淺談如何加強基層土地檔案管理工作

梁英

摘 要：隨著我國市場經濟的不斷發展和逐步深入，土地檔案管理的作用日益顯現出來。土地檔案管理作為宏觀調控的重要手段和土地管理的一項基礎性工作，在社會生活中起著越來越重要的作用，具體表現為對現有的土地資源是否能夠合理地進行開發利用、對現有的土地資源是否能夠有效地進行管理。

關鍵詞：土地檔案；現狀；管理；對策

1 土地檔案管理工作的現狀及存在的問題

1.1 土地檔案思想認識不到位

當前，國土資源管理部門都把加強土地檔案管理工作放在重要位置，積極開展檔案升級達標活動，但有些同志思想認識上存在著偏差和誤區，檔案意識淡薄現象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒有把土地檔案工作放到夯實基礎的戰略高度去認識，對檔案工作缺乏必要的了解，存在檔案工作是一般事務性工作、沒有業務工作重要的思想，對土地檔案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好檔案工作和怎樣加強檔案管理工作；二是重視程度不夠。沒有認識到土地檔案在當前信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財力，往往是得不償失；三是管理意識不強。不注重日常土地資料的收集與積累，不用時檔案資料隨意亂擺亂放，要用時到處翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的資料沒有及時歸檔保存，造成檔案資料丟失、遺漏，無據可查，給工作造成了隱患。

1.2 土地檔案收集整理不規范

在土地檔案文件收集整理環節上，常常曝露出一些問題，存在“四重四輕”的現象。一是重文件，輕報表。收集的大多數是單位和部門的紅頭文件，而本級在工作活動中形成向上報送的各類材料和表格存檔相當少。二是重文書，輕實物。注重收集文件、會議材料、內部刊物等經收發登記和流轉的資料，忽視照片檔案、電子聲像、榮譽獎勵、科技檔案等實物檔案的整理，實物檔案庫存量較少。三是重類別，輕單項。重視加強綜合文秘類、地籍管理類、建設用地類等檔案資料的歸檔，采取限時催交、全面核查、及時歸檔等措施，確保保存完整，但是對突擊、臨時的單獨項目檔案卻很少收集，有的雖然收集了，也是隨意堆放，或私自留存備查，沒有進行系統整理。四是重數量，輕質量。土地規劃、土地登記、土地出讓、土地征（轉）用等檔案都能做到門類齊全、案卷完整，數量清楚，但質量不高，要求不嚴，圖紙折疊、頁碼標注、檔案裝訂等不符合規定，有的甚至對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況，制約了檔案規范化管理進程。

1.3 管理體制不健全

一是職責不明確。國土資源管理工作量大、任務重，由于受編制限制，檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任，職責不明確，文件資料收集整理歸檔知識缺乏，難以獨立完成立卷歸檔工作任務。二是制度不健全。土地檔案有的規章制度沒有建立健全，管理流于形式，隨意性大，工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機制，檔案資源個別流失，存在斷代現象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏，兼職過多，變動頻繁，不能專心從事檔案管理工作，有的甚至沒有經過專業檔案知識系統培訓就上崗，檔案專業化程度不高，業務不熟悉，運用現代化管理手段較少，致使檔案管理水平差，質量不高，檔案使用利用率低。

2 加強土地檔案管理工作的幾點思考

2.1 統一思想，提高認識，切實更新土地檔案工作的新觀念

一是端正態度，提高認識。土地檔案事業是一項崇高的事業，是國土資源管理工作一個不可缺少的方面，要切實提高對土地檔案工作重要性和必要性的認識，把檔案管理工作真正列入議事日程，貫穿工作始終，作為一項經常性、基礎性工作常抓不懈。二是深刻理解，增強責任感。增強做好土地檔案工作的責任感和使命感，提高檔案工作的自覺性。全面加強檔案法律法規學習，增加必要的投入，積極主動匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，不斷提升土地檔案管理質量和公共服務水平，發揮檔案的信息資源共享作用。

2.2 強化培訓，健全制度，不斷注入土地檔案事業發展新動力

一是著眼長遠發展，加強土地檔案隊伍建設。做好土地檔案工作，需要一支精通業務、求真務實的高素質隊伍，將熱愛檔案管理工作、細心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來。二是著眼長期建設，強化土地檔案業務學習培訓。一方面積極選拔檔案人員參加檔案部門組織的業務培訓，提高檔案人員的實際操作技能和業務指導能力，另一方面根據檔案工作發展的需要，適時舉辦土地檔案基礎知識和業務技能培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，培養適應檔案工作發展的合格人才，促進檔案工作健康、平衡發展。三是著眼長久建設，完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標管理考核制度的要求，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業務工作程序，納入崗位目標管理機制考核內容進行考核，切實調動檔案工作的積極性和創造性。

2.3 突出重點，規范管理，努力開創土地檔案工作發展新局面

一是完善制度，規范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集，遵循土地檔案的形成規律，創新收集手段，采取廣泛收集和重點收集相結合，運用事前監控文件、主動尋求等形式，既收集紙質載體，又收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二是嚴格要求，規范檔案整理工作。嚴格按照土地檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三是改善條件，規范檔案管理工作。積極改善土地檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備，實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用，堅決杜絕檔案丟失、破損或發生失竊、泄密事件的發生。

2.4 瞄準目標，提高效能，全面拓展土地檔案工作發展新思路

一是加強土地檔案信息化建設，提高科技含量。切實加強電子文件的管理，確保電子文件的真實、完整、安全，開展檔案信息數據庫和網絡建設，建立和完善內部局域網，實現檔案信息網上資源共享，積極開發應用檔案管理軟件，確保檔案信息及時、準確地輸入、檢索和利用，實現土地檔案信息基礎設施現代化、信息傳遞網絡化、查詢簡便科學化，為檔案信息全方位服務奠定基礎，使土地檔案成為宣傳工作、服務社會、服務群眾的重要窗口。二是加強土地檔案資源建設，開發信息資源。建立檔案征集工作新機制，主動了解工作動態，積極探索重大活動和重大事件檔案管理機制，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發挖掘檔案信息資源，主動開展土地特色檔案材料的收集工作，加大對散存散失檔案的征集力度，著力做好檔案的維護工作，使“死檔案”變為“活資料”，優化結構、豐富藏量，更好地為國土資源管理工作發展服務。三是大力推進檔案服務功能建設，改進服務措施。立足自身優勢，依托有效載體，注重研究土地檔案的利用的規律和特點，開發檔案信息資源，充分發揮檔案信息資源的獨特優勢，完善檔案管理、改進服務功能，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況，

參考文獻

[1]沈彥.淺議土地電子檔案管理[J].企業導報，2010，（4）.