關于水文電子檔案管理工作的探討

趙蒙

摘 要：近年來信息技術不斷發展，我國的水利、水文事業在科技創新方面取得了較好的成績。水文電子檔案逐漸替代了傳統的紙質水文檔案，在管理、錄入、保存、啟用等方面工作都變得方便快捷。本文簡要闡述了電子水文檔案的優勢和缺點，并著重探究了電子檔案提升水文電子檔案管理工作水平的有效措施。

關鍵詞：水文電子檔案；管理工作；有效措施

隨著水文水利事業的不斷發展，對于檔案的管理也提出了更為苛刻的要求。傳統的紙質水文檔案的管理工作極為繁瑣，并且不利于查閱和備份，很容易出現遺失等現象。信息技術的飛速發展，為水文檔案管理帶來了新契機，電子檔案成為了水文檔案管理的主流。但是，在水文電子檔案管理工作中仍存在不足之處，在今后發展過程中應不斷熟悉電子檔案特點，并在此基礎上采取有效的措施發展和完善，為水文現代化發展提供有效的基礎性支持。

1水文電子檔案的優勢

水文電子檔案是水文檔案管理與現代信息技術相結合的產物，其具有一定的優勢。具體表現如下：

（1）系統性和獨立性，水文工作具有一定的獨立性，其只需主要記載不同區域的水文特征、河流流速、雨量站點等相關觀測數據，使得其自成系統，整編后的獨立數據系統可為水文或其他相關工程建設提供有效的參考。

（2）連續性，水文觀測數據是一個常年觀測積累的過程，不同區域的水文特征或者降雨量等會隨著時間的推移不斷變化，對于后期的特征預測也是建立在已有觀測數據的基礎之上。由此可見，水文電子檔案具有較強的連續性，其為工程建設、科學研究等其他相關領域的發展奠定了基礎。

（3）實效性，水文數據觀測過程是在自然界不斷變化的過程中進行的，不同時段的水文數據會出現較為明顯的變化。水文電子檔案能夠保證水文數據定點、定時觀測，并且對數據庫進行及時更新，具有一定的實效性。

2電子檔案的缺點

雖然電子檔案管理在一定程度上減少工作人員的任務量，提高工作效率，并且便于資料的查閱。但是，電子檔案受限于信息技術的發展水平，數據記錄、保存、調用過程需要計算機的軟件和硬件的配合。因此，計算機本身性能的不穩定性會對水文電子檔案帶來諸多問題。例如，在數據錄入過程中可能導致數據的不準確性；在保存過程中由于硬盤等的損壞容易出現數據丟失等現象；同時，數據庫的數據也容易遭受不法分子的竊取。

3加強水文電子檔案管理的有效措施

3.1調整管理理念，進行分類管理

先進的管理理念對水文電子檔案管理工作具有重要指導作用，在具體工作開展過程中要建立完整的檔案管理體系，對各類檔案資料進行歸類整理，以此最大程度地保證數據的完整性和系統性。檔案分類管理要根據具體工作的實際情況，結合水文工作的特點，對不同類型的數據進行總結歸納。例如在分類管理中，制定規范化的分類標準，可按地下水、地表水、水質三類標準進行歸類，并對其水位流量、蒸發量、降水量、含沙量、水環境以及地下水動態等詳細資料進行收集整理，歸檔到各類之中。同時，也可以結合檔案形成規律和特點，建立完整的目錄體系，便于數據統計以及查閱。在電子水文檔案中建立多級分類目錄，對分類目錄進行首字母和頁碼排序；對于不同的水文檔案進行編目、立卷等。

3.2引進先進技術，提高數據存儲安全系數

電子檔案的存儲是建立在存儲介質基礎之上，存儲介質和存儲技術對于電子檔案的安全起到非常重要的作用。同時，為了避免存儲介質損壞等突發情況發生造成的不必要損失，應做好數據的備份工作。例如可設置用戶權限，針對用戶的不同身份開設不同的使用權限。其具體措施為：首先，控制入網訪問權限，通過身份驗證的方式避免來自互聯網的威脅；其次，控制使用權限，制定用戶對目錄、文件、資料的操作范圍，超出范圍使進行操作阻止，以此防止非工作人員的不良操作；最后，控制防火墻，針對不同的網絡層進行防火墻控制。在此基礎上，可采取云計算機等技術對原始數據進行備份，避免因系統或人為原因造成的數據丟失。

3.3提高管理人員的綜合素質

電子水文檔案管理不同于紙質檔案管理，其對工作人員的專業技能要求較高。同時，檔案管理工作由于其自身的特殊性，對工作人員的道德意識和服務意識也提出了一定的要求。因此，在水文電子檔案管理工作開展過程中，既要提高工作人員的業務能力，也強化期道德素質和服務意識。例如定期組織相關培訓，對水文電子檔案管理工作的基礎知識和信息技術進行培訓，要求員工在學習理論知識同時，進行實操演練，熟練掌握水文電子檔案系統，并對存儲位置、目錄體系進行系統掌握。在此基礎上，針對培訓內容組織基本技能測試，考評成績納入員工日常工作考核之中。同時，定期組織優秀員工交流活動，通過榜樣的力量感染工作人員，增強其道德意識和服務意識，進而提高工作人員的綜合素質。

水文電子檔案真實記錄了水文活動數據，為水利工程、防洪救災、水資源綜合管理以及社會可持續發展起著重要的指導意義。積極完善水文電子檔案，提升電子檔案管理水平，對經濟發展具有重要指導意義。然而，目前電子檔案管理工作中仍有疏漏，要積極采取有效措施不斷完善，最終實現電子檔案管理工作發展最優化。

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