學校人事檔案管理創新路徑思考

張小平

[摘 要] 現代學校人事檔案管理的創新，不僅是時代發展的需要，也是學校實現長遠可持續發展的重要保障。從三個視角分析學校人事檔案管理的創新路徑，旨在提升人事檔案管理的效率，增強人事檔案的利用率，實現學校的長遠可持續發展。

[關鍵詞] 人事檔案管理；創新；路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02

1 學校人事檔案管理創新的意義

人事檔案是學校在人事管理活動中所形成的重要文件材料，真實記錄了教職員工的基本情況、學歷、資歷、工作能力、職業背景等各項歷史資料，是學校極其重要的人才信息源。人事檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，為學校進行人才選拔、人才培養、人才建設、提升教學科研水平提供重要參考，是實現學校內部管理可持續發展的載體及重要依據。

學校人事檔案管理具體包括對學校人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、利用等環節，其工作對象不僅針對紙質檔案及電子檔案等材料，而且針對學校教職工，工作屬性既要主動性，也有被動性，工作要求既要遵循有關規定及流程，也要與時俱進，引入現代化管理方式。當前社會經濟快速發展，時代對學校人事檔案管理提出了新的要求，而現代社會的信息化也使學校人事檔案管理呈現出新的情況及新的問題。

當前學校人事檔案管理中“人檔分離”、管理機制僵化、制度不健全，規范化程度不高、檔案材料收集內容參差不齊，材料歸檔不完善不齊全、內容形式化較重，顯得空洞無物，歸檔標準不統一、檔案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現象比比皆是，沒能充分反映教師的教育教學水平及其科研成果，不僅極大地影響了人事檔案的質量，使其參考價值大打折扣，大大降低了學校人事檔案的利用率，而且不利于學校的人才資源開發、人才的選拔任用及人才培養質量，制約著學校的長遠發展。現代學校人事檔案管理的創新，不僅是時代發展的需要，也是學校實現長遠可持續發展的重要保障。

2 學校人事檔案管理的創新路徑

2.1 完善學校人事檔案管理制度

現代社會中，學校人事檔案管理呈現出新的變化，因此需要不斷完善學校人事檔案管理制度，才能適應新時代的新要求。

各學校可根據《檔案法》、《企業檔案管理辦法》等有關法律法規中的相關規定，充分借鑒同行業其他單位成功的人事檔案管理經驗，同時結合學校人事管理的實際情況，構建起完整、科學且行之有效的學校人事檔案管理制度，對原有的管理制度進行必要的補充及創新。

一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎上，把握重點，對不同崗位人員的檔案進行分門別類地管理，對不同級別管理人員的檔案進行分層次管理，與此同時，對流動性強的人員進行靈活管理，保證學校人事檔案管理工作在依法開展的基礎上，實現有側重、有層次、靈活性地開展，使學校人事檔案材料能真實且全面地反映職工的情況，為人才選用提供有效依據。

二是完善學校人事檔案審核制度，嚴格要求管理人員仔細鑒別轉入的檔案材料，把好材料入口關，對于手續不齊的，應予以補齊，對于信息不準、不規范、有缺漏、涂改的，應予以分類登記并按要求重辦、補辦，直至審核合格后再整理歸檔。

三是完善學校人事檔案整理制度，對學校人事檔案的鑒別、分類及審核進行詳細規定，確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續完備、目錄明晰。

四是完善學校人事檔案借閱制度，需要查閱利用人事檔案的人員應辦理相關手續，并在查閱時提供相關證明，與此同時，還應不斷研究檔案服務的服務新方法，以提升人事檔案管理的效率，增強人事檔案的利用率。

