高職專業(yè)群管理信息溝通機制研究

陳晉中 劉鳳翰

摘 要：創(chuàng)新高職專業(yè)群管理信息溝通機制，主要是在專業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機制、橫向信息溝通機制和跨層級信息溝通機制。專業(yè)群管理的信息溝通制度建設，應側重于溝通媒介的選擇、溝通對象的確定及一些重要溝通活動的頻率等方面的問題。

關鍵詞：高職；專業(yè)群；信息溝通；縱向；橫向；跨層級

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7747（2017）11-0049-04

高職專業(yè)群管理與傳統(tǒng)專業(yè)管理有一定的區(qū)別，要保持專業(yè)群內(nèi)各專業(yè)的協(xié)同發(fā)展，須重視建立信息溝通機制，使信息流不僅在決策層、執(zhí)行層、操作層保持暢通，更要使信息流在不同專業(yè)之間保持暢通。

一、專業(yè)群信息溝通機制構建

高職專業(yè)群是一種組織形態(tài)，課程是專業(yè)群內(nèi)部組織的基礎。[2]基于專業(yè)群建設的高職課程體系，適合采用“平臺+模塊”的模式。[3]因此，高職專業(yè)群的組織形態(tài)可以采用“專業(yè)群負責人+平臺或模塊課程組負責人”的組織形式。

高職專業(yè)群負責人是專業(yè)群建設的決策層，起著把握專業(yè)群發(fā)展方向、協(xié)調(diào)專業(yè)（方向）設置的作用。平臺或模塊課程組是群內(nèi)最活躍的教學組織單位， 以此為基礎的課程團隊是專業(yè)群建設的執(zhí)行層，其職責是依據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展和市場需求，持續(xù)更新課程內(nèi)涵，引導學生進入發(fā)展方向，并將其帶入更高的職業(yè)發(fā)展階段。[2]專業(yè)群內(nèi)部之間的資源并非完全獨立，以資源聯(lián)系為紐帶的教學管理組織單位需要協(xié)調(diào)群間資源的共享，并為學生選擇專業(yè)學習方向提供服務，為專業(yè)群內(nèi)生發(fā)展提供良好環(huán)境。

當前，打破以二級學院（系）、教研室等為組織形式的傳統(tǒng)層級關系，創(chuàng)新信息溝通機制，主要是在專業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機制、橫向信息溝通機制和跨層級信息溝通機制等。根據(jù)高職專業(yè)群 “專業(yè)群負責人+平臺或模塊課程組負責人”的組織形式，高職二級院（系）專業(yè)群內(nèi)部的信息溝通關系，可以采用圖1所示的形式。

圖1中，實線部分代表著專業(yè)群內(nèi)模塊或平臺課程負責人與教師之間的直接上下級關系，即縱向的溝通關系（包括上行溝通和下行溝通）；虛線部分代表著專業(yè)群內(nèi)的共事關系，虛線連接的人員之間發(fā)生的溝通就是橫向溝通。橫向溝通包括同一層次上的負責人，或教師進行的跨模塊，或課程組的溝通和不同模塊，或課程組間不同層次上的負責人，或教師之間的斜向溝通。[4]橫向溝通與縱向溝通的實質(zhì)性差別是，在橫向溝通中不存在直接的上下級隸屬關系。

專業(yè)群管理的跨層級信息溝通，主要是指專業(yè)群內(nèi)的課程團隊或教師通過一定的渠道與專業(yè)群決策層——專業(yè)群負責人所進行的信息交流。它有兩種表達形式：（1）層層傳遞。即依據(jù)專業(yè)群—平臺或模塊—課程團隊—教師之間的組織原則和組織程序逐級向上反映；（2）越級反映。指的是減少中間層次，讓決策者和組織內(nèi)的成員直接對話。

二 、專業(yè)群信息溝通的內(nèi)涵

（一）縱向信息溝通

專業(yè)群管理的縱向信息溝通，主要是通過縱向溝通的方式傳送各種指令及政策給組織的下層。傳遞的信息一般包括：（1）有關專業(yè)群建設、課程建設、教學改革等指示；（2）相關工作內(nèi)容的描述；（3）應該遵循的政策、規(guī)章、程序等；（4）有關教師工作績效的反饋；（5）希望教師參加的各種教研活動等。

