數(shù)字化時代檔案服務(wù)模式的探討

陳松

摘 要：數(shù)字時代的檔案服務(wù)不僅要把檔案服務(wù)當(dāng)做品牌來經(jīng)營，還要打造一支可持續(xù)發(fā)展的人才隊伍，同時在產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)安全、產(chǎn)品效益、資源規(guī)劃等方面加強(qiáng)研發(fā)，才能確保數(shù)字化時代的檔案服務(wù)跟上高速發(fā)展的社會需求。本文針對數(shù)字化檔案服務(wù)模式就其質(zhì)量、目標(biāo)、規(guī)范化、安全等方面結(jié)合當(dāng)前應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行了探討和重新認(rèn)識

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 檔案 網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 規(guī)范 安全

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0037-01

近幾年來，數(shù)字終端、無線通訊和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)從專業(yè)領(lǐng)域延伸到工作和生產(chǎn)生活的方方面面，對人們的生活、工作和思維模式都產(chǎn)生了巨大的影響，在國家“加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化”建設(shè)的大背景下，檔案數(shù)字化也正在逐步進(jìn)入檔案的日常工作，檔案利用者在查檔、用檔等方面也獲得了前所未有的高效和快捷的服務(wù)，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字終端和信息系統(tǒng)開展現(xiàn)代化管理和提供服務(wù)。下面，結(jié)合檔案數(shù)字化和服務(wù)工作實踐，談?wù)勅绾巫龊脭?shù)字化檔案服務(wù)的粗淺認(rèn)識。

一、檔案數(shù)字化質(zhì)量是檔案服務(wù)的重要保證

1.檔案數(shù)字化后的應(yīng)用首先面臨的是數(shù)字化質(zhì)量問題。數(shù)字化質(zhì)量與檔案數(shù)字化技術(shù)密切相關(guān)，其數(shù)字化的過程就是數(shù)據(jù)采集處理和存儲的過程。在此基礎(chǔ)上，可以對檔案信息進(jìn)一步的加工、存儲和傳輸，建成各種檔案專題數(shù)據(jù)庫，并在利用時將這些信息還原成原始聲音、圖像和文字，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)信息共享和利用。因此，抓好數(shù)字化質(zhì)量是重要一關(guān)。

2.檔案數(shù)字化質(zhì)量必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數(shù)字化檔案能正確還原成電子文件以備查詢利用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的行為記錄。

3.數(shù)字化質(zhì)量還應(yīng)包涵檔案利用率問題。方便人民群眾利用是檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)追求。檔案數(shù)字化應(yīng)根據(jù)利用者的要求和想法，對檔案利用情況統(tǒng)計分析，綜合檔案利用的頻次，制定數(shù)字化實施方案，優(yōu)先對重復(fù)利用率高的常用檔案，特別是民生檔案進(jìn)行數(shù)字化，同時也要考慮多層次檔案數(shù)字化處理的預(yù)案。

4.數(shù)字化質(zhì)量還包括檔案歷史全貌問題。檔案數(shù)字化既是對檔案信息的提煉，也是充分反應(yīng)檔案的全貌，特別是有重要關(guān)聯(lián)的、集中反映歷史活動真實全貌的關(guān)聯(lián)性檔案。但是，不能背離客觀真實的歷史。

5.數(shù)字化質(zhì)量還包括整體性問題。檔案數(shù)字化必須體現(xiàn)全宗系統(tǒng)性，力求做到對各個時期、各個層面、各個領(lǐng)域、各類載體檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)一致。在單個全宗中，也要注意系統(tǒng)性、完整性，切不可孤立地抽取個別重要文件進(jìn)行數(shù)字化處理而使其失去與一組文件的內(nèi)在聯(lián)系，因而影響到檔案的整體價值。

