新形勢下高校科研檔案管理的創新

許建華

[摘 要] 隨著高等教育的不斷發展，給高校科研檔案管理工作提出了新要求。高校科研檔案通過記錄歷史科研活動，進而為今后科研活動的開展提供具有較高參考價值的檔案資料，其體現著高校的教育水平和科研水平。文章主要探究在新形勢下高校科研檔案管理的創新思考。

[關鍵詞] 新形勢；高校科研檔案管理；創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作為我國科研的主要陣地，其科研水平影響著我國教育事業的發展，同時，高校科研檔案的管理影響著高校的教育水平和科研水平。此外，隨著社會的不斷發展及高等教育的不斷進步，科研項目急劇增長，這給高校的檔案工作提出了挑戰。當前高校科研檔案管理工作存在一些問題，如：管理人員素質不高、管理制度不完善、檔案利用效率比較低等問題，這就需要高校不斷創新科研檔案管理，進而滿足社會的需求，促進高校的健康發展。

1 高校科研檔案的特點

高校科研檔案指對科學研究實踐活動中產生的具有極高價值的數據、文字、圖像、音頻、視頻等進行科學整理歸檔，最終形成的檔案材料，主要包括：（1）國家的實用專利與發明專利；（2）橫向課題，關于社會經濟效益；（3）關于國家、省市及地方的縱向課題。高校科研檔案記錄著學校一直以來的科研活動，為將來高校的發展提供重要科技信息資源，極大程度上對高校的長遠發展起著推動作用，并對高校的教育水平與科研水平進行直接反映。高校的科研檔案主要分為：科研項目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案。此外，高校科研檔案作為一種原始信息的載體，完整記錄了大量的科研成果，通過科技技術能夠最大程度的發揮檔案中的信息資源，進而促進高校教育事業與科研事業的發展。

2 高校科研檔案的意義

2.1 保障高校的教學工作與管理工作

高校科研檔案在高校整體工作中占重要地位，代表著高校的輝煌歷史與發展進程，保障著教學工作與管理工作的順利開展。其管理工作記錄著一直以來高校的科研資料，并為今后高校科研工作人員開展科研立項、申報、研究過程、科研結題及評獎、評優提供最具原始價值的憑證，并提供可靠、真實的信息資源。高校通過科研檔案能夠對課題前期的研究狀況進行深入了解，再結合了解內容進行課題科研活動。

2.2 保障學校的發展及教學質量的提高

高校將培養符合國家與社會發展需求的優秀人才作為主要任務。高校教師能夠通過利用科研檔案豐富自身學識，改進自己的教學方法，并能夠向學生傳授更加全面的知識，進而提高教學質量，促進學校的健康發展。

2.3 高校開展科研管理的根本依據

從高校科研檔案的內容與形式來看，其主要是科研項目開展過程中形成的檔案材料，其中包含文字材料、音像材料、經費使用情況、財務賬目等，相關科研項目配套檔案材料是高校科研檔案管理的重要部分。科研檔案作為高校科研檔案管理工作的憑證，高校開展科研管理需要對科研項目開展中前期檔案材料、中期檔案材料和后期檔案材料進行科學合理的歸檔，進而保證科研檔案管理工作的順利進行[1]。

3 新形勢下高校科研檔案管理的現狀

3.1 缺乏科研檔案歸檔意識

我國對檔案及科研檔案規定：一方面，對于相關規定的立卷歸檔材料，必須依據規定定期向檔案管理人員上交，任何人不能夠將其據為己有；另一方面，對于科研項目開展或完成階段，需要對原有材料進行整理，并在審查后進行歸檔。

目前，有部分高校在科研檔案的歸檔意識比較薄弱，沒有充分認識到科研檔案歸檔的重要性。在開展科研項目過程中會存在一些現象，如：有的科研人員會將科研的最終資料據為己有，有的科研人員會推遲上交一些珍貴材料、專利證書、論著等科研材料；這些現象是缺乏科研檔案歸檔意識，將導致高校科研檔案存在不完整和不穩定的問題，進而影響高校科研檔案的管理工作。

3.2 不完善的科研檔案管理制度

當前，高校科研檔案管理制度的制定主要是依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》。然而這種管理制度在實際運用中并沒有很好的效果，約束性較低。特別是高校科研檔案管理部門在實施檔案上交工作時，往往只是通過解釋、口頭、說明的形式進行，就導致了科研管理工作的開展難度加大。

