對新形勢下做好檔案工作的幾點建議

王忠蓮

摘要：隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質水平也更加重要。

關鍵詞：新形勢 檔案工作 館藏

隨著我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今后工作發展的必然趨勢。

一、新時期檔案工作存在的困難與問題

第一對檔案工作總體認識不高。相對于發展第一要務，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門，具體表現為一是領導對檔案工作不夠重視，二是對檔案工作人、財、物投入不夠，三是從事檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。第二基礎設施差。一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的功能單一，除保管與借用外，再無其他功能，更談不上多功能。三是館庫設施設備簡陋，現代化設施的配備明顯滯后，遠不能適應新時期檔案事業發展的需要。第三人才缺乏，隊伍不穩定。缺乏有專業技術職稱的專職檔案員，特別是熟悉檔案內容、能進行檔案信息深層次研究和開發的專業技術人才十分匱乏。第四館藏結構不合理。一是門類單一，文書檔案所占比重過大；二是載體單一，紙質檔案所占比重過大；三是內容單一，主要是黨政公務活動的檔案；四是信息陳舊，清理不及時。第五檔案開發利用工作沒有很好地開展起來。檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發工作、服務經濟、服務社會工作效果還不明顯。

二、對做好新時期檔案工作的建議

（1）發揮檔案人員的創新主體作用，加強檔案隊伍建設

一是要重視觀念更新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在，特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，從根本上轉變觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

二是要練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新，有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新。

三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，因此，檔案人員要把學習作為第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

（2）創新方式，優化館藏結構，提高館藏質量

一是走“特色”之路。其一，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區的歷史面貌外，還應著重反映本地區的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處，或工業生產，或農副產品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣......將這些“獨特之處”的各種資料收集起來，就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二，是館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區黨政機關及所屬單位在發展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充。

二是走“精品”之路。精品意味著高質量，而提高館藏質量的辦法應從以下三方面入手：第一，對現有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷；第二，嚴把進館質量關，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前；第三，加強館藏信息資源的開發，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學檢索體系。

（3）貼近社會，創新服務，力求檔案事業跨越發展

檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在于服務。要圍繞服務做文章，不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現實。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得不夠好，考慮得也很少。檔案部門要多方拓展服務方式和服務領域，一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”，同時，要充分開發現有檔案，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。

（4）努力實現檔案資源信息化

在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，即檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

（5）努力實現管理手段現代化。

檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及 先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先，檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次，先進技術手段的應用。要不斷將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。