二、最大化服務(wù)是數(shù)字化檔案的目標(biāo)追求

1.網(wǎng)絡(luò)是最大化服務(wù)的最佳手段。檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是創(chuàng)新公共服務(wù)方式、提高服務(wù)效率的物質(zhì)基礎(chǔ)。要達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時見效、方便快捷的目標(biāo)要求，必須在檔案數(shù)字化加工過程中，堅持軟、硬件建設(shè)同規(guī)劃同部署同實施。

2.效益是最大化服務(wù)的目的。最大化服務(wù)包括社會效益、經(jīng)濟(jì)效益、管理效益和應(yīng)用成本。在完成檔案數(shù)字化任務(wù)的同時，還要根據(jù)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，接收或移交數(shù)字化檔案，并對數(shù)字化檔案進(jìn)行處理、入庫、存貯和應(yīng)用。數(shù)字化與利用網(wǎng)絡(luò)化同步，這是方便人民群眾的檔案利用體系的內(nèi)在要求。數(shù)字化檔案通過網(wǎng)絡(luò)同步接入互聯(lián)網(wǎng)開放服務(wù)，并向用戶提供計算機(jī)、手機(jī)等多種終端設(shè)備接口，提供數(shù)字信息查詢、轉(zhuǎn)貯、打印等多種服務(wù)功能，推動地方經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)和民生事業(yè)發(fā)展。

3.數(shù)據(jù)建設(shè)是最大化服務(wù)的根本。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)既是提供網(wǎng)上服務(wù)的需要，也是提高服務(wù)質(zhì)量的需要。數(shù)據(jù)庫建設(shè)有助于整合檔案資源，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用；有助于各級檔案館室對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，強(qiáng)化服務(wù)功能。

4.技術(shù)支撐是最大化服務(wù)的保證。數(shù)字檔案的服務(wù)與信息技術(shù)密切相關(guān)，其軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的架構(gòu)、應(yīng)用軟件的研發(fā)、信息系統(tǒng)的實施、數(shù)字檔案平臺的運行維護(hù)以及數(shù)字檔案資源管理等技術(shù)性較強(qiáng)的工作從傳統(tǒng)檔案館中剝離出來，將數(shù)字化檔案信息的安全保障、共享、傳輸、利用等眾多技術(shù)性工作實行集中控制和統(tǒng)籌管理，建立以精通信息技術(shù)、跟蹤檔案業(yè)務(wù)及信息技術(shù)發(fā)展的，并能夠?qū)n案工作與信息技術(shù)融會貫通使用的技術(shù)團(tuán)隊，面向現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)提供專業(yè)化的集成服務(wù)。

三、規(guī)范化是檔案服務(wù)的關(guān)鍵

檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化是一項龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須從檔案數(shù)字化整個工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，在組織管理層面和技術(shù)層面進(jìn)行流程設(shè)置，科學(xué)配置人力、物力、財力，控制時間成本、經(jīng)濟(jì)成本，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效率。這一切都來源于檔案信息資源和服務(wù)的規(guī)范化。

在規(guī)范化管理層面，完善組織機(jī)構(gòu)，保證人財物的合理配置、技術(shù)部門的全力支撐、管理部門的有效指導(dǎo)、專家的具體建議的全面落實，形成一套切實高效的服務(wù)管理體系。

在技術(shù)管理層面，要抓住服務(wù)手段多樣化等各個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)、集中辦公。其人財物的安排要圍繞服務(wù)目的合理配置，達(dá)到人盡其才，物盡其用，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢。

四、系統(tǒng)安全是檔案服務(wù)的基本要求

1.增強(qiáng)保密意識。對于涉密檔案，無論是在數(shù)字化處理環(huán)節(jié)，還是在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境下，都必須有足夠的保密意識。加大安全保密檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件的發(fā)生。要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項保密規(guī)章制度和責(zé)任追究制度。同時，要切實改善檔案保管保密條件，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

2.完善備份制度。數(shù)字化檔案安全還依賴于技術(shù)和設(shè)備的完善程度。通常情況下，必須選擇不同載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、脫機(jī)存儲。其次，還可以采用“異地備份”的存儲方式。因此，對數(shù)字檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份。

