信息時代檔案管理創新路徑

宋艷

[摘 要] 隨著我國市場經濟的深入發展，科技的不斷進步，信息技術已滲透到社會發展的不同領域里，也對人們的生活造成了巨大改變，以往的檔案管理的方式方法，以及思想觀念已不再適應新時代的檔案管理工作的需要。檔案管理只有不斷創新，才能順應時代的要求，充分發揮出其本身應有的作用。本文探討信息時代下檔案管理的創新路徑。

[關鍵詞] 檔案管理；創新；信息時代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03

0 前 言

檔案是單位工作的第一手參考材料，真實記錄了工作及歷史的情況，為單位的各項工作的開展提供備查的依據，是管理工作的重要內容。隨著現代科學技術的快速發展，互聯網得以普及應用，極大地改變了知識信息的傳播與交流方式，社會已然進入了信息化時代，信息化時代中，人們的生活發生了巨大改變，人們獲取信息與知識的途徑也得以不斷拓展，檔案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息時代的沖擊，面臨著較大的挑戰，只有與時俱進，實現檔案管理的創新，才能順應時代的要求，充分發揮出其本身應有的作用。隨著信息化時代的快速發展，檔案管理的信息化建設成為檔案管理事業發展的一個必然方向，因此對案管理信息化建設的價值意義進行首要的分析是關鍵，只有在一定程度上提高人們對檔案的價值認識，提高人們的關注度，才可以讓人們不斷去認識檔案管理存在的問題，以糾正其存在的不足。本文將對存在的問題進一步分析，并深入研究當前我國實行檔案管理的信息化建設的創新途徑，以從根本上提高對信息時代下的檔案管理。

1 信息化時代下檔案管理的價值

檔案管理的信息化建設主要指利用計算機網絡，讓檔案的生成速度得到非常顯著地提高，在不同類檔案中實現對系統的檔案、資料實現分類管理，讓使用者可以實現對檔案查詢或者更好的對檔案使用，以此全面發揮好檔案作用的目的。在企事業單位中，實現檔案管理環節信息化，也是實現檔案高效管理的必然發趨勢，讓其檔案的管理工作內容信息量變得更大、事實性增強，以及提高了更新的速度等優勢特點。但是在企事業單位檔案管理信息化發展過程下，最關鍵性工作就是要保證檔案內容的完整性和安全性，以便于相關部門可以快速便捷地使用與查詢檔案。這樣的管理方式比以往的檔案管理有了一個質的飛躍。可以說以后的檔案管理將會是更加標準化、規范化與科學化。

信息化時代下檔案管理的價值體現，一方面通過對文獻信息的二次加工，可以有效的縮短檔案的加工時間，以此提高信息的有效性。尤其是對原始檔案資料的保護更加有利，通過利用計算機對文檔進行掃描，以電子文檔的形式做好保存工作，方便工作人員以極快的時間進行調閱使用。這與以往傳統檔案管理模式相比，杜絕了過去檔案原件過多被借閱而可能出現的損壞或丟失的情況發生，從而更好的保護原始檔案資料。尤其近年來，計算機的發展，各種計算機軟件的開發出來，已經實現了對檔案資料的著錄、分類整理與調整，從勞動強度與難度方面都大大減少檔案管理人員的工作，還提高了對檔案管理工作的效率，大大改善了檔案的歸檔方式。另一方面檔案管理的信息化建設是一次性投入資金就可以完成的，而達到的目的就是無數次的獲得結果。采取信息加工的方式，可以補檔案管理過程中存在的資金缺乏的問題。同時進行信息化的建設能夠彌補傳統檔案管理模式下表現出的一些不足，尤其是利用計算機軟件可以把檔案信息更加快速及時的錄入、檢索和提取，最顯著的改變就是省去了大量存儲空間、以及縮短了對檔案檢索查閱時間等，讓檔案資料的利用率與檔案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立檔案的信息化的優勢就是利用計算機平臺，把信息成果及時在相關網站中公布，讓人們可以隨時關注一些新情況，新變化。

2 信息時代檔案管理現狀

首先，在長期思想理念的影響下，檔案管理的管理理念仍比較落后，仍存在重保管、輕利用的思想，檔案管理還是以保管為目的、以案卷不丟失為思想意識，比較安于現狀的思想意識較深，檔案管理工作停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開放意識淡薄，創新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐。

其次，檔案管理機制較為陳舊。大多數單位的檔案管理工作的內容較為單一，檔案管理內部的競爭機制及激勵機制不盡合理，工作人員的工資福利待遇不高，其工資分配與實際工作量、工作能力、工作方法、管理人員的素質不對稱，也沒有建立起行之有效富有針對性的考核制度，致使檔案管理人員缺乏競爭意識及市場服務意識，對自身的工作價值認識不足，工作積極性不高，責任感不強，工作中表現散漫，敷衍了事，缺乏創造性，管理工作低效被動。

再次，檔案的利用率不高。檔案管理工作在單位各項工作中起著重要的輔助作用，只有實現檔案信息資源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分發揮檔案的作用，為單位帶來巨大的經濟效益。而當前大多數單位由于對檔案工作重視不足，意識不高，導致檔案工作的主動性、針對性和時效性不強，甚至時有發生檔案收集不齊全、整理不規范、歸檔移交不及時等狀況，檔案利用率不高。