3.3 科研檔案管理相關人員素質較低

據調查，高校科研檔案管理的相關人員中較多是兼職，而具體的專業性全職人員比較少；同時，其中兼職人員往往沒有經過專業培訓就上崗，且人員流動較快；全職人員由于人數較少，其在科研檔案管理工作中工作量就較大，而其精力與時間都是有限的，這就會導致科研檔案管理工作出現一些困惑和問題。此外，伴隨教育事業的快速發展，科研項目越來越多，這也使得高校科研管理工作量不斷加大，但管理人員的不足將大大地降低高校科研管理工作的質量。

3.4 較低高校科研檔案利用效率

由于科研項目具有較強的專業性、較深的研究程度及領域較廣等特點，而科研檔案的管理人員對諸多的知識與學科難以全面了解；此外，高校科研管理工作人員存在落后的工作手段、開發能力低、檢索落后、信息意識較低等問題，這些因素就會導致高校科研檔案利用效率較低[2]。

4 新形勢下高校科研檔案管理的創新思考

4.1 增強科研檔案歸檔意識

在高校科研檔案管理工作中，增強相關人員的科研檔案歸檔的意識能夠有效地提高高校科研檔案管理工作的質量，有利于將高校科研活動準確地、真實地記錄，進而更好地為高校開展科研項目服務。對于科研檔案的管理人員而言，由于其負責著整個科研檔案管理工作，因此，高校應重視對科研檔案管理人員的教育，使其樹立正確的科研檔案管理的意識，并使其認識到高校科研檔案材料歸檔的重要性，進而使科研管理人員的專業能力與服務水平不斷提高，更好地高校科研檔案管理工作服務。

4.2 完善的科研檔案管理制度

高校科研檔案管理必須具有制度化與常態化，具體做到：（1）制定切實可行的科研檔案收集、接收、整理、儲存、開發利用與管理等方面的規章制度，要求高校科研檔案管理工作必須做到有范圍的歸檔、有標準的立卷、有規定的借閱、有措施的管理，并將紙質材料和電子材料同時進行歸檔，進而使高校科研檔案管理更具有客觀性、準確性、完整性、規范性；（2）建立健全科研獎勵機制，積極鼓勵科研人員及時主動上交科研檔案材料，并制定嚴格的歸檔標準與措施，向科研人員普及檔案管理的法制教育，進而促進高校科研檔案管理工作更加科學與規范；（3）利用先進的科技手段完善科研檔案的管理，將計算機、多媒體等引進高校科研檔案管理的各個環節中，加快對檔案材料的收集與整理，進而實現科研檔案管理的標準化、規范化，同時還能夠嚴格做好檔案的保密工作。

4.3 提高科研檔案管理人員水平

面對高等教育的不斷發展，科研檔案呈多元化的方向發展，這就需要科研檔案管理人員具備比較專業的相關理論知識與先進的信息技術，并充分了解國家檔案管理的相關法律法規。具體做到：（1）組織科研管理人員進行專業培訓，進而提高管理人員的檔案管理能力與水平；（2）要求科研檔案管理人員具備良好的職業道德修養，并不斷豐富自身的專業知識，進而提高自己的業務能力，更好地為高校科研檔案管理工作服務。

4.4 提高高校科研檔案利用效率

（1）高校科研檔案管理人員樹立檔案服務代管理的工作理念，摒棄“重藏輕用”的傳統思想，應該具有與時俱進的檔案服務意識與檔案創新管理措施；（2）高校對科研檔案管理投入充足的資金，使高校科研檔案管理人員能夠具有創新的工作手段、較高的開發能力、先進檢索、較高的信息意識，進而讓科研人員能夠及時的獲取科研檔案材料，并對科研檔案資料進行充分利用；（3）高校與相關科研機構共同創建科研檔案資源的共享平臺，進而使高校科研成果的信息與其他機構科研成果的信息實現網絡資源共享，使高校科研成果的社會效益與經濟效益得到更好地發揮[3]。

5 結 語

總之，在新形勢下，高校科研檔案管理部門需要及時認清自身的不足，跟上時代的步伐，創新高校科研檔案的管理模式，進而提高學校的教育水平和科研水平。同時，高校科研檔案管理人員需要不斷提高自身專業能力，進而更好地為高校科研檔案管理工作提供服務。

主要參考文獻

[1]彭插三.高校科研檔案管理體系構建的系統管理研究系統管理研究[J].北京檔案， 2016（6）：32-33.

[2]王建宇.淺析高校科研檔案存在問題及對策[J].檔案天地，2017（1）：42-53.

[3]盛媛.新形勢下高校科研管理工作創新研究[J].管理觀察， 2015（14）：134-135.