3.抓好利用環(huán)境建設(shè)。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)和利用都面臨安全和保密問題的考驗。安全問題是一把雙刃劍，制約著數(shù)據(jù)的安全和應(yīng)用的開放性。

數(shù)字化檔案利用的環(huán)境，既取決于檔案信息本身的特點，也取決于檔案利用的方式、權(quán)限等諸多制約因素，還不可避免地受到管理、服務(wù)以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)就應(yīng)該使利用者能夠突破時空的界限、環(huán)境的限制，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的檔案信息。檔案數(shù)字化是大勢所趨，利于數(shù)字化檔案資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。一方面，檔案數(shù)字化將使得許多利用者不需要直接到檔案館，都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

五、做好數(shù)字時代背景下檔案服務(wù)的規(guī)劃

1.做好總體服務(wù)規(guī)劃。從全面檔案信息化發(fā)展角度，對檔案數(shù)字化建設(shè)基于頂層設(shè)計和規(guī)劃，從基層具體檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)綜合應(yīng)用方面具體策劃數(shù)字檔案館室的建設(shè)、運行與發(fā)展戰(zhàn)略，全面實施數(shù)字檔案服務(wù)平臺系統(tǒng)的建設(shè)。

2.做好業(yè)務(wù)服務(wù)規(guī)劃。根據(jù)傳統(tǒng)檔案館室和數(shù)字檔案館室的服務(wù)特性，從檔案信息資源的收集、管理、開發(fā)、利用等基本業(yè)務(wù)需求出發(fā)，規(guī)范數(shù)字檔案管理的業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)平臺化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作的開展。

3.做好技術(shù)及服務(wù)研發(fā)規(guī)劃。為確保數(shù)字檔案館服務(wù)平臺穩(wěn)定運行和持續(xù)發(fā)展，從數(shù)字檔案館室的角度，研究數(shù)字檔案服務(wù)模式和基礎(chǔ)服務(wù)平臺，為各種與數(shù)字化檔案相關(guān)的產(chǎn)品服務(wù)、系統(tǒng)服務(wù)、運行維護(hù)、業(yè)務(wù)管理，提供全方位的保障服務(wù)，確保數(shù)字檔案館服務(wù)環(huán)境的穩(wěn)定，網(wǎng)絡(luò)訪問的暢通與安全。

4.做好服務(wù)實施規(guī)劃。從數(shù)字化檔案的個性化業(yè)務(wù)需求出發(fā)，分析其總體需求，針對未來發(fā)展?fàn)顩r，制定服務(wù)實施規(guī)劃，為社會各階層提供數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用服務(wù)。同時以低成本、高效率、共建共享的服務(wù)模式保證數(shù)字檔案信息的高可用性，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合與互動發(fā)展，確保數(shù)字化檔案資源建設(shè)更符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障服務(wù)規(guī)范更有效地實施。

5.做好資源整合規(guī)劃。從數(shù)字檔案信息的收集、整理、共享、開發(fā)和信息發(fā)布等角度，按照數(shù)字檔案館確定的信息資源存儲與管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，開展數(shù)字檔案資源的共享、存儲、轉(zhuǎn)換、推送等各項服務(wù)。將數(shù)字化檔案資源統(tǒng)一保存于專業(yè)數(shù)字檔案館，而紙質(zhì)檔案仍然保存于傳統(tǒng)的檔案館中，延續(xù)傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務(wù)工作體系。

綜上所述，數(shù)字時代的檔案服務(wù)不僅要把檔案服務(wù)當(dāng)做品牌來經(jīng)營，還要打造一支可持續(xù)發(fā)展的人才隊伍，同時在產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)安全、服務(wù)效益、資源規(guī)劃等方面加強(qiáng)研發(fā)，才能確保數(shù)字化時代的檔案服務(wù)跟上高速發(fā)展的社會需求。

參考文獻(xiàn)

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