談談如何加強高職院校學生檔案管理

呂潔

一、對高職院校學生檔案管理的認識

第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規(guī)模的擴大，招生人數(shù)增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、考公務員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質(zhì)量和教學管理水平，以及對高職教育質(zhì)量和學生素質(zhì)的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內(nèi)容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業(yè)上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問題。

（1）檔案管理意識不強。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學生技能的培養(yǎng)和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業(yè)時才完善歸檔材料，出現(xiàn)問題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對畢業(yè)離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業(yè)競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

（2）檔案材料內(nèi)容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內(nèi)學生高考成績單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關材料。多數(shù)高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規(guī)范的要求，全面反映學生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評價的內(nèi)容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質(zhì)、組織能力、團隊協(xié)作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

（3）管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規(guī)章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

三、加強高職院校檔案管理的措施

（1）建立健全規(guī)章制度。為加強和規(guī)范檔案管理工作，各院校應根據(jù)自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規(guī)章制度和崗位職責制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

（2）增強檔案意識，宣傳引導畢業(yè)生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。引導畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場和公共就業(yè)服務機構需要加大對高職畢業(yè)生的服務力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事代理、社會保險辦理和接續(xù)、職稱評定等服務，其中對未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當減、免收檔案托管等費用。

參考文獻：

[1]杜君芳.簡析高職院校學生檔案的管理[J].濱州職業(yè)學院學報，2008，（04）.

[2]呂文花.高職學生檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界.2008，（05）.