文書檔案管理創新方法的探討

高鶴心

摘要：文書檔案工作是行政事業單位工作的重要環節，是各項方針政策能夠及時被執行的重要前提，同時能夠反映出單位運行過程中所存在的問題，因此是不容忽視的。但當前許多行政事業單位在文書檔案管理工作方面存在著問題，本文對這些問題進行了分析，并提出了相應創新舉措。

關鍵詞：文書檔案；管理；創新方法；探討

文書檔案，是指機關、團體、企事業單位及其他社會組織在領導和行政管理等活動中形成的具有保存備查價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。文書檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機關、團體、企事業單位檔案工作的重中之重。因此，做好文書檔案管理工作是非常必要的。本文就現階段文書檔案管理工作中存在的問題和解決方法進行簡單的討論。

一、文書檔案管理的重要性

無論是機關還是企事業單位，其文書檔案都是對過去單位歷史情境的再現，記錄著單位發展過程中的各種經驗教訓、研究成果、優秀事跡，對于分析本單位整體發展水平、制定未來發展策略都有極其重要的作用。同時，文書檔案具有準確性和真實性的特點，單位領導在制定相關政策和規劃時，文書檔案中的記錄能夠幫助其提高決策結果的科學性與合理性，因此，做好文書檔案管理工作，對于機關企事業單位的發展運行意義重大。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）對于文書檔案管理的規范性不足

一些單位對于文書檔案管理工作缺乏正確的認識，甚至沒有建立起完善的管理規劃和方案，加上一些管理人員工作態度不認真，使得日常文書檔案管理出現很多問題和漏洞，如編碼錯誤、組卷混亂、目錄缺失等，極大降低了檔案管理的效率，產生了諸多消極影響。

（二）文書檔案管理人員的專業素質不足

當前文書檔案管理人員的整體素質較低，人員培訓力度不夠，大部分員工對于文書檔案管理工作缺乏深刻認識，沒有很好的了解文書檔案管理工作規范，致使卷宗分類不正確、案卷名稱不規范、文件內缺少卷內目錄等情況頻繁發生。此外，部分文書檔案管理工作人員在工作中對文件檔案沒有進行仔細盤查，對部分陳舊失效的卷宗沒有及時剔除，導致部分文件資料收集不完整、資料的變化記錄不準確等不規范管理情況時常發生，使得文書檔案管理工作不能有序及時開展，從而降低了文書檔案管理工作的效率以及文件檔案的檢索效率。

（三）文書檔案管理效率低

隨著網絡信息技術的發展，文書檔案管理也已經進入了信息化時代，但由于種種原因，很多單位依然采取傳統的人工操作和管理方式，管理人員習慣于通過手工進行紙質記錄的操作，而排斥計算機多媒體技術，既降低了文書檔案管理的效率，又使得錯誤率大幅度上升。

三、文書檔案管理創新方法分析

（一）建立健全文書檔案管理制度

健全的管理制度是做好文書檔案管理工作的基礎和必要保障。若想做好文書檔案的管理制度建設并將其落實到工作實踐之中，相關人員應當做好兩個方面的工作。首先，應當對當前單位文書檔案管理情況進行全面的考察和了解，發現其中不合理、不規范的地方，在此基礎上，充分借鑒和吸收當前國內外先進的管理策略和管理經驗，從實際出發建立一套適合自身情況的管理制度，使文書檔案管理工作能夠高效、順利地開展。其次，制度建立之后，應當確保日常工作中將這些制度落到實處。這就需要單位一方面加強宣傳教育，規范檔案管理部門員工的行為，使其照章辦事，另一方面應對當前的績效考核體系進行必要的修改，針對檔案管理部門建立相應的評價機制，監督和約束文書檔案管理人員的行為。

（二）提升文書檔案管理工作人員的綜合素質

要提高文書檔案管理工作的效率，就要提高文書檔案管理工作人員的綜合素質。首先對文書檔案管理工作人員建立定期培訓制度，讓廣大文書檔案管理人員能進行全面的教育培訓，從而提高整體隊伍的的專業素養和綜合素質。文書檔案管理人員要結合當前計算機信息技術的快速發展，提高自身應用計算機管理檔案的水平。其次，要注意加強文書檔案管理的規范化建設，要按照規定和流程對文件按統一格式進行分類和歸檔，進而推動文書檔案管理工作效率的提高。另外，要注意根據當前經濟社會發展的狀況，使文書檔案管理工作更合理化進而發揮文書檔案管理部門的積極作用。

（三）加強單位領導對文書檔案管理工作的重視

加強單位領導對于文書檔案管理工作的重視程度，首先單位領導要做到對文書檔案管理工作的體制進行改革，明確檔案管理工作人員必須具備的入職條件，工作要求，對于相關工作人員進行定期的培訓。深入了解檔案管理工作的具體開展情況，多聽取文書檔案管理人員的工作匯報，提高對文書檔案管理工作的支持力度，合理調動檔案資源并合理利用檔案資源，對于檔案管理人員提出的需要領導調節解決的問題，要及時處理解決。其次，要將文書檔案管理工作納入到單位的年初計劃，加大對于文書檔案管理工作的經費保障，不定期的對檔案管理工作人員進行考核，對不達標的員工加強培訓，對工作表現突出的優秀員工進行嘉獎。

（四）充分利用網絡信息技術改革管理方式

網絡信息技術的發展給文書檔案管理工作帶來了新的機遇，因而在今后的文書檔案管理中，也應當應時代之需，逐步摒棄傳統的手工工作方式，主動掌握網絡信息管理技術，充分利用計算機多媒體技術輔助管理，通過這一方式，不斷提高文書檔案管理的效率和質量。此外，有條件的單位也可通過網絡信息技術將文書檔案管理部門與單位其他部門聯系起來，實現文書檔案信息的共享，加強各部門之間彼此的合作與交流，提高文書檔案信息服務的速度和質量，為單位的發展決策提供有力的支持。

綜上所述，想要大幅度提升我國相關企業的文書檔案管理水平，絕非一朝一夕的事情，其間必然要經歷諸多繁雜且規范性的工序流程。行政事業單位、尤其是社會管理綜合治理服務中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應當加強對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準定位，抓緊當前政府機構改革的契機，實現對文書管理部門的整改與綜合治理，加強對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動性，以提升文書檔案管理工作效率，促進單位的發展。endprint