論如何做好中學檔案管理的信息化建設

魏丹

摘 要：檔案管理對于中學的正常工作與發展來說是相當重要的基礎，當前隨著社會的不斷發展，中學檔案管理的形式也逐漸發生了變化，信息時代的來臨對檔案管理也提出了新的要求。本文基于信息時代下討論中學檔案管理信息化建設相干問題，希望能夠更好地提高中學檔案管理的質量，并為相關工作者的研究提供借鑒。

關鍵詞：中學檔案管理 信息化建設 現狀 策略

在中學的正常工作與發展中，檔案主要就是記錄事物發展狀況的一種資料，在很長一段時間內，紙質檔案是人們最常使用的一種檔案記錄方式，但是隨著信息時代的到來，傳統的檔案記錄與管理也逐漸暴露出很多弊端，再加上視頻、音頻類的檔案文件越來越多，現在就亟需對中學的紙質檔案進行電子化，這不僅是為了滿足時代的需要，也是在當前中學節約人力、資金的重要途徑。本人長時間在中學教務處工作，負責學生檔案的建檔、整理、保存及發放工作，在長期接觸檔案的過程中對檔案管理有一定的了解，在查閱了相關資料的基礎上，針對中學檔案信息化建設簡單做出研究。

一、中學檔案管理

（一）、中學檔案管理工作的重要性

中學教學質量與其發展的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作的開展情況，只有做好本校的檔案管理工作，才能及時地從中總結一些教育經驗，從而更好地提高教學質量。如果一個學校的檔案管理工作較為混亂，那么就無法為教學工作提供適當的經驗與總結，從而也就無法更好地改善教學工作。

（二）、中學檔案管理現代化建設工作中的問題

（1）亟需建立統一的標準和規范

中學檔案管理信息化建設突出的缺陷還是因為學校對于相關工作不夠重視，在當前中學檔案管理的建設時雖然使響應國家號召，在人員和資源上都滿足了一定的要求，但是有的學校在相關制度的建設上卻始終無法緊跟時代的腳步，相關的工作制度也只是停留在傳統的階段，也就是收集和記錄檔案工作，學校對于相關人員的投入、資源的建設明顯不夠重視，更有甚者對于檔案資料的工作都不夠重視，從而導致學校信息資源不夠完善，對學校正常教學進行產生了負面作用，因此對于學校檔案管理信息化建設的發展起到阻礙作用。

（2）缺乏高效的檔案管理隊伍

根據調查，當前我國很多的中學對于檔案信息化建設工作都沒有投入較多資金，從而對相關人員的管理也并沒有投入太多精力，在檔案管理工作人員配置上始終未按照相關標準進行合理規劃。這大致體現為兩個方面，首先是缺少高素質專業人員，也就使得檔案管理工作的整體水平較低，其次就是很多中學都花錢請一些非專業人員來學校進行檔案管理工作，從而導致相關隊伍良莠不齊，工作效率受到了很大的影響，并且在相關工作的進展上沒有條理，因此導致工作的進行較困難。

（3）中學檔案管理信息化建設的意義

由于檔案管理對于中學的發展來說有很大的意義，但是傳統的檔案管理工作已經逐漸暴露出很多的弊端，再加上隨著學校的不斷發展，檔案類的資料也會越來越多，傳統的紙質管理工作根本無法滿足大量的信息資源的記錄，因此就需要利用信息技術將大量的信息資源電子化，這不僅是為了提高檔案管理的工作效率和質量考慮，更是為了相關工作以后的發展而做出基礎。檔案管理信息化是當前各行各業檔案管理部門在建設過程中必須要經歷的，而且學校中有很多是科研性的檔案，因此更需要及時地將相關資源信息化，這也是學校檔案管理工作與時俱進的一個重要標志。

二、中學檔案管理信息化建設需要遵守的原則

（一）、檔案管理信息化建設規劃要符合需求

中學的檔案管理信息化建設的主要目的就是使相關工作以更高的效率開展，因此在建設時就要根據實際的要求來做出相應的規劃，并且要結合本校的檔案資料的特點，而不是將別的學校的檔案管理部門建設的方案拿過來自己套用。比如對于學校中儲藏的較為珍貴的歷史資料，就要酌情處理，而不是一味地將所有檔案都電子化，從而導致失去了珍貴的資料。

（二）、檔案管理信息化要具備一定的服務性

檔案管理信息化建設過程要考慮和服務性相結合，并且要提高對檔案信息的利用率。在開展相關工作時，比如在調取檔案資料時，要做好相應的檔案查詢服務，從而讓學校的師生都能切實感受到檔案管理信息化建設的實質性好處，如果僅僅將檔案管理信息化建設作為走形式的方式進行，那么對于學校的檔案管理工作沒有任何意義。

三、加強中學檔案管理信息化建設的主要策略

由于中學檔案管理工作對于其信息化建設相當重要，因此要重視對相關建設的投入，為學校的管理和建設工作的發展提供寬闊空間，并且要僅僅抓住當前信息時代的主要優勢，為該工作的順利進行夯實基礎。

（一）、加強領導，提高檔案管理意識

提高檔案管理工作的效率，應該先加強對相關工作的認識，意識到檔案建設的質量好壞對學校發展的重要作用，學校要積極引入資源和人才進來，對相關工作的開展要予以支持。同時要重點建設相關工作的基礎設施，因為良好的工作環境是提高工作質量的重要保障，也是使相關工作順利開展的基礎。同時校方要營造良好的工作環境，為相關建設的順利開展提供支持。

（二）、規范制度，統一管理標準

由于中學的檔案管理工作需要不同機構的協調才能更好地進行下去，其牽涉到的東西較多，因此必須制定和完善相關工作的管理機制，制定科學、規范的制度，對相關工作實施集中管理、規范管理的模式，同時對信息化建設中的收集、整理、裝訂等內容也制定出一整套行之有效的解決方案，提高管理工作的效率，讓制度變成促進其順利開展的內生動力。在制定檔案管理制度時，尤其要重視中學檔案管理在信息化建設過程中的制度制定，為學校檔案信息化的開展提供更優質的制度基礎。

（三）、建設高素質檔案管理隊伍

管理人員專業素質的高低，對于一個學校檔案管理信息化建設工作進展的好壞有很大的影響。信息時代對中學的管理人員的能力也有了特殊的需求，學校應該充分重視相關管理的信息化建設，加大人才投入。比如學校可以建設專門的人才培訓部門，引入適當的而競爭機制，為學校的檔案管理工作培養更加全面的高素質人才，建立一支更加穩定的管理團隊，使得中學的檔案管理信息化建設工作不斷向前發展。

四、結束語

信息時代的到來，為當前社會上很多行業的檔案管理都帶來了新的機遇。對于中學的檔案管理來說，將其進行信息化建設是大勢所趨，不僅是為了更好地滿足社會的需求，也是為其在未來更好地發展奠定基礎。在檔案管理信息化建設的過程中，首先就是要提高本校檔案管理人員的專業素質，其次需要將管理人員的管理觀念進行革新，從而為檔案管理信息化建設做出基礎保障。同時也要注意檔案管理的方法要結合實際，將其信息化建設的效率達到最大化。

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