淺談新形勢下事業單位檔案管理模式及其特點

龐洪波

摘 要：事業單位檔案管理工作不僅是單位內部各項業務的基礎，還是為人民服務的重要管理手段。伴隨著科學技術的進步，檔案管理工作面臨著新的形勢及需求，檔案的形式多樣、數量劇增、需求眾多，對事業單位的檔案管理工作提出了更多的挑戰。本文試圖通過對事業單位檔案管理工作面臨的新形勢進行分析，聯系檔案管理工作模式及特點，為當下事業單位檔案管理工作總結經驗，不斷完善，從而更好的為人民服務。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；模式

隨著我國經濟發展的新需求，事業單位的檔案管理工作不僅需要滿足單位的業務需求，還要面臨著不同的社會需求。對當下事業單位檔案管理工作面臨的新形勢進行分析，有益于總結當下檔案管理工作的模式及特點，也能更好的促進檔案管理工作的進一步發展。

一、事業單位檔案管理面臨的新形勢

1.檔案形式多樣，需提高技術保障

科技的進步導致目前檔案形式非常多樣，較之原有的傳統的紙質檔案來說，現在又出現了許多新的形式，例如：聲音、視頻、數據、流程圖、項目演示等等，這些新形式的檔案對于檔案管理都提出了新的挑戰。第一，要保證各種檔案能夠以最合理的方式進行保管，例如音頻、數據錄入等，要轉化成數字模式，并進行備份，才能保證保管的安全性；第二，對于不同種類形式的檔案，要進行數字化輸入，轉變成電子信息；第三，對于數量龐大的數字信息，在設備、信息存儲、備份等方面都需要眾多的技術支持。因此，事業單位在檔案管理工作中，要加大技術投入及專業人員培訓，從而保障數字化信息的收集與管理。

2.管理體系滯后，需完善制度建設

事業單位的檔案管理工作，由于事業單位的人員架構、專業程度有著不同的管理問題。“傳統檔案管理模式是獨立的，不成體系。比如，紙質檔案僅有一份正本，這一份正本檔案也許涉及兩個或兩個以上的事件脈絡、體系架構，因此在歸檔時難免有顧此失彼的弊端，也給查閱帶來困擾。”檔案的制度建設、體系建設在新形勢下顯得尤為重要，有些事業單位由于沒有專業檔案管理人員，往往由其他部門人員兼職擔任，在程序流程、制度執行及體系建設方面都顯得力不從心。因此給檔案管理工作帶來了加大的隱患，導致從檔案錄入開始到后期檔案需求者對檔案的查詢、利用，出現較多的管理漏洞。

3.數量信息繁雜，需建立數字管理

面對當下形勢需求，事業單位檔案數字化是檔案管理工作趨勢之一。“事業單位檔案數字化的過程就是利用現代的掃面技術、數據庫技術、網絡技術、身份認證技術、數字加密技術等將傳統的檔案資料轉化成電子數字資料存儲到統一的檔案信息平臺，并在這一平臺上實現對檔案信息的整理、補充、更新及相關功能實現的過程。”在完成檔案數字化后，檔案的信息量較之傳統檔案數量將成幾何式增加，對于這樣數量巨大的信息處理，必須建立數字化管理模式，這樣才能將這筆檔案信息轉化成無形資產，進而通過對這筆無形資產的發掘、整合，轉化為本單位的有形資產。

二、新形勢下事業單位檔案管理模式及特點

事業單位檔案管理工作既面臨著新形勢下的客觀需求，又面臨著管理內部的主觀需求，有如下特點：

1.管理模式專業化

我國在檔案管理的歷史上，雖有大量文獻的流傳，但在管理模式上卻較為松散，沒有形成專業化的管理模式。而對于新形勢下的社會發展，檔案管理的專業要求也愈加嚴格。因此越來越多的事業單位在人員設置、體制建設、先進管理模式上都呈現專業化特點。

在人員設置方面，不再有以往由其他部門人員兼職的現象，而是委派專業檔案學的管理人員從事該項活動，如沒有檔案學專業人才，事業單位也責成專職人員進行檔案學學習，從而更有效的進行檔案管理。在體制建設方面，檔案管理的制度化更為清晰，職責分工、管理流程更為明確，能夠確保檔案制度的執行。在先進管理模式的學習方面，由于各單位已認識到檔案管理的重要性及迫切性，因此能夠積極主動學習引進先進管理模式，配合檔案發生的要求，實施管理細則。

2.管理特點數字化

在信息爆炸的時代，檔案管理如何能夠對有效信息進行收集、整理、使用，對于新形勢下的檔案管理工作是巨大的挑戰。因此各事業單位的檔案管理工作都呈現數字化特點，以應對當前復雜、多樣的檔案管理信息。

在檔案收集過程中，采集數據是一項龐大的收集工作，對于類似的數據收集，很多相關單位已實現自動化管理，這項技術包括OCR識別、數碼掃描識別、圖像識別等自動化處理模式。在檔案整合過程中，檔案的整合是一個體系化的建設，傳統的檔案往往是一個孤立的存在，與其他檔案之間沒有形成聯系，但數字化管理后就能對這些檔案信息進行數據整合及處理，能為單位提供相應的信息反饋，從而實現檔案信息化價值。在后期檔案利用過程中，檔案的查詢不僅是一個信息追蹤的過程，還是涉及到檔案綜合利用的問題。數字化的管理則能完成這一任務，并優化信心管理的服務功能。

3.管理流程體系化

檔案管理中如何實施完成的流程體系，從而保證檔案的收集、使用、查閱等方面的程序化，加強檔案管理工作的嚴密性，提高檔案管理工作的可操作性。

體系的建設不僅要認真執行檔案管理制度，還是完善檔案流程、確保檔案完成度的根本途徑。在體系建設過程中，要注意實施的可操作性，要根據本單位檔案特點、業務范圍制定，不可好高騖遠、也不可隨行就市。在平時的工作中，要注意工作中出現的漏洞，要及時發現、及時改正，“隨著新時期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內容的改進，否則員工無法在短時間內做到對所有信息的規整，而且無法保證錯誤率。”

三、結語

綜上，事業單位的檔案管理工作在新形勢下，較之傳統檔案管理有著突出的特點及模式，這不僅是面對客觀的檔案管理需求，也是服務于單位業務、服務于人民需求的必要轉變。因此今后還需不斷完善，不斷創新，逐步提升事業單位檔案管理水平，為不斷發展的社會事業貢獻出一份力量。

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