現代信息技術下的高校檔案管理建設創新與策略

林敏

摘 要 如何合理利用信息技術提升高校檔案管理的效率，是當前高校檔案管理需要深入思考的問題。本文首先分析了現代信息技術對高校檔案管理建設的意義。又進一步闡述了高校檔案管理建設中存在的問題。并從采用現代化服務手法、完善檔案管理機制、提高管理人員素質、明確檔案服務重點、提高檔案共享程度等方面，闡述了現代信息技術下高校檔案管理建設策略。希望以此提升高校檔案管理的工作效率。

關鍵詞 現代信息技術 檔案管理 策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.03.006

Abstract How to make use of information technology to improve the efficiency of university archives management is a problem that needs to be considered in the management of University archives. Firstly， this paper analyzes the significance of modern information technology to the construction of archives management in Colleges and universities. Furthermore， this paper expounds the problems existing in the construction of archives management in Colleges and universities. And from the use of modern service methods， improving the archives management mechanism， improve the quality of management， clear archives service focus， improve the file sharing level and other aspects， elaborated the university archives management strategy for the construction of modern information technology. Hope to improve the work efficiency of college archives management.

Keywords modern information technology； archives management； strategy

近年來，我國高校教育教學事業取得飛速發展，高校檔案管理也隨之得到相應改善。而若要滿足服務對象的各種要求，為用戶提供更加便利的服務，高校檔案管理還需要進一步提升自身的服務水平。隨著信息化技術的不斷發展，公眾對信息的內容和獲取方式要求也越來越高。同時，信息技術的發展也為完善高校檔案管理提供了極大便利。如何合理應用信息技術，并積極應對信息化時代提出的挑戰，創新檔案管理策略，是當前高校檔案管理工作需要深入思考的問題。

1 現代信息技術對高校檔案管理建設的意義

首先，運用信息技術可以擴充高校檔案的儲存量。信息技術可以儲存海量信息，因此，在高校檔案管理中合理運用信息技術可以擴大檔案儲存量。以便更好地處理不同類型的檔案信息。傳統檔案管理模式下，多依靠手工分類整理檔案信息，這一方面導致檔案管理工作效率較低，另一方面也加大了檔案管理的工作量。在高校檔案管理中合理運用信息技術，可以實現檔案管理的網絡化、自動化，進而提升檔案管理效率，在計算機中輸入相關數據，就能夠準確查找檔案信息。除此之外，運用信息技術還可以生成相關報表，進而分析、統計檔案信息，增加教育教學相關工作的便利性。其次，信息技術還能夠增加檔案管理的便利性。在高校檔案管理中合理運用信息技術，能夠促使工作人員更加高效的編纂、匯集資料，進而提升高校檔案信息的豐富性與整體性。與此同時，開發應用、匯聚分類檔案工作量也相對較大，若要提升這項工作的效率，就必須增強檔案管理平臺的完備性。而在高校檔案管理中合理運用信息技術，則可以促進檔案資源共享。教師可以根據自己的權限下載或瀏覽相關的資料。工作人員也可以運用互聯網傳遞相關的檔案信息，這無疑可以極大地提升高校檔案管理的效率。

2 高校檔案管理建設中存在的問題

首先，當前高校檔案管理模式較為陳舊。隨著社會的不斷進步，信息技術已經滲透到人們生活的各個方面。但目前仍有大部分高校采用傳統檔案管理模式和方法，依靠手工分類整理檔案。這導致檔案管理工作效率低下，且工作人員任務量大，不利于建立完善的檔案資源庫。此外，檔案管理中還存在不注重服務和管理的現象，導致檔案信息得不到有效利用，用戶查閱檔案信息時手續復雜。其次，高校檔案管理水平整體較低。目前，由于部分高校依舊采用傳統人工檔案管理方法，導致許多檔案信息不便查閱。此外，由于人工管理工作量大，檔案需要被許多工作人員接觸，這無疑不利于檔案的保密。同時，也不利于檔案的更新、保存和查閱，導致檔案長期積累。再次，一些高校檔案管理人員缺乏安全意識。信息技術一方面為檔案信息的存儲和傳輸帶來了極大的便利性，另一方面也帶來了一定的安全隱患，為檔案安全管理提出了挑戰。網絡化信息技術傳播速度快，具有較強的開放性，這使得一些檔案管理工作者無法準確把握安全管理尺度，既要對社會公開一定的檔案信息資源，又要保護用戶隱私。除此之外，信息技術環境下檔案管理還存在一定的安全風險，例如，檔案信息系統有可能感染病毒或遭到黑客攻擊，進而造成檔案信息數據丟失、泄露和損壞。最后，高校檔案管理信息化設施落后。檔案管理的信息化需要先進的軟件系統與硬件設施，但目前大部分高校計算機設備落后，性能較差，軟件運行較為緩慢，這無疑都在一定程度上影響了高校檔案管理的效率。由于缺乏資金和硬件支持，導致一些高校檔案管理依舊只能依靠人工管理，管理效率自然得不到提升。

