計算機技術在辦公自動化中的應用

郭培源

摘 要： 隨著時代的發展和科技的進步，越來越多的先進技術被運用到生活中，計算機技術走進千家萬戶，為大眾開啟了便捷的生活模式，本文研究計算機技術在辦公自動化中的應用。

關鍵詞：計算機技術 辦公自動化 應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0006-01

前言

隨著社會的發展，在工作中，需要處理的信息是越來越多，現在各個領域對決策的及時性以及科學性要求是越來越高，使得相關的工作人員感到力不從心，隨著人類核心技術的發展，特別是計算機技術的發展，人類在辦公中不斷的在進行辦公自動化的技術改進，下面就探討下計算機技術在辦公自動化中的應用。

一、計算機技術在教學自動化中的應用

傳統的教學都是老師照著課本講，用粉筆進行板書，如果需要對上課的知識進行擴展，特別是想讓課堂形象生動是非常的不容易的。但是計算機技術的發展，使得教學自動化更加的方便。比如老師在備課的時候，可以制作PPT，這樣既形象生動，而且可以替代板書，使上課的效率更高。計算機技術的合理應用將會對教學中的重難點做到消除，從而將課堂的教學效率提升起來。比如在生物學科之中有很多用語言難以表述的教學內容，如代謝途徑、生化反應等。在這方面應用計算機技術教學將會很好的解決這些問題，其將動畫、文字、圖像、視頻等各種計算機技術結合起來，動靜結合，顯得更加的有趣生動，而且形象直觀，從而對學生們這方面的聽覺、視覺等感官方面的需求做到盡可能的滿足，使得相關知識結構與理論模型在他們的大腦中構建起來，這些生物學科上的重難點自然也就消除了。比如生物學老師對于高中的《神經調節的基本方式》這節中的反射的過程的解釋就很難用傳統教學的方法解釋清楚，學生們也就對此做到糊里糊涂，然而運用計算機技術對這種情景進行模擬，如一個人喝了口開水，馬上吐出來的畫面，老師再從中進行講解，學生通過視覺與聽覺的相結合從而對其原理做到深入的理解，生物老師的教學目的與教學效果也就達到了。

二、計算機技術改變教學模式，增強管理能力

在傳統的高中學校，校園部門的松散管理是導致發展停滯的原因。信息管理缺乏統一規范的規劃，以至于各工作系統之間無法實現資源共享，產生了信息獨立，傳播不到位的“獨島”現象。由于對信息技術的掌握不夠嫻熟精確，部分校園發展遭到限制。在校園發展建設中，部分領導者思想不成熟，存在重視學生生活的管理，疏忽教學新技術的引進，強調書本知識的重要性，抹殺網絡知識的廣泛性等問題，缺乏變通能力和教育創新能力，降低了管理的效率和質量。在科技發達的今天，校園信息化的建設如春潮般迅猛發展，計算機技術的出現為校園各部門的管理提供了基本保障。計算機技術在校園內構建了一個信息網，無論是學校人員個人信息還是學校設施、資料管理都毫無遺漏的被該信息網覆蓋，使校園管理變得井然有序。校園信息化的建設不單是硬件設施信息化，更需要教學模式的信息化，計算機技術的出現與應用，成功的改變了教學模式，使新的教學理念得到實踐證明和發展。

三、計算機技術在學校檔案管理中的應用

一個管理良好的的學校在管理方式上必定是有著自己獨到的見解，除了學習以及老師的的管理，檔案管理也是尤為重要的一部分。在傳統的學校檔案管理中存在三個方面的問題，第一，對檔案的管理工作不夠重視，有的學校在學生畢業或者教師調換工作時，發現學校把他們的檔案弄丟了；第二，學校缺乏專業管理檔案的人才，專業的檔案人員稀缺，且部分人才專業知識的學習停滯不前，跟不上時代發展的潮流，缺乏創新能力，因此能夠熟練對檔案進行分類和管理的專業人才十分匱乏，不能做好檔案的管理工作；第三，檔案管理制度不健全，保存效果差，檔案管理缺乏健全的制度，在部分學校的檔案保存室里，檔案出現沒有編號、缺少卷宗目錄、不分信息的混雜等不規范現象，使得檔案保存效果差，另外沒有相關的檢查制度和搜索方式為檔案的查閱增加了難度。

但是隨著計算機技術的發展，計算機技術可以應用在學校的檔案管理中。有序的管理會是工作良好的開端，對工作建立可循制度也是提高工作的有效辦法，檔案管理工作也不例外，因此健全檔案管理制度顯得十分重要。首先，需要將檔案資料進行有序的分類，其次要將檔案保管的成績作為學校職工推優評優的考核內容，對所有工作人員實行獎懲制度，做到優勝劣汰，使每個員工充滿危機意識并清楚地認識到工作與生活密切相關，以此激發員工工作熱情，使學校充滿活力，得到更多創新思維。將檔案進行信息化管理準確的反映到當下思潮，在最大程度上提高了管理檔案的水平。實現管理信息化后，學校更能對檔案資源進行合理配置，借此提高工作效率，對檔案管理的發展提供優質的服務。

四、利用計算機技術設計一款適合自己學校發展的信息管理系統

盡管現在許多學校為了提高教學管理者對計算機的使用能力，開設了一些計算機培訓班、計算機網絡使用培訓等，但是，由于缺乏考核機制和嚴格的執行制度使得很多參與培訓的人員敷衍了事，讓這些培訓活動空有一種形式，并沒有真正起到提高管理者計算機使用水平的目的，很多管理者在培訓結束后仍然不能熟練操作計算機，這個問題嚴重的阻礙了教學管理信息系統的實施。 教學管理人員和教育工作者只有擁有了足夠水平的計算機使用技能，才能操控好教學管理信息系統，才能使得現代信息技術得到更好的推廣和發展。

任何一個學校都有一條屬于自己的發展道路，因此，每個學校都應該結合自己發展道路的特點，設計一款適合自己的信息管理化系統。如此，才能發揮信息技術的最大作用，使得管理工作的效率真正得到提高。在進行信息化設計的過程中，學校資深的工作人員需要與設計者進行深入的交流，讓設計者明白自己學校的發展狀況，如此才能讓設計者設計出適合學校發展情況的信息管理系統。管理信息系統投入使用以后，仍然需要有特定的工作人員對系統進行監控和維護，隨時完善系統中的不足之處并進行改進，以提高信息系統的安全性和有效性。

五、結語

本文研究了計算機技術在辦公自動化中四個具體的應用：第一，計算機技術在教學自動化中的應用；第二，計算機技術改變教學模式，增強管理能力；第三，計算機技術在學校檔案管理中的應用；第四，利用計算機技術設計一款適合自己學校發展的信息管理系統。最后通過本文的研究，希望對今后的學校以及企業工作人員在計算機在辦公自動化中的應用有一定的借鑒與啟發作用。

參考文獻

[1]張冉.淺談辦公自動化中計算機計術的應用[J]. 科技展望. 2015（25）

[2]徐聯華.辦公自動化中的計算機技術應用與相關研究[J]. 電子技術與軟件工程. 2016（11）