合理、科學、靈活的人事檔案管理機制不但為人事檔案管理工作提供切實有效的依據及參考，而且也是實現人事檔案管理創新的基礎。

2.2 加強學校人事檔案管理內容建設

學校人事檔案為學校選人用人提供真實可靠的參考資料及信息，是難能可貴的戰略資源，為加速學校的人力資源開發、人才競爭及全面發展提供了資源儲備。

當前社會對人才的使用更關注的是其顯示表現，而以往的“重歷史結論，輕現實表現”的人事檔案管理思想已然不適用，因此應不斷創新人事檔案管理，加強人事檔案管理內容建設。學校人事檔案管理的內容不應局限于收集教職員工的歷史材料，應當在此基礎上不斷完善拓展檔案資料的范圍和內容，不僅要注重收集教職工學歷、職稱、思想、工作表現等傳統內容，而且還需動態性地收集教職工的工作業績、教學科研成果等方面的內容，不僅要全面仔細地收集可以反映職工現實業績及近期表現的各項材料，包括教職員工的專業技術水準、個人職業能力、工作表現、工作實績、發展潛能、工作態度、思想道德狀況等，同時也應如實地收集并記載教職員工的缺點，諸如在工作中出現的失誤及違法亂紀現象等問題。

在檔案材料收集的過程中，需要嚴格查閱各項材料的收集歸檔是否齊全，對于普通性材料進行集中收集，對于階段性材料則通過統一布置、統一收集的方法進行收集，對于特殊材料，則采取由相關部門提供及本人查找有效結合的辦法予以收集，確保檔案材料不漏一份，以真實記錄職工的勤、能、績、德等全部經歷，通過全面客觀的人事檔案管理內容反映人才的全貌及職工的實際情況，為學校進行人才選用、人才培養、人才管理提供科學全面的參考，也能有效地促進了優秀人才的自由流動。

2.3 運用現代化學校人事檔案管理方式

運用現代化人事檔案管理方式是實現學校人事檔案管理創新、提高檔案使用價值的重要舉措。

各單位可以根據自身實際情況及行業特點，借鑒行業相關單位的成功案例，充分整合并利用優勢資源，積極引入并開發符合學校人事檔案管理工作點的現代化信息技術，并構建與之相符的信息化管理平臺，開發并利用人事檔案信息資源，進行人才結構、素質上的準確定位、分析、加工、整理，從而為人才管理及培養提供科學的依據。

利用信息化管理平臺進行相關的電子檔案資料收集管理工作，建立人事檔案信息資源庫，將教職工的基本情況、職務職稱情況、教學表現情況、學校培訓情況以及其他情況上傳至信息資源庫中，切實將學校人事檔案中的現實記錄轉化為活的信息，實現教職工的個人檔案信息內容及類別標準化、規范化、動態化，有效施行動態管理，有利于實現人才信息資源的有效共性，便于計算機統計并定量分析學校人才隊伍，為領導決策提高有力依據，為學校人事部門提供可靠人才信息，從而提高檔案數據的利用率。與此同時，通過平臺開設檔案信息內容展示及查詢服務，使檔案信息得以實現收、管、用的有機結合。

升級檔案信息集成管理模式，將學校人事檔案信息資源整合、重組，優化人事檔案信息的服務結構，利用人事檔案信息系統對教職員工的信息、薪酬、保險等各項檔案資料進行統計、錄入、分析、提取、查詢等各項工作，并根據內容及要求形成相應的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，不斷升級并完善人事檔案管理信息系統，提升學校人事檔案信息資源開發利用的深度和廣度，以更為多樣化的人事檔案系統功能，更具個性化的檔案服務全面提升人事檔案管理的水平，為學校人事檔案管理的創新提供路徑。

3 結 語

科學合理且真實完整的學校人事檔案，能全面、準確地反映學校教職工的教學能力、品德素質、業績等，是學校開展人才資源開發、人才的選拔任用、人才培養及各項工作的有用依據。現代學校人事檔案管理應積極探索，大膽創新，通過完善學校人事檔案管理制度，加強學校人事檔案管理內容建設，運用現代化學校人事檔案管理方式等，將人事檔案管理推上新的臺階。

主要參考文獻

[1]王翀.檔案管理理論研究——評《檔案管理學基礎（第三版）》[J]. 中國教育學刊，2015（1）.

[2]郭娜娜.人事檔案管理研究[J]. 科技展望，2016，26（14）.