淺析高校圖書館檔案管理工作中存在的問題及現狀

郭瓊映

摘 要：高校圖書館的管理水平隨著經濟技術的發展得以很大程度的提升，高校圖書館的檔案管理已經開始智能化、信息化。圖書館的檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，該文通過對高校圖書館檔案管理工作的現狀進行分析，并提出了工作中存在的問題以及相應的解決措施，以期能對高校的圖書館檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：高校圖書館 檔案管理 現狀

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）04（c）-0219-02

高校圖書館的檔案是非常重要并且珍貴的文獻資料，對高校未來的發展有著不可替代的重要作用。但隨著社會的發展和諸多工作的展開，高校圖書館檔案管理工作存在的諸多問題漸漸露出水面，面對這些問題，如何結合現狀和發展形勢提出行之有效的解決措施，是擺在高校圖書館面前的一個重要研究課題。

1 高校圖書館檔案管理工作的現狀

1.1 高校圖書館檔案管理概況

隨著數字技術的發展，我國絕大部分高校都已建成電子圖書館，完成了數字檔案的建設。各高校也根據自身的實際情況制定出了相應的圖書館檔案管理方案，利用信息化的數字處理系統使得圖書館的檔案歸檔、整理、保管、利用、統計等各項工作都更加規范化、制度化、簡便化。利用電子信息技術管理，是檔案的分類、編制、檢索的效率都得以大幅度的提高，與此同時也是圖書館檔案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2 高校圖書館檔案范圍與分類

人事檔案、行政類檔案、資產類檔案、業務檔案、黨群檔案等是圖書館檔案管理工作的主要內容。人事檔案主要是高校職工的學歷證明、獎罰情況、培訓材料、職務申報材料等。行政類檔案主要是簡報以及記錄，如會議記錄、工作簡報、《中國索引》、圖書館通知與通報、圖書館通訊等。還指科研教學管理和館史，如圖書館擴建、新聞報道以及館慶等等，還有教學管理、項目管理、學位建設等等。部分行政檔案還指國際國內交流與合作。資產類檔案主要指圖書館內的儲存設備、儀器設備等固定資產，如電腦、書架、監控、掃描儀、打印機等等。業務檔案主要是圖書館的建設和發展狀況，圖書館的安全工作、讀者服務工作、交流工作等。其他檔案工作其他圖書館贈予的有價值的資料、圖書館活動中所留下的影像資料、獎品、照片等等。

2 高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

2.1 對圖書館檔案管理工作的重視不夠、意識淡薄

目前，大多數高校圖書館都存在著管理意識淡薄、管理觀念落后的問題。這表現在以下方面：高校的相關領導沒有足夠重視圖書館的檔案管理工作，認為抓教學以及搞科研才能帶動高校的發展。對于圖書館的檔案管理工作，無論是設備還是人員的投入都遠遠沒有達到實際需求，嚴重限制了圖書館的檔案管理工作的發展。他們一般認為圖書館檔案管理工作就只是簡單的對檔案進行保存與裝訂，而沒有站在歸檔后的利用以及查詢的角度去看待檔案管理工作。

2.2 信息化落后，管理人員素質不高

當代社會，任何行業的發展都離不開信息技術的支撐，而目前大多數高校圖書館檔案管理工作還擁有著相對落后的信息技術，圖書館檔案管理人員的素質也普遍不高。首先，圖書館檔案管理設施的匱乏阻礙了圖書館檔案管理的信息化建設。其次，高校往往是在教學和科研工作上引進高素質人才，而對于圖書館檔案管理工作的人才引進方面卻顯得比較吝嗇，而且年齡結構也不是特別的合理，檔案管理人員年齡普遍偏大，因此檔案管理人員思想保守、對信息技術的掌握程度有限的現象在高校圖書館的檔案管理工作中比較普遍，故而阻礙了高校圖書館檔案管理的信息化建設和健康的發展。

2.3 管理模式落后，檔案管理制度不健全，

各高校圖書館都有著自己的檔案管理制度和管理模式，但大多數高校圖書館的管理制度都比較陳舊，也沒有隨著時代的發展而適當的修改完善，導致過時、與實際工作脫節的現象出現。這與高校圖書館沒有形成統一的檔案管理工作有關，圖書館檔案管理部門與各學院各部門之間缺少有效的對接和溝通，致使歸檔環節出現各種不合規范的現象。第二點是圖書館的檔案管理工作沒有根據時代的發展而修整完善，也就是說沒有做到與時俱進。如檔案管理工作的信息化建設、系統的升級等等都對檔案管理制度提出了新的要求，所以要對既有的制度進行修訂、完善，使其更加規范、更加健全。

3 高校圖書館檔案管理工作問題的解決對策

3.1 提高意識和重視程度

意識是行動的先導，所以在檔案管理工作中首先要改變管理者的意識，徹底改變過去重視不足、認識不夠的局面。要做到這一點，第一步是做好宣傳工作，是整個高校上下都重視檔案管理工作，讓檔案管理工作深入人心。然后，檔案管理者要自覺提高自己的意識，改變落后的觀念，時刻意識到圖書館的檔案管理工作直接影響到廣大師生的切身利益和有關工作的順利展開。最后，學校廣大教職員工以及各個部門都應該主動配合圖書館檔案管理部門的工作。

3.2 加強檔案管理隊伍的建設

任何工作都不能忽視人才隊伍建設這一環，高校檔案管理工作也是一樣，培養和引進高素質的檔案管理人才是檔案管理工作高校開展的有力保障。加大力度引進高素質的檔案管理人員是高校首先應該做的，使檔案管理人員思想保守、業務能力不達標、年齡結構不合理的現狀得到改善，充實并壯大檔案管理隊伍。然后，高校還應該在引進高素質人才的基礎上加強對既有管理人員的培養，通過政策保障來使管理人管參加業務培訓、深造，是管理人員真正適應圖書館檔案管理工作的工作需求。

3.3 建立先進的管理模式和健全的檔案管理制度

推動管理工作最行之有效的內核動力就是制度，對于完善高校圖書館檔案管理工作，一套健全、系統的管理制度是必不可少的。所以，高校圖書館要想提高檔案管理水平，就必須建立起一套健全的、系統的、行之有效的檔案管理制度。首先，圖書館的檔案管理工作要有學校的領導來親自抓，并成立系統的組織機構，各學院、各部門與圖書館檔案管理部門要建立起結合管理模式，責任到人，明確分工，做到對接通暢、收集及時、歸檔順利。其次，圖書館檔案管理制度要與時俱進，根據時代的發展調整管理細則，創新管理模式，使工作效率得到提高，為廣大師生作出更好的服務。

3.4 提高檔案的信息化水平

當今時代，信息化已經在人類生活和工作的各個領域都發揮著不可或缺的作用，圖書館的檔案管理工作如果沒有信息化工具來管理，必定會是圖書館檔案管理工作的發展止步不前。因此，高校應該加大圖書館檔案管理工作的信息化建設，從設備、軟件、管理方式等多方面投入、引進，將現代數字技術積極的應用于圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源信息，最大限度的發揮檔案管理的信息功能。

4 結語

高校應該充分認識到高校圖書館檔案管理工作是高校辦學事業中重要的組成部分，清楚的認識到檔案管理工作的重要性，面對檔案管理工作中存在的諸多問題，要有針對性的提出改善措施，并通過這些舉措來時高校圖書館檔案管理水平得到有效的提高，從而更好的服務于高校的各項事業。

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