淺析事業(yè)單位檔案管理與檔案利用

摘要：檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義，檔案管理與檔案利用的好壞將會影響到事業(yè)單位的發(fā)展和穩(wěn)定，同時也是各行業(yè)業(yè)務工作開展的支撐和依據(jù)，事業(yè)單位必須要對檔案管理和檔案利用給予高度的重視。對此本文做了深入分析，首先對事業(yè)單位檔案管理與利用存在的問題進行了闡述，然后提出了幾點增強檔案管理與利用效率的有效措施。

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；檔案利用

引言

隨著我國社會的快速發(fā)展，使得事業(yè)單位對于檔案管理的要求越來越高，檔案管理的有效利用能夠極大的促進社會的發(fā)展，但是由于各種原因使得事業(yè)單位在檔案管理和利用上存在一定的問題，因此各個單位必須要克服一切困難來解決這些問題，以此來促進事業(yè)單位檔案管理快速發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理與利用存在的問題

1.相關材料在編制時缺乏相應的規(guī)范性

就目前我國事業(yè)單位在檔案管理和利用方面來看，許多事業(yè)單位檔案管理工作人員都存在專業(yè)素養(yǎng)不高，同時嚴重缺乏專業(yè)知識和檔案編制能力，使其沒有形成規(guī)范化的檔案編制程序，從而導致這些工作人員在檔案整理、收集和編制過程中，不能起到良好的銜接。例如：部分檔案信息存在字跡和圖樣模糊，甚至還會出現(xiàn)用鉛筆進行書寫，這些問題的產(chǎn)生對于檔案管理的質(zhì)量會產(chǎn)生嚴重影響。

2.事業(yè)單位在檔案管理中缺少相關人才

就目前的情況來看，我國事業(yè)單位在檔案管理方面嚴重缺少專業(yè)技術人才，絕大多數(shù)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的理論和技術知識，從而導致我國在檔案管理和檔案利用上整體水平不高。例如：許多單位從事檔案管理的人員都是兼職的，這就使得工作人員在工作中缺少經(jīng)驗，同時導致工作人員對于資料存檔范圍不清楚等問題，這些問題的產(chǎn)生會對檔案管理造成嚴重影響[1]。

二、增強檔案管理與利用效率的有效措施

1.加強單位檔案資源規(guī)范化建設

就目前的情況來看，不論是單位還是企業(yè)，檔案信息一直處于增加的趨勢，使得單位每年都要處理大量檔案信息，為了確保這些資料能夠得到有效的利用，單位必須要建立規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化的檔案管理機制。首先單位要將檔案信息納入一體化的管理目標中，同時要合理的建立內(nèi)部檔案管理機制。其次，要結合單位的實際情況制定嚴格的規(guī)章制度，以此確保相關工作人員按照制度進行操作，從而使單位的檔案采集、整理、以及銷毀等工作能夠按照相關制度和規(guī)范進行規(guī)范化操作，從而確保檔案管理工作絕對安全。

2.大力推進檔案管理信息化建設

檔案管理的信息化建設對于事業(yè)單位來講具有重要意義，信息化的建設能極大的提高檔案管理工作的效率，同時信息化建設是實現(xiàn)高效管理的重要手段。因此事業(yè)單位要根據(jù)自己的發(fā)展情況，大力采購一些先進的檔案管理設備，這樣才能使檔案管理跟得上社會發(fā)展步伐。信息化的建設最重要的就是硬件和軟件設備，單位要想全面的實施檔案管理信息化建設，就必須要投入大量的資金對現(xiàn)有的硬件和軟件設備進行有效的更好與換代，以此來確保事業(yè)單位檔案管理實施現(xiàn)代化建設。其中主要的設備有，檔案整理柜、檔案盒、切紙機、碎紙機、復印機、保險柜、高效性能電腦等等。另外單位還要配備高速的網(wǎng)絡，這樣才能確保檔案信息在傳輸中不會發(fā)生中斷[2]。

3.對于檔案管理結構要實現(xiàn)多元化發(fā)展

檔案管理結構實現(xiàn)多元化發(fā)展能夠擴大事業(yè)單位檔案服務范圍，同時也可以拓展服務深度，因此，這就要求單位領導要大力推進檔案資源建設，使其檔案管理工作更好的文人們服務。首先，要對檔案資源進行整合，本文以疾控中心為例，疾控中心是負責公共事務的單位，所以在整合檔案資源時，首先要將公共衛(wèi)生事件和重大疾病事件列入到整合資料當中，同時對于疾病的形成、處理、整理、利用、保管等資料都納入到政府公開信息當中，以此來確保這些檔案能夠更好的為人民服務，從而滿足人們的需求。

4.大力推廣和遵循檔案信息公開政策

隨著我國信息公開制度的不斷推廣和加深，這就使得我國公民有一定的權利可以對各個部門的檔案信息進行相應的查詢。為了確保政策能夠有效的實施，各個事業(yè)單位檔案管理工作人員在確保本職工作做好的前提下，一定要按照相關的規(guī)章制度來對公開檔案申請進行及時的回應，對于可以公開的檔案要進行及時的公開，這樣才能確保政策得到有效的落實，同時也能確保檔案信息公開流程做到公正和透明。值得注意的是，對于人們申請查詢的檔案和信息必須要經(jīng)過嚴格的審核，同時要按照相關規(guī)定進行公開受理，確保在處理申請時做到公平公正[3]。

三、總結

綜上所述，不論事業(yè)單位還是企業(yè)，檔案管理都具有重要意義，因此在對檔案進行管理與利用時一定要進行多元化發(fā)展，尤其是事業(yè)單位檔案管理部門一定要堅持貫徹國家的政策，一定要建立和完善檔案閱讀相關制度，只有這樣才能更好的為人服務。

參考文獻

[1]鄭巍巍. 淺析事業(yè)單位檔案管理與檔案利用[J]. 才智， 2015（30）.

[2]王玉珍. 事業(yè)單位檔案的保存與利用探究[J]. 辦公室業(yè)務， 2016（11）：126-126.

[3]陳玥彤. 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談[J]. 辦公室業(yè)務， 2017（24）：119-120.