高校檔案信息化管理的現狀及對策分析

沙敏　張晨

摘要：當前，我國高校的數量不斷增加，規模也不斷擴大，相應的檔案的信息量也有了很大程度的累積。在信息化時代的背景下，檔案信息的管理方式逐漸多樣化，信息化的檔案管理已成為趨勢。檔案的信息化對于高校的信息能夠起到科學的統一管理作用，促進高校信息的更好融合和應用效率。文章就高校檔案管理的信息化進行分析，對高校檔案信息化管理的現狀和存在的問題進行研究，以期更好的促進檔案管理工作的良好發展。

關鍵詞：高校；檔案；信息化管理；現狀；對策

中圖分類號：F272.7；G275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）010-0-01

在信息化逐漸成為常態的社會背景下，所以企事業單位都在與時俱進，摸索經驗，通過自身的努力不斷改進自身檔案管理工作，高校亦是如此。經濟的快速發展，使得傳統的管理模式跟不上時代的發展，也無法滿足檔案管理工作的實際需要，因此，加強檔案管理工作的信息化已成為必然。高校檔案信息見證了學校的發展過程，是歷史記憶的另一種存在形式，同時高校檔案信息也為學校的發展和各項工作的有序進行提供了有利的支持。

一、高校檔案信息化管理的必要性

高校檔案的信息化管理對于信息的開發和利用具有重要的支持和推動作用，比如，許多科研人員在科研過程中希望通過高校的檔案信息資源對其科研成果提供一定的有力借鑒和參考，從而促進其科研成果的更好完成。信息共享在當今已得到實現，高校的檔案管理工作實現信息共享也是當務之急。信息化檔案管理可以實現對檔案內容、結構、類別的快速統計和高效利用，對檔案進行具體可行的方案設計，更好的發揮出檔案的服務性功能。

二、高校檔案信息化管理的現狀

1.檔案管理人員綜合素質不高

高校的檔案部門歷年來都是有年齡偏大的人員和女性為主，她們在專業性和技術操作能力等方面能力相對不足，專業技術薄弱，對檔案的信息化管理認識不夠全面。近年來，高校都在進行擴招，檔案工作的工作量持續激增，與此同時學校也在進行檔案管理的信息化改革，可想而知，這對于原本就難以適應的工作人員來說更是難度成倍增加，實際操作能力與信息化檔案管理的要求不匹配，從而對檔案管理工作的開展形成了阻礙。

2.對檔案管理的重要性認識不足

高校檔案管理工作需要檔案管理人員和學校領導的共同參與，提高認知，重視檔案管理工作的重要性。但是，一直以來，高校領導和檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度嚴重不足，觀念相對落后，甚至抱殘守缺。高校在員工培訓和技能提高方面投入不足，從而使得高校檔案管理工程沒有得到良好的發展，檔案信息也沒有發揮出其應有作用，檔案的信息化管理更是得不到開展和運用，因此也就造成了高校檔案管理工作發展相對滯后的現狀。

3.管理制度體系仍不夠完善

完善的檔案管理體系對于提高檔案管理工作的效率具有重要作用，檔案管理工作效率的提高要建立在現代信息化檔案管理發展的基礎之上。傳統的檔案管理體系已經遠遠落后于信息時代的發展，其管理體系仍然根據傳統管理模式進行制定，管理體系相對落后。

三、高校檔案信息化管理的對策

1.加強檔案信息化的重視

檔案工作的最終目的就是服務，高校在檔案管理工作開展之初就應該明確這一態度，建立檔案管理始終服務于廣大師生的檔案管理理念，使檔案的信息化管理能夠更加全面、高效的服務于高校師生。加強檔案的信息化管理對于高校歷史檔案的管理來說可以使其更加系統化，以信息化手段對高校歷史資料進行更加客觀、全面、準確、詳實的記錄，促進檔案管理工作發展的同時提高檔案的服務性，因此，信息化在檔案管理工作中的運用應該引起足夠的重視。

2.提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作具有較強的專業性，從事檔案管理工作的人員應該加強檔案學理論的學習，主動提高專業技能，與時俱進，使自身的專業水平和操作技能更好的適應檔案信息化的發展。此外，高校在對檔案管理人員的培養中也要提供資金和時間的支持，為檔案管理人員提供更多的培訓機會，更廣闊的發展平臺，使其形成較強的合作意識，對檔案管理工作的心得進行交流與互相互學習，使檔案信息化管理能夠實現專業化、高效化。

3.完善檔案信息化管理的制度

經濟發展日益迅速，隨之而來的問題也層出不窮，這些新問題的出現為高校檔案的信息化管理帶來了一定的風險。因此，高校在對建檔案管理工作進行建設時必須樹立安全防范意識，加強安全防范措施，從而確保高校檔案信息的安全。檔案管理人員也要提高安全意識，對于檔案管理工作的安全工作引起重視，對信息做好應有的安全防范，對數據進行必要的備份，通過相應的應用程序和安全防御措施對檔案信息的安全提供強有力的保護，充分保障檔案信息數據的安全。

以上一系列安全和技術問題都需要高校加強檔案信息化管理的安全意識，以建立健全的信息化管理制度對檔案管理工作進行管理和監督。在檔案信息化管理工作開展中，高校應該更加自身的實際情況，結合相關法律法規，充分利用自己的優勢，學習和吸收先進的經驗，進而形成一套適合自身特點的管理體制和管理模式。此外，開發和應用相關的信息安全防護軟件對于檔案信息化管理工作來說必不可少，網絡迅速發展的時代，檔案管理工作也要與時俱進，大力應用各種先進的技術和設備，以標準化的制度管理實現檔案信息化管理工作的進步和發展。

四、結語

信息技術日新月異，科學技術實現了在這一背景下的快速發展，檔案管理的信息化也是大勢所趨。高校要充分認識到網絡對于檔案信息化管理的重要作用，主動通過各種技術手段和強有力的管理措施，為檔案管理工作的良好發展創造優質的環境和適宜的發展條件，緊跟時代發展的腳步，推動我國檔案管理工作的健康發展。

參考文獻：

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