3 現代信息技術下高校檔案管理建設的策略

3.1 采用現代化服務手法

在革新高校檔案管理模式中，應當將檔案管理工作與信息化技術有機結合在一起，充分運用信息化技術的開放性、便利性、豐富性特點，積極創新高校檔案管理工作方式。傳統的高校檔案管理模式多依靠人工完成，不僅手續繁瑣，而且效率低下，對用戶查閱檔案信息帶來極大不便。在信息化技術支持下，高校可以學習和借鑒國內外檔案管理的先進經驗，并引進先進管理設備，例如網絡查閱平臺，用戶注冊賬號，就可以運用自己的賬號查閱相關的檔案信息，每個賬號查閱權限都有一定限制，這既可以方便用戶查閱檔案資料，也有助于保護其他客戶的檔案信息，能夠極大的增強檔案管理的效率。此外，高校還可以引進檔案查閱終端設備，在設備上查找檔案存放地點，并通過設備預約查閱時間，這一方面能夠簡化程序，避免因查閱人員過多，花費時間等待。另一方面也有助于增強檔案管理的系統化、條理化。

3.2 完善檔案管理機制

若要提升高校檔案管理工作的效率，就必須完善檔案管理機制，明確各個部門在檔案管理中的職責，健全高校檔案管理機構，以確保高校檔案管理工作有序開展。而若要完善高校檔案管理機制，一方面要重新編寫檔案管理條款，對相關管理工作人員進行明確分工，制定切實可行的工作條例，優化人力資源管理方法。另一方面，要完善獎懲與組織制度，推動高校檔案管理工作的信息化進程，切實可行的獎懲制度能夠激發員工的工作積極性，進而提升高校檔案管理效率。對工作積極的員工要給予相應獎勵，對工作懈怠或不認真的員工則要給予相應處罰，只有做到賞罰分明才能規范高校檔案管理工作。此外，還應當加強與高校其他部門的合作，檔案管理涉及到的信息較為廣泛，因此，需要許多部門的配合與支持，高校應當制定相應的制度或條例，規范各個部門在檔案管理中的職責。避免工作中出現相互推諉的現象。

3.3 提高管理人員素質

提升高校檔案管理效率必須以人才為支撐，所以，高校檔案管理工作者既要具備豐富的檔案管理知識，又要能夠熟練運用計算機軟件與相關功能。除此之外，還應當具備一定的信息保密意識與信息分析、整理能力，逐漸成長為符合信息化管理需求的復合型人才。高校可以根據自身的實際條件，引進優秀的檔案管理人員。或組織在職檔案管理人員進行培訓和學習，增強他們的責任心、信息意識，擴充他們的知識儲備。除此之外，還應當提升檔案管理人員的計算機應用能力與信息處理能力。同時，還應當與其他高校進行交流合作，促進檔案管理人員的流動。

3.4 明確檔案服務重點

在高校檔案管理中還應當對一些重要機密資料進行特殊管理，并依據高校教職工群體與學生群體的切實需求進行相關設定。為相關群體提供針對性服務，從用戶的實際需求出發制定個性化服務政策。具體而言，應當做好碩士、博士、本科論文的閱讀、檢索服務，滿足研究生與本科生的檔案需求。除此之外，還應當采取措施做好學籍檔案管理工作，滿足不同用人單位對學習的查閱。高校檔案是改進學生培養工作的重要依據，同時還是大學生社會聲譽評估的根據，因此，應當提升學生成長檔案的管理工作效率。高校作為教師科研檔案系統管理基地，學生評估檔案服務系統，對高校乃至社會發展都起著至關重要的作用。所以高校應當明確檔案服務重點，建設和完善基礎設施檔案數據庫，針對服務對象的特點，建立個性化信息服務數據庫，提供具有針對性的檔案信息查閱服務。

3.5 提高檔案共享程度

當前信息技術飛速發展，高校應當結合自身的辦學條件，利用信息化技術和網絡平臺實現檔案信息共享，為社會相關部門以及大學生查閱檔案資料提供便利。這要求高校首先應當加大對檔案信息管理的資金投入，為檔案的資源共享提供技術支持和物質基礎。其次，要正確把握檔案信息共享的尺度，在一定范圍內依據互聯網加快檔案信息傳播，以便實現資料的使用價值。再次，要將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案進行儲存，這一方面可以更加長久的保存檔案信息資料，另一方面也節約了檔案的管理成本和存放空間，促使檔案管理和傳輸都更加便利。

綜上所述，相較于社會其他領域的檔案管理，高校檔案管理工作具有明顯的特殊性，高校檔案管理的范圍主要為教職工、學生檔案信息，以及學校教育發展資料和校史資料。檔案信息繁雜，而且具有一定的保密性，若單純的依靠人工管理，不僅加大了工作人員的工作量，而且不利于檔案管理工作效率的提升。因此，在信息化技術下，高校應當合理運用信息化技術，節約檔案管理成本，節省檔案存儲空間，加強檔案資源共享，為用戶提供更加便捷的查閱服務。高校檔案管理人員應當及時轉變工作理念，并合理運用信息化技術革新檔案管理方式，加強檔案管理的現代化信息建設。

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