淺談辦公室工作中信息的反饋與有效溝通

趙海燕

【摘要】辦公室工作信息的反饋，實際上做的是人際上的事情，是人際上的溝通。是指為了一個設定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共識的過程。干好辦公室這項工作需要具備基本的專業知識、協調和溝通能力，特別是掌握有效溝通的諸多技巧并靈活運用，才能成為一名合格的辦公室人員。

【關鍵詞】反饋；有效溝通；傾聽；看法；批評；認同

在企業辦公室，上傳下達是一項非常重要的工作，這種信息的反饋工作，實際上是與人打交道的過程，是人際上的事情，也是人際上的溝通。而人是感性的，多變的，每一個人的思維都是不一致的，因此，下情上報，上情下達，上下溝通這項工作就不是那么簡單的事情了，因此反饋及有效溝通是必不可少的，而做好反饋及有效溝通就不是那么容易的事情了。下面本人就多年辦公室工作經驗，淺談一下辦公室工作中信息的反饋與有效溝通。

一、反饋和有效溝通的釋義

所謂反饋，泛指發出的事物返回發出的起始點并產生影響；所謂溝通，本義是使兩方能夠連接，缺乏主動性，所以我們需要的是在反饋的過程中做到有效的溝通，而所謂的有效溝通，是通過聽、說、讀、寫等各類載體，通過會見、對話、討論等各種方式將思維準確、恰當地表達出來，以促使對方接受，有積極主動的意味。

二、工作中我們要進行反饋和有效溝通的原因

其一，當人作為信息接收者的時候，會根據自己的理解進行轉換，這種轉換可能是正確的，可能是相似的，也可能是相悖的。而且，還有一種可能是，理解對了，因為不同人，思維路子不一樣，就像解決數學問題一樣，有很多不同的解題思路，如果不進行及時的有效溝通，也會造成誤解，嚴重的話，會引發沖突。其二，人作為感性動物，有天然的領域認知，就是每個人都需要自己的私人空間，如果是一個陌生的人，或者是不夠熟悉的人闖入了該領域，被接受的程度就差，如果這樣情緒用于工作中，那么彼此的融洽度不高，工作質量就會大打折扣，工作效率也會不高。其三，有效的溝通可以更加快捷地完成好工作，避免不必要的干擾（如個人的思維方向、處理方法、個人能力、個人情緒、完成進度等等）在事情處理中影響工作效率和效果。我們辦公室的領導就經常說，反饋不及時，溝通上存在問題，工作就會不暢通，這會影響后續工作。

三、信息的反饋與有效溝通的方法

（一）學會當一個傾聽者。傾聽，不是簡簡單單地聽就行，這是一個反饋和溝通中相互的過程，而是帶著我們個人的特色，在一個溝通的過程中，我們要盡量選取一個對的時間，營造一個好的氛圍，表達出我們的溝通意愿。同時，個人要打扮端莊整潔大方，清清爽爽的氣息，微笑的表情，專注的眼神，適時地表達意見，這才是一個正確傾聽的態度。

（二）認同傾訴者溝通。我們要充分認可對方好的一方面，更能夠讓別人接受你們之間的溝通，從而提升對方的工作積極性和工作意愿等，有時候工作態度也會決定工作質量的好壞。當然，這種認同，必須是實事求是存在的，每個人都需要別人看到自己的閃光點，不喜歡別人不切實際的虛偽贊同。我們辦公室的領導就經常表揚我說：某某某在自己分管的工作上面經常提醒我什么時候該做什么了，讓我能夠在期限內履行好自己的工作職責，這非常好。領導事情多，很多時候需要我們把握好工作的進度，適時提醒他們，是我們辦公室人員的職責。

（三）提出自己正確的理解。正確的反饋和有效溝通還需要適時地提出自己的看法。當然，我們首先要對這件事情有所了解，要根據事實有理有據地談自己對這件事情的理解，提出自己的意見和建議。合適的意見和建議會對事情的處理有著良好的導向作用，有助于人際間相互了解和融合，同時也有助于工作效率的提高。特別是上位者，如果能夠很開放地談及自己對事情的想法和感受，更能夠促進事情的有效解決，模棱兩可的態度、模模糊糊的表達方式會讓溝通的對方感到無所適從，接收不到明確的信號，最后靠揣測來完成的工作，很難達到好的程度。當然，能聰明解讀他人想法的人不在其中，這畢竟只是少數。

四、如何做到有效溝通

要做到有效溝通，需要我們充分利用我們的肢體語言和語言表達，在合適的場所做出適當的舉止、合適的稱謂和合適的語言，會對溝通起到非常重要的作用，稱謂要根據場合和親疏度而定，而語言中，合適的修辭、適當的幽默、俗語的適當應用以及適度的煽情都會對我們的溝通起到畫龍點睛的作用。

總之，辦公室工作具有其特殊性和繁瑣性，要想當好辦公室工作人員這個角色，做好辦公室工作，正確反饋和有效溝通至關重要。這需要我們找準溝通點，也就是說要學會處理方方面面的關系，擺正自己的溝通位置；也需要我們在部門與部門之間、上級與下級之間、下級與上級之間的聯系與交往中協調好、落實好每一項工作，做好每一件事情的反饋和有效溝通。

做好辦公室工作的反饋和有效的溝通，能使我們的工作環境變得輕松愉快，讓我們在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。所以，提升辦公室工作人員的反饋能力和有效溝通能力，在我們的機關工作技能中，勢在必行。

【參考文獻】

[1]范晟晟編著.一分鐘有效溝通，長春：北方婦女兒童出版社，2014，6.

[2]（德）漢斯-于爾根.克拉茨著.反饋技巧.周靜譯.北京：中國鐵道出版社，2010，12.