縱向溝通采用的媒介可以分為以下三類：（1）書面類，如文件、報告、指南和備忘錄等；（2）面談類，如各種會議（例會、院系大會）、談話、口頭指示和電話指示等；（3）電子類，如電子郵件、辦公系統(tǒng)等。

（二）橫向信息溝通

專業(yè)群管理的橫向信息溝通，主要是通過橫向溝通的方式傳遞專業(yè)群建設與管理的信息，為不同模塊和課程團隊之間提供合作的基礎，使教師在一起工作變得更有效率。不同模塊和課程團隊之間可以互相啟發(fā)、互提建議，必要時互相幫助。研究表明，與同伴進行溝通和互相鼓勵，可以激發(fā)想象力和創(chuàng)造力。橫向溝通的功能可以概括為：（1）可以使辦事程序、手續(xù)簡化，節(jié)省時間，提高工作效率；（2）可以使各個模塊和課程團隊之間相互了解，有助于培養(yǎng)整體觀念和合作精神，克服本位主義傾向；（3）可以增加教師之間的協(xié)作，培養(yǎng)教師之間的友誼，滿足教師的社會需要，使教師提高工作興趣，改善工作態(tài)度。

根據(jù)溝通的主體不同，可以把專業(yè)群橫向信息溝通分為兩種類型：（1）同一模塊課程組內(nèi)的橫向溝通；（2）不同模塊課程組間的橫向溝通，包括課程組負責人間的溝通、課程組負責人和其他課程組教師之間的溝通、不同課程組教師間的溝通。

根據(jù)溝通的內(nèi)容不同，橫向溝通采用的媒介形式也不盡相同。跨課程組的橫向溝通通常采用研討會、面談、電話和電子郵件等形式，比較重要的內(nèi)容通常會借用研討會形式。課程組內(nèi)部教師間的橫向溝通多以面談為主；不同課程組負責人之間或教師溝通時，面談、電子郵件、電話等形式被較多采用。

（三）跨層級信息溝通

專業(yè)群管理的跨層級信息溝通，主要是通過有效的上行溝通可以使教師直接把意見反映給專業(yè)群負責人，獲得一定程度的心理滿足；同時，專業(yè)群負責人也可以利用這種方式了解專業(yè)群的教師工作狀況，與教師形成良好的關系，提高管理水平。跨層級溝通主要有以下四個方面作用：（1）提供了群內(nèi)教師參與管理的機會；（2）減少教師因不能理解下達信息而造成的失誤；（3）營造民主式管理文化，提高組織創(chuàng)新能力；（4）緩解工作壓力。

跨層級溝通的媒介形式主要有三個類型：（1）意見反饋系統(tǒng)。這是最常見的保障上行溝通的途徑之一；（2）教師座談會。可以由每個課程組選派若干名教師與專業(yè)群負責人、院系領導一起舉行教師座談會等；（3）聽課制度。由專業(yè)群領導小組成員定期聽課，主動了解專業(yè)群建設情況，掌握教師教學動態(tài)。

專業(yè)群管理的跨層級信息溝通特別強調(diào)，各類人員都必須為專業(yè)群建設提供各種各樣的建議，不管這種建議合理與否，都可以提出來，并組織相關人員集中討論，實際上就是“業(yè)務討論”。通過“業(yè)務討論”解決實際工作問題，集思廣益，以達到完善工作業(yè)務的目的。

三、專業(yè)群信息溝通的主要方法

（一）例會制度

工作例會制度是專業(yè)群內(nèi)信息溝通的一種有效形式。其主要優(yōu)點有五個方面：（1）充分發(fā)揚民主。對于專業(yè)群建設、管理事項能夠集中集體智慧，群策群力，讓大家在會上充分討論和醞釀，避免決策的主觀、意斷；（2）及時解決問題。做到一周的事一周內(nèi)解決，不讓問題久拖不決；（3）信息公開、透明。把一周內(nèi)所做的主要議題都放到會上討論，避免信息阻塞，溝通不暢，經(jīng)集體討論決定，形成共識，避免扯皮；（4）提高工作效率。做到把一周主要工作及下周的工作重點放在會上一起討論、安排和布置；（5）提升了專業(yè)群管理者責任意識。每個議題的主要匯報人就是專業(yè)群建設領導小組成員，這就要求與會人員必須要在會前進行認真總結、分析問題并提出意見，大大增強了與會人員的責任意識。

