對新建本科院校二級學院教學秘書工作的探究

胡洪可

【摘 要】部分新建本科院校升級后，二級學院教學秘書工作量增加，工作難度增大，同時存在教學秘書壓力大、職業(yè)發(fā)展空間受限、業(yè)務(wù)能力偏弱等問題。根據(jù)這個情況，對教學秘書工作崗位的現(xiàn)狀進行分析，明確教學秘書的崗位職責，提升二級學院教學秘書綜合素質(zhì)，以保障二級學院教學管理工作的順利進行，進一步促進學院本科教學管理水平。

【關(guān)鍵詞】二級學院；教學秘書；崗位職責；現(xiàn)狀分析；能力提升

教學質(zhì)量是衡量高校實力的重要指標之一，教學管理水平的高低也直接影響教學質(zhì)量。作為新建本科院校，面臨著學校升級時間短、高層次人才缺乏、教學資源相對緊張、本科教學管理經(jīng)驗不足等問題。在學校發(fā)展初期，為了快速解決這些問題，學校主要把精力放在高端人才引進、師資隊伍建設(shè)、教學資源建設(shè)、學校知名度提升等方面。教學秘書作為學校最基層的一線教學管理服務(wù)人員，承擔著二級學院大量繁瑣的教學管理工作，是學校教學管理服務(wù)隊伍不可或缺的一支力量。但是在目前新建本科院校，教學秘書工作量繁雜、工作壓力大、業(yè)務(wù)能力偏弱等問題，同時在職業(yè)發(fā)展上缺乏一定的上升空間，容易對教學秘書本人和學院教學管理帶來一定消極影響。因此對新本科院校二級學院教學秘書現(xiàn)狀進行分析，找出工作過程中存在的問題提出針對性的解決方法和措施，從而提高教學秘書的工作效率和業(yè)務(wù)水平。

1 教學秘書的崗位職責

（1）協(xié)助做好學院領(lǐng)導、學校教務(wù)處等職能部門下達的工作。教學秘書首先要充分發(fā)揮橋梁作用， 協(xié)助學院領(lǐng)導做好工作安排，組織安排好各項教學活動，使學院教學活動規(guī)范有序。

（2）完成二級學院日常教學工作。主要工作有，協(xié)助教務(wù)處進行教學任務(wù)下達、教材征訂，負責組織本院教師教學改革、科學研究等項目申報工作；組織安排每學期緩考、補考、重修、期中期末考試工作；每年完成新生學籍和在校生學籍注冊，完成每屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格審核上報工作；負責對教師進行考勤、調(diào)代課統(tǒng)計；組織學生英語、計算機等級考試報名等。

（3）協(xié)助學院領(lǐng)導做好教學檢查以及監(jiān)督工作。協(xié)助教務(wù)處進行日常教學檢查和期初、期中、期末等教學檢查，規(guī)范教學過程，保證良好的教學秩序和教學質(zhì)量。同時定期收集教師和學生對教學方面的意見和建議并向?qū)W院領(lǐng)導、各職能部門進行反饋，使問題得到及時解決。

（4）做好各類教學檔案管理、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計。二級學院的教學檔案是教學活動開展的重要記錄， 檔案是否完善， 直接影響教學活動過程是否能被真實地反映。教學秘書必須做好教學管理文件、教學資料歸檔及保存工作。同時要完成教學管理中統(tǒng)計報表、基本數(shù)據(jù)的整理工作，完成各類數(shù)據(jù)平臺的信息填報，年終要對學院教師的教學成果、科研成果、培訓信息進行匯總統(tǒng)計。

以上這些復雜又繁瑣的工作，突顯教學秘書在整個教學管理中舉足輕重的作用，教學秘書只有準確找到自身定位才能更好的提高工作效率。

2 教學秘書工作崗位的現(xiàn)狀分析

（1）教學秘書工作強度大，內(nèi)容繁雜，工作效率偏低。教學秘書要服務(wù)于教學、服務(wù)于師生，既要在規(guī)定時間各項日程教學工作，又要站在教師和學生的角度考慮問題，主動為他們提供一切可能的幫助，同時應(yīng)對著許多復雜具體的事務(wù)性工作，再加上新建本科院校各種評估工作的開展進行以及各類項目的申報，教學秘書的工作量日益增多，工作強度過大，使得教學秘書經(jīng)常處于不能專心完成某一項任務(wù)，導致工作效率低。