3 信息時代下檔案管理的創新路徑

檔案事業的發展出路關鍵在于創新，創新是一個民族發展的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，也是推動檔案工作發展的原動力。在當今信息化社會環境下，社會衍生的信息和社會對信息的需求呈幾何數量的增加，這對要利用檔案信息為社會發展提供服務的檔案工作提出了一個非常殘酷的考驗，只有全面發揮好計算機網絡系統處理與傳輸信息速度快、自動化程度高、可控性強、信息共享面廣等優勢，才可以全面的滿足社會需要。尤其是隨著各種高科技出現的層出不窮，如內存盤，光盤、芯片等新型記錄載體、介質的出現，讓檔案數據的存儲變得更加的多樣化，這樣以前以紙張為檔案載體“一統天下”的局面被弱化了。而電子文檔的出現，也改變了對文件的存檔，歸檔，提取方式，也意味著檔案的管理和利用，以及服務的理念、機制、手段和模式等要跟著當前最前沿的科學技術的發展及時創新。

3.1 管理理念的創新

在全球化與信息化時代下，知識以爆炸性的形式增長，人們對檔案資料及信息的需求越來越高，要求檔案信息的種類更為豐富，提升獲取檔案的速度更快等，檔案管理只有不斷創新管理理念，才能順應現代化社會發展的需要。

首先，要提高對檔案管理工作的認識，單位領導組織學習相關的檔案文件，充分認識到檔案工作這項基礎性管理工作的重要意義，并根據單位實際，制定出切實可行的檔案制度，從上到下加強落實，保證檔案形成的各項環節都能順利開展。

其次，改變以往“等、靠、要”、安于現狀的思想意識，以服務的理念來指導工作，改變以往等待用戶上門查詢的狀況，以主動、公開、直接、超前的服務工作主動地貼近用戶，關注用戶的需求，轉變重保管輕利用的落后觀念，以滿足用戶的需求作為檔案管理工作的出發點，圍繞用戶需求進行檔案的收集、整理、保管、利用、編研等工作的創新和重構。

再次，信息時代下，檔案管理工作人員應緊跟時代的步伐，不斷擴展檔案工作服務的視野，提升服務創新的能力，更新服務方式，豐富服務的手段，充分發揮檔案的應用服務功能。

3.2 管理機制的創新

信息時代下，檔案管理應結合自身實際發展情況，不斷創新管理體制，以充分發揮檔案的利用率，充分實現檔案管理服務于社會、單位業務的功能。

首先要創新人才機制。人才是檔案管理工作創新的核心資源，是檔案管理工作的行為主體，信息時代對檔案管理人才隊伍提出了更高的要求，而檔案管理人才隊伍的素質也對檔案工作的創新起著關鍵的作用。人才機制的創新需要檔案管理部門根據檔案工作實踐的發展，不斷加強人才隊伍的培養教育，完善人才培養機制，提升人才培養的實踐性及前瞻性。與此同時，在部門內部營造人盡其才的創新氛圍，不以資歷論成敗，重視人才的潛力，促進人才的發展。

其次，要創新競爭機制，將競爭機制引入到檔案管理部門當中，為部門的用人管理注入生機，在檔案管理的各項關節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，以充滿生機與活力的競爭協調氛圍，充分調動起檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的效率，促使檔案管理人員不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以順應信息時代的需要。

再次，創新懲獎機制。加強對檔案管理人員的管理與考核，考察檔案管理人員在工作中的各項表現，給予工作表現優異、成果顯著且具有創造性的工作人員以積極正向的獎勵，對于那些工作態度、責任感一般的人員以適當的督促，構建檔案部門內部良好的工作氛圍，切實實現檔案管理各項工作的有效開展，全面提升檔案管理的水平。

3.3 管理手段的創新

信息時代下，檔案管理應不斷創新管理的手段，從而提升檔案管理的工作效率、管理水平及服務質量。

首先，充分借鑒并利用現當代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結，發展，形成科學合理的現代化檔案管理體系。

其次，充分利用現代化的先進技術手段、設備、技術成果、管理工具，提升檔案管理工作的現代化水準，為檔案管理工作注入先進的技術力量。例如充分單位內部網站制作檔案管理網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，或是利用現代技術歸檔電子文件，在網頁上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，匯編相關檔案管理專題，開展供數據庫查詢、在線咨詢、信息交流等多種服務方式，提升檔案的利用率。充分利用現代化及多樣化的服務手段，實現檔案管理工作及服務的全面性，促進檔案管理走向更高的層次、水平，充分實現檔案管理人員的自我價值，增加檔案部門的信息容納量，有效提升檔案管理工作的效率。

4 結 語

信息化是當今世界經濟與社會快速發展的一大趨勢，進行檔案信息化建設，也是適應社會信息化發展的必然要求。也可以說檔案信息化建設是新世紀檔案工作賦于的嶄新內容，為檔案工作帶來了一個新的發展機遇，同時也帶來了挑戰。面對落后的檔案管理理念，重保管、輕利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開放意識淡薄，創新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐，這些都會阻礙檔案管理的健康發展，因此需要對檔案管理信息化建設的價值與意義進行分析，同時對于存在的問題進行討論，并研究探討當前我國實行檔案管理的信息化建設的創新途徑，從根本上提高信息時代檔案管理工作的效率與效困。

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