工作例會制度包括以下三個方面：（1）例會內(nèi)容：①傳達貫徹學校有關會議、文件精神；②了解各課程組重點工作的完成情況、存在的問題和解決措施；③提出對全局工作的建議和意見；（2）例會時間：定于每周舉行一次；（3）參會人員：專業(yè)群建設領導小組成員等。

（二）研討會制度

與工作例會制度相比，研討會具有籌備時間長、討論內(nèi)容深、參與主體寬、開放式討論等特點。一次研討會的籌備時間少則兩周，多則數(shù)月甚至更長。建立研討會制度，讓模塊課程組負責人、課程建設團隊教師等對專業(yè)群的現(xiàn)狀、問題、建議和各種想法作深度而充分的交流，從各自的角度進行分析和總結，可達到提高專業(yè)群的整體建設水平，促進彼此交流協(xié)作的目的，使參與專業(yè)群建設的每一位教師更加認識到專業(yè)群是一個整體，單憑一個模塊或個人是不能完成的。（1）成立專業(yè)群建設研討組，主持專業(yè)群建設研討會議，為專業(yè)群研討會準備研討素材及推薦發(fā)言人；（2）研討會由各模塊課程組負責人輪流主持，模塊課程組負責人可根據(jù)專業(yè)群建設、管理的實際情況確定研討時間、地點、議程內(nèi)容與研討方式等；（3）專業(yè)群研討會采用定期舉行模式，每學期至少2～3次；（4）每位交流人員應預先準備書面材料，研討會后材料上交并存檔。

（三）聽課制度

為使專業(yè)群領導小組成員主動了解專業(yè)群建設情況，掌握教師教學動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和解決教學中存在的問題，應建立聽課制度。（1）安排定期聽課。專業(yè)群領導小組成員每學期應定期聽課，以保證對教學全過程的檢查、評議；（2）做好聽課記錄。聽課應采用學校提供的專用聽課記錄本，及時做記錄和聽課評語；（3）做到信息反饋。聽課應盡量增加與學生的接觸，了解學生學習情況，并主動與教師交流溝通。

（四）現(xiàn)代信息溝通機制

現(xiàn)代信息溝通機制主要是指利用IT技術、網(wǎng)絡技術進行信息傳遞，建立多元順暢的現(xiàn)代信息交流制度、郵件回復制度、專業(yè)群網(wǎng)絡論壇制度等。常見現(xiàn)代信息溝通媒介包括電子郵件、QQ群、微信群、網(wǎng)絡論壇和液晶顯示屏等，它們在信息溝通中的優(yōu)劣勢分析（見表1）。[4]通過教師信息溝通問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡等新型溝通媒介已經(jīng)成為專業(yè)群內(nèi)部溝通的主流。

1.建立多元順暢的現(xiàn)代信息交流制度。專業(yè)群管理人員應通過電子郵件、QQ群、微信群和網(wǎng)絡論壇等方式，及時將專業(yè)群建設、管理信息傳遞給相關教師，并將收到的意見、建議及時效地傳遞給專業(yè)群建設領導小組。

2.建立郵件回復制度。專業(yè)群內(nèi)重要事項，必須采用郵件回復。專業(yè)群建設領導小組成員必須定期查看電子郵箱，及時接收郵件。專業(yè)群管理人員及教師以電子郵件聯(lián)絡及對外聯(lián)系時，應盡可能使用學校提供的、以學校域名為后綴的郵箱。

3.建立專業(yè)群網(wǎng)絡論壇制度。為保證專業(yè)群建設工作有效開展，可在二級學院網(wǎng)站上建立專業(yè)群工作問題研討論壇，針對熱點、難點問題，重點開展專題討論，凝聚共識，形成合力。

綜上，創(chuàng)新高職專業(yè)群管理信息溝通機制，主要是在專業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機制、橫向信息溝通機制和跨層級信息溝通機制。專業(yè)群管理的信息溝通制度建設，應側重于溝通媒介的選擇、溝通對象的確定及一些重要溝通活動的頻率等方面的問題。要進行多角度、雙向互動的、通暢的專業(yè)群內(nèi)部溝通制度建設，不僅要使專業(yè)群內(nèi)的信息溝通在決策層、執(zhí)行層、操作層之間保持暢通，更要使信息流在不同專業(yè)之間保持暢通。

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