關(guān)于水文電子檔案管理工作的探討

趙蒙

摘 要：近年來信息技術(shù)不斷發(fā)展，我國的水利、水文事業(yè)在科技創(chuàng)新方面取得了較好的成績。水文電子檔案逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)水文檔案，在管理、錄入、保存、啟用等方面工作都變得方便快捷。本文簡要闡述了電子水文檔案的優(yōu)勢和缺點，并著重探究了電子檔案提升水文電子檔案管理工作水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：水文電子檔案；管理工作；有效措施

隨著水文水利事業(yè)的不斷發(fā)展，對于檔案的管理也提出了更為苛刻的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)水文檔案的管理工作極為繁瑣，并且不利于查閱和備份，很容易出現(xiàn)遺失等現(xiàn)象。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為水文檔案管理帶來了新契機，電子檔案成為了水文檔案管理的主流。但是，在水文電子檔案管理工作中仍存在不足之處，在今后發(fā)展過程中應(yīng)不斷熟悉電子檔案特點，并在此基礎(chǔ)上采取有效的措施發(fā)展和完善，為水文現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的基礎(chǔ)性支持。

1水文電子檔案的優(yōu)勢

水文電子檔案是水文檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其具有一定的優(yōu)勢。具體表現(xiàn)如下：

（1）系統(tǒng)性和獨立性，水文工作具有一定的獨立性，其只需主要記載不同區(qū)域的水文特征、河流流速、雨量站點等相關(guān)觀測數(shù)據(jù)，使得其自成系統(tǒng)，整編后的獨立數(shù)據(jù)系統(tǒng)可為水文或其他相關(guān)工程建設(shè)提供有效的參考。

（2）連續(xù)性，水文觀測數(shù)據(jù)是一個常年觀測積累的過程，不同區(qū)域的水文特征或者降雨量等會隨著時間的推移不斷變化，對于后期的特征預(yù)測也是建立在已有觀測數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上。由此可見，水文電子檔案具有較強的連續(xù)性，其為工程建設(shè)、科學(xué)研究等其他相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

（3）實效性，水文數(shù)據(jù)觀測過程是在自然界不斷變化的過程中進行的，不同時段的水文數(shù)據(jù)會出現(xiàn)較為明顯的變化。水文電子檔案能夠保證水文數(shù)據(jù)定點、定時觀測，并且對數(shù)據(jù)庫進行及時更新，具有一定的實效性。

2電子檔案的缺點

雖然電子檔案管理在一定程度上減少工作人員的任務(wù)量，提高工作效率，并且便于資料的查閱。但是，電子檔案受限于信息技術(shù)的發(fā)展水平，數(shù)據(jù)記錄、保存、調(diào)用過程需要計算機的軟件和硬件的配合。因此，計算機本身性能的不穩(wěn)定性會對水文電子檔案帶來諸多問題。例如，在數(shù)據(jù)錄入過程中可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不準確性；在保存過程中由于硬盤等的損壞容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象；同時，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)也容易遭受不法分子的竊取。

3加強水文電子檔案管理的有效措施

3.1調(diào)整管理理念，進行分類管理

先進的管理理念對水文電子檔案管理工作具有重要指導(dǎo)作用，在具體工作開展過程中要建立完整的檔案管理體系，對各類檔案資料進行歸類整理，以此最大程度地保證數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)性。檔案分類管理要根據(jù)具體工作的實際情況，結(jié)合水文工作的特點，對不同類型的數(shù)據(jù)進行總結(jié)歸納。例如在分類管理中，制定規(guī)范化的分類標準，可按地下水、地表水、水質(zhì)三類標準進行歸類，并對其水位流量、蒸發(fā)量、降水量、含沙量、水環(huán)境以及地下水動態(tài)等詳細資料進行收集整理，歸檔到各類之中。同時，也可以結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點，建立完整的目錄體系，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及查閱。在電子水文檔案中建立多級分類目錄，對分類目錄進行首字母和頁碼排序；對于不同的水文檔案進行編目、立卷等。

3.2引進先進技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲安全系數(shù)

電子檔案的存儲是建立在存儲介質(zhì)基礎(chǔ)之上，存儲介質(zhì)和存儲技術(shù)對于電子檔案的安全起到非常重要的作用。同時，為了避免存儲介質(zhì)損壞等突發(fā)情況發(fā)生造成的不必要損失，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份工作。例如可設(shè)置用戶權(quán)限，針對用戶的不同身份開設(shè)不同的使用權(quán)限。其具體措施為：首先，控制入網(wǎng)訪問權(quán)限，通過身份驗證的方式避免來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅；其次，控制使用權(quán)限，制定用戶對目錄、文件、資料的操作范圍，超出范圍使進行操作阻止，以此防止非工作人員的不良操作；最后，控制防火墻，針對不同的網(wǎng)絡(luò)層進行防火墻控制。在此基礎(chǔ)上，可采取云計算機等技術(shù)對原始數(shù)據(jù)進行備份，避免因系統(tǒng)或人為原因造成的數(shù)據(jù)丟失。

3.3提高管理人員的綜合素質(zhì)

電子水文檔案管理不同于紙質(zhì)檔案管理，其對工作人員的專業(yè)技能要求較高。同時，檔案管理工作由于其自身的特殊性，對工作人員的道德意識和服務(wù)意識也提出了一定的要求。因此，在水文電子檔案管理工作開展過程中，既要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，也強化期道德素質(zhì)和服務(wù)意識。例如定期組織相關(guān)培訓(xùn)，對水文電子檔案管理工作的基礎(chǔ)知識和信息技術(shù)進行培訓(xùn)，要求員工在學(xué)習(xí)理論知識同時，進行實操演練，熟練掌握水文電子檔案系統(tǒng)，并對存儲位置、目錄體系進行系統(tǒng)掌握。在此基礎(chǔ)上，針對培訓(xùn)內(nèi)容組織基本技能測試，考評成績納入員工日常工作考核之中。同時，定期組織優(yōu)秀員工交流活動，通過榜樣的力量感染工作人員，增強其道德意識和服務(wù)意識，進而提高工作人員的綜合素質(zhì)。

水文電子檔案真實記錄了水文活動數(shù)據(jù)，為水利工程、防洪救災(zāi)、水資源綜合管理以及社會可持續(xù)發(fā)展起著重要的指導(dǎo)意義。積極完善水文電子檔案，提升電子檔案管理水平，對經(jīng)濟發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義。然而，目前電子檔案管理工作中仍有疏漏，要積極采取有效措施不斷完善，最終實現(xiàn)電子檔案管理工作發(fā)展最優(yōu)化。

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