科技檔案信息化建設的思路

摘 要：現代管理的一個重要特征就是信息化，實現檔案管理的信息化建設已經成為當前檔案管理事業的必然發展趨勢。所以，檔案管理工作必須與新時期的發展需求相適應，并及時對策略進行調整。本文基于科技檔案信息化管理的必然性，針對目前科技檔案信息化管理中凸顯出的問題，提出幾點加強科技檔案信息化建設的措施與建議，以實現檔案管理信息化水平的明顯提高。

關鍵詞：檔案 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0051-01

引言

檔案是當前人類非常重要的歷史文化遺產，對檔案進行信息化管理能夠提供高效、優質的檔案信息服務。目前，社會信息化加速發展，企業的檔案管理意識也有了明顯提高，與此同時，對檔案管理也提出了更加嚴格的要求。實現檔案的信息化建設，能夠使檔案管理工作更加規范化、標準化與數字化。檔案信息化建設工作作為新時期檔案管理部門的一項基礎性工作，必須引起相關領導與部門的高度重視，積極采取有效措施加強檔案信息化建設，以穩步推進檔案管理工作的快速發展。

一、實現科技檔案信息化管理是時代發展的必然要求

人類社會專門通過檔案對其實踐活動狀況進行記錄，該項工作在傳承歷史文明過程中發揮著不可替代的重要作用。就企業而言，其管理體制并不是從一開始就有的，也不是固定不變的。早期我國檔案管理工作大都處于一種相對分散的狀態，由分散至分管，再由分管至集中，最先成立了科技檔案室與文書檔案室，之后兩者進行合并建成檔案館與綜合檔案室等。截止21世紀初期檔案管理體制實現了三次飛躍，并逐漸成立了相對集中與統一的檔案管理體制。在不斷變革的檔案管理體制當中，檔案管理與技術革命及環境狀況等之間仍然保持著密切聯系。企業的檔案管理也緊跟時代的步伐，特別是21世紀以來，電子計算機網絡技術的普及應用是人們更加迫切的尋求方便、快捷、高效的檔案管理方式，因此，提高了檔案管理信息化建設的要求。信息時代的加速發展又一次沖擊了檔案管理水平，使各大領域實現檔案信息化建設勢在必行。

二、當前科技檔案信息化管理存在的問題

1.缺乏信息化建設意識

科技檔案信息化建設是各企業單位進行數字化建設的重要組成部分，然而部分企業單位不夠重視新時期檔案信息化建設的緊迫性、重要性與必要性，突出體現為：①并沒有針對檔案信息化建設開展相應的研究會議，也沒有將其列入企業單位行政的議事日程；②也沒有形成相對統一的具有權威性的制度文件③檔案信息化l建設的組織機構與專項經費缺乏；④在信息化人才引進方面并沒有較好的落實人員編制狀況等。其中核心問題表現在相關單位領導不夠重視檔案信息化管理，將該項工作處于可做可不做的非重要地位。另外，還與檔案管理工作人員安于現狀、思想守舊等狀況有關，他們對檔案管理缺乏深刻的認識，管理意識相對薄弱，對科技檔案管理信息化的發展速度產生直接影響。

2.設備、技術與資金缺乏保障

要想實現檔案信息化建設不能僅僅停留在書面上，必須具備充足的設備、技術與資金等方面的投入。其中硬件設備與專業軟件在檔案信息化建設過程中占據基礎地位，缺少現代化的技術與設備，就不用提及檔案管理的信息化建設。硬件設備主要指的是計算機、網絡設備、掃描儀等，專業軟件主要包括檔案信息處理系統、信息數據庫及與其相關的程序等。但是上述設備與技術都必須要由足夠的資金支持。目前，盡管一些企業單位已經逐步完成了局域網建設，但是檔案管理信息化并沒有完全普及，也就是并沒有充分利用網絡做好檔案管理工作。通常情況下，多數企業單位存在著資金不足等問題，直接導致硬件設備及相關的軟件欠缺，進而對其開展檔案信息化建設工作產生直接影響。

3.檔案信息化利用程度較低

檔案信息化建設的目的在于實現信息資源的數字化，進而使檔案管理工作逐步實現數字化、規范化與社會化。用數字化檔案來替代紙質檔案是當前檔案信息化建設的基礎工作之一，但是開展這項工作并不是很容易，主要是由于①企業單位缺乏設備；②沒有專門的檔案管理人員。對于一些企業單位而言，盡管經濟條件得到明顯改善，且該項工作也引起領導的高度重視，并通過多種途徑進行融資以購買軟件設備，但是往往由于開發不到位等問題導致檔案信息化利用程度不高。

三、科技檔案信息化建設的兩點思路

1.增強檔案管理信息化建設重要性的認識，并對管理制度進行落實

將檔案管理工作置于企業單位發展與管理的重要地位，通過檔案管理相關的法規制度等引起相關人員對檔案管理工作的高度重視。作為企業單位的領導針對檔案管理信息化建設必須要有明確的認識，具備長遠的目光，且發展思路要清晰，還要積極采取有效措施對工作人員的檔案管理意識進行強化。領導應當起到模范帶頭作用，帶領工作人員學習相關的法規制度，還要針對實踐工作積極總結與交流，以切實提高工作人員對檔案管理信息化建設重要性的認識，并對管理理念進行創新。另外，認真落實檔案管理制度也非常重要。就設備配備而言，要結合工作實際，在對現有設備進行充分利用的基礎之上，也要引進合適的先進的設備。要想實現檔案自動化檢索與網絡化傳遞，就必須擁有計算機、移動硬盤、掃描儀等多種硬件設備，以切實體現出企業單位對檔案管理工作的高度重視與大力支持。

2.運用現有技術手段，積極主動工作

檔案管理工作不能僅僅依賴等、要與靠，要使檔案管理工作人員的主觀能動性得到充分發揮。在技術、能力與服務水平上有所突破，爭取依靠實力來贏得領導的大力支持。所以，檔案管理工作人員必須積極主動從事各項工作，在檔案管理歸類、查詢等傳統工作完成之后，還要加強學習，認真考察相關設備，并對其進行熟練運用，還要結合本企業單位的實際狀況，爭取使提供的服務達到快速、準確與高效，用高質量的工作贏得相關部門與領導的支持與鼓勵。

參考文獻

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作者簡介：李文瓊（1963年11月-）女，土家族，大專，檔案館員，從事檔案管理方面工作。