（2）職業(yè)發(fā)展空間有限，壓力大。教學秘書的工作雖然是一項繁重的工作，但短期內(nèi)看不到具體的、直接的成果，難以對工作業(yè)績進行考核，導致學校對二級學院教學秘書的教學管理工作卻缺乏重視，教學秘書自身的價值和個人定位難以體現(xiàn)，工作中也缺少進修、培訓、交流的機會，職業(yè)發(fā)展的空間較小。同時教學秘書由于工作繁雜容易產(chǎn)生因害怕工作失誤導致教學事故引發(fā)的焦慮心理，精神壓力較大。

（3）教學秘書業(yè)務(wù)能力需要進一步提高。教學秘書需要掌握一般知識技能和專業(yè)知識技能，一般知識技能包括組織協(xié)調(diào)能力、溝通交流能力、書面寫作能力等。專業(yè)知識技能包括文秘知識、檔案管理知識、高校教育管理學基本原理與基本知識、所在院系所轄專業(yè)的專業(yè)基本知識[1]。新建本科院校在發(fā)展過程中要進行新專業(yè)申報，因此面臨著一些新的問題和挑戰(zhàn)，對教學秘書的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力也有著更高的要求，需要具備多種知識和技能才能勝任，但在目前各大高校從事教學秘書工作的人員中，要么缺乏相應(yīng)學科的專業(yè)知識，要么缺乏相關(guān)的管理學或教育學知識。所以教學秘書在工作中應(yīng)該加強教育學、管理學、所在院系所轄專業(yè)專業(yè)知識的學習，進一步提高業(yè)務(wù)能力。

3 如何提升二級學院教學秘書綜合素質(zhì)

（1）領(lǐng)導重視，完善教學管理體系。

以筆者所在的新建本科高校為例，在實際的教學管理過程中，教學工作任務(wù)都是由教務(wù)處多個科室直接向二級學院教學秘書下達，除了部分需要學院領(lǐng)導審批的事項，其他工作都由教學秘書在規(guī)定時間內(nèi)完成后向教務(wù)處呈報[2]。這種直接對接的工作方式使得二級學院領(lǐng)導在教學秘書層面完成的工作不能全面了解，加上學校其它職能部門下達的任務(wù)及二級學院辦公室日常事務(wù)工作，教學秘書的崗位職責繁多。因此高校及有關(guān)職能部門領(lǐng)導必須提高對教學管理的認識，權(quán)責明確，理順教務(wù)處、其它職能部門、二級學院、教學秘書等多重對象之間的關(guān)系，完善教學管理體系。

（2）加強學習，提升自我。

作為一名二級學院的教學秘書需要具有一定的溝通組織能力、文字功底、協(xié)調(diào)能力等。一要加強學習，提升自身素質(zhì)；二要具備良好的學習習慣，工作上善于學習，善于思考，不斷地提高自身業(yè)務(wù)能力。三要工作中做到認真負責、積極主動，工作上盡心盡力。四要具有良好的與人溝通能力，在工作過程中對待同事有親和力又要能堅持原則，要善于與同事溝通。最后做到工作細致、吃苦耐勞，教學秘書工作繁雜，工作上做事要沉穩(wěn)、細心并富有耐心，學會快速處理好各項繁雜的事物關(guān)系，提高工作效率。

（3）良好的服務(wù)師生意識。

教學工作是學院的中心工作，而為師生服務(wù)是教學秘書的主要工作任務(wù)，教學秘書作為一名一線教學管理服務(wù)人員，首先應(yīng)該具備愛崗敬業(yè)的服務(wù)精神，就二級學院教學秘書而言，在服務(wù)教學方面大量的工作都是具體的事務(wù)性工作，工作更是要落在實處，所以要完成好各項日常教學管理工作，要用心去為學生和教職工服務(wù)。

【參考文獻】

[1]鄭艷秋.對高校二級管理體制下二級學院教學秘書工作的思考[J].科學管理，2012（9）：13-15.

[2]楊曉捷.論二級學院教學秘書的教學管理及職業(yè)素養(yǎng)提升[J].齊齊哈爾師范高等專科學校學報，2015（5）：106-107.

[責任編輯：朱麗娜]