一方面，除了要對管理員實行鼓勵措施來提高他們的工作熱情之外，還要鍛煉管理人員的基本能力，幫助他們提高技能意識，比如可以通過相互評價的方式了解自己所做的不足之處沒在這個基礎上，建立起檔案管理的主要地位[1]。

2 事業單位檔案管理中的問題

2.1 對編目工作不夠重視

就目前而言，在我國的各大事業單位中，在進行檔案管理時進行的編目制度還不夠完善，并且相關的內容也比較匱乏，所以這些問題都嚴重的影響了編目工作的順利進行，同時事業單位在進行檔案組卷工作時還存在不統一的問題，那么這也會阻礙相關的檔案管理工作的順利開展。現在的情況是雖然一些單位已經制定了相應的檔案管理制度，并且也存在一些編目工作內容，可是在實行的階段卻仍是不順利，這是因為這些管理制度在對編目工作人員進行管理時還是過于形式，沒有抓住其中的實際問題。所以對于編目工作的不重視導致的這些問題都會在一定程度上阻礙編目工作的進行。

2.2 公開透明度不強

在現在的大多數事業單位中，如果出現經費緊張的現象，那么企業的資金投入一般會注重在發展建設等領域，這樣一來用于對檔案管理建立基礎設施的資金就會減少許多，這一現象就使得現如今大多數事業單位中的檔案管理設備還是十分老舊和落后。使用的檔案管理設備大多是已經被淘汰的設備，再具體的實施階段，對檔案進行網絡化管理也只是一紙空談，這就是現代化水平極低的原因[2]。在檔案管理工作中，所有的常規性工作步驟都應被收納于事業單位檔案的相關網絡化管理工作之中。可是到目前為止，這些工作還只是停留在電腦錄入的階段，對于檔案的編研并沒有被具體的實行，就更別提開發利用了，這樣的現狀才是服務水平久居低谷的本質原因，并且還會使得檔案的價值被貶低，檔案管理在事業單位的重要性也就很難真正的體現出來，進行檔案網絡化的管理工作也就無從說起。

2.3 檔案編目檢索技術落后

在高速發展的網絡環境之下，大多數事業單位檔案中存在編目檢索技術落后的問題，這就直接影響檔案工作的順利進行，因為編目工作會在檢索時對運用與提取產生較大的影響，所以在進行編目檢索時必需要明確它的清晰度，或者通過提高查找能力的方式也能夠達到相應的效果。檢索技術與同檔案編目之間存在著很大聯系，在編目的過程中要有目的性，在對問題做出了具體的分析之后再進行合理的檢索。

3 事業單位檔案管理的新舉措

3.1 加強人才管理

就目前的情況之下，我國的檔案管理還處在比較落后的階段，在與國外的研究水準進行比較之后我們的不足之處就更加凸顯了出來，基于這個問題從人才培養入手來增加自己的檔案管理能力，讓全方位人才推動我國的檔案管理工作走向更好地階段[3]。所以在對人才進行配暗影之時不僅要培養他們的相關知識，更要對其他方面的專業知識進行研究，只是要使與計算機有關的專業知識最好都能夠有所涉足，同時統計學的相關知識也能對人才的培養有所幫助。對于人才進行嚴格要求才是保障人才質量的根本措施。除了外部環境的人才培養之外，對于已經從事檔案管理的工作人員也一定要加以重視和培養。

3.2 應用網絡化的編制檢索工具

網絡技術的發展使得編制檢索工具也隨之變得更加網絡化，在一般的情況下，事業單位的檔案信息會被制作成網頁，再通過相應的網站傳輸上網絡之前，在這些步驟之間就直接避免了查詢的麻煩。在用戶進行查詢的時候只要在搜索欄中輸進想要得到的相關檔案的信息，就能夠直接連接到相關的檔案地址，也就是說無論檔案原件原本被保存在什么位置，再通過搜索之后都能夠快速并且順利的找到信息[4]。所以在進行檔案編制工作時一定要根據用戶的實際情況和行為習慣來進行編制，還要在這個基礎之上不斷進行創新，從而使事業單位的檔案管理更為合理有序。

4 結語

總而言之，在現如今的網絡環境條件之下，不斷提高事業單位在檔案管理方面的工作效率已經刻不容緩，而一切管理工作的源頭就是要做好檔案編目工作，它是檔案管理工作的基礎。并且在實際的檔案管理工作之中，一定要不斷推翻老舊的傳統不斷進行創新，在管理工作已經不能完全適應時代發展之時一定要及時的進行淘汰。在長期的社會發展之中，我們已經能夠看得到網絡環境對于檔案管理模式的影響是十分顯著的，相關的事業單位要基于這個特點來建立符合自己發展的檔案管理信息系統，從而達到為經濟和人類服務的本質目的。

參考文獻

[1]段鷹.事業單位檔案管理中編目工作在網絡環境下的完善[J].科技展望，2016，09：252.

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[3]陳墨.口述歷史：人類個體記憶庫與檔案學[J].當代電影，2013，09：67-79.

[4]何蓓潔，王其亨.華夏意匠的世界記憶——傳世清代樣式雷建筑圖檔源流紀略[J].建筑師，2015，03：51-65.