檔案管理工作研究

摘要：作為一個(gè)歷史的記載，考察工作的依據(jù)，各項(xiàng)決策的證明，檔案管理工作古往今來(lái)都發(fā)揮著尤為重要的作用。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)落后于我國(guó)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的步伐，并逐漸無(wú)法滿足企業(yè)管理的需求。因此，優(yōu)化檔案管理工作，需要跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)管理工作的新發(fā)展、新需求。科學(xué)規(guī)范、信息化的管理檔案工作，不僅能凸顯其自身的工作價(jià)值，也能促使檔案更好的使用和開(kāi)發(fā)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；信息化；研究

新時(shí)代的不斷進(jìn)步發(fā)展，進(jìn)一步?jīng)Q定了檔案工作管理方式的不斷更新，只有不斷適應(yīng)新形勢(shì)，才能創(chuàng)新管理工作的新相貌。檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，具有較高的科學(xué)價(jià)值和保存價(jià)值，能夠?yàn)檠芯抗ぷ魈峁﹨⒖迹瑸楣こ探ㄔO(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，有著無(wú)法替代的作用。因此，檔案管理過(guò)程中科學(xué)化、信息化、規(guī)范化是其未來(lái)管理工作中的必然要求，不斷優(yōu)化和適應(yīng)新形勢(shì)，才能使其在發(fā)展道路上再登高峰，為未來(lái)的社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步貢獻(xiàn)其力量。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.信息化進(jìn)程緩慢

由于對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)度較低，大多數(shù)單位和企業(yè)還在沿用紙質(zhì)形式來(lái)進(jìn)行檔案管理。就紙質(zhì)檔案而言，其形式在一定程度上還存在著不可忽視的問(wèn)題，比如查找困難，在龐大的檔案資料庫(kù)中，如果檔案管理的不到位，想要找到一份特定的材料，無(wú)異于大海撈針，不僅會(huì)增加檔案管理工作人員的工作壓力，也會(huì)耽誤想要查找資料人員的工作。除此之外，紙質(zhì)檔案的保存要求較高，時(shí)間比較久遠(yuǎn)的資料會(huì)由于紙質(zhì)的質(zhì)量而出現(xiàn)文字不全、紙質(zhì)損壞等問(wèn)題，檔案管理工作人員不得不定期進(jìn)行復(fù)制整理，加大了工作難度。

2.檔案管理模式落后

在一些單位、企業(yè)和學(xué)校中，檔案管理還不成熟，大多數(shù)還停留在沒(méi)有專業(yè)、規(guī)范的檔案管理室的狀態(tài)，更不要說(shuō)專業(yè)的檔案管理人員了，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般情況下都是由其他的工作人員臨時(shí)兼職的，因?yàn)槠洳](méi)有專業(yè)的管理、整理以及記錄知識(shí)，所以也就造成了檔案資料的缺失和不完整，喪失了其珍貴的意義。

3.互相配合不夠

檔案資料的整理記錄，需要各個(gè)部門的層層配合。尤其是就學(xué)校而言，學(xué)校的檔案管理室工作離不開(kāi)其圖書(shū)館輔助和配合，尤其是一些專業(yè)資料，需要圖書(shū)館提供專業(yè)的輔助和指導(dǎo)，二者互相配合，才能使檔案管理工作達(dá)到最優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)其收集和建檔的意義。

4.兼職檔案員缺乏專業(yè)知識(shí)

一些企業(yè)和單位應(yīng)用的是兼職管理檔案資料的模式，這就在一定程度上加重了工作人員的工作壓力，由于其本職工作要求較高，所以兼職管理人員大多會(huì)側(cè)重于自己的本職工作，而只是兼顧檔案的收集，由于其不具備專業(yè)的知識(shí)，沒(méi)有充足的時(shí)間投入，所以，檔案管理工作并不能實(shí)現(xiàn)較好的收納整理。

5.檔案意識(shí)不強(qiáng)。

現(xiàn)如今，很多時(shí)候，人們的檔案觀念還停留在傳統(tǒng)的認(rèn)知當(dāng)中，對(duì)建立檔案資料并不重視，即使偶爾收集檔案資料，也不系統(tǒng)、全面。尤其是在檔案管理工作中，并沒(méi)有專項(xiàng)的檔案管理資金投入，也沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員的配備，更沒(méi)有相關(guān)的配備設(shè)施。導(dǎo)致在一些重要的項(xiàng)目和事件中，能夠留下的檔案資料少之又少，喪失了珍貴的資料，對(duì)未來(lái)的參考借鑒造成了損失。

二、檔案管理的改進(jìn)措施

1.信息化管理檔案

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，信息化被應(yīng)用到各行各業(yè)，而對(duì)于檔案管理而言，信息化的檔案管理模式，無(wú)疑是更加先進(jìn)的，不同于紙質(zhì)檔案資料難保存、難查找等各種問(wèn)題，信息化顯示了其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。信息化檔案管理只要輸入想要查找的資料名稱，就可以幾秒內(nèi)找到想要查找的資料，復(fù)制能力強(qiáng)，隨用隨找，檔案管理工作人員不再需要參與查找過(guò)程，使用人員獨(dú)自一人就能完成查找，而且其保存度高、清晰度高，不會(huì)出現(xiàn)字跡不清、字跡破損等情況，因此可見(jiàn)，信息化的檔案管理模式更能滿足人們的需求，更方便、更快捷、更省時(shí)、更省力。

2.完善檔案管理模式

針對(duì)企業(yè)和單位的現(xiàn)實(shí)情況，制定一套完整成熟的管理規(guī)則，健全管理班子。管理工作進(jìn)行“包保到位”，實(shí)行一人負(fù)責(zé)一片區(qū)域的原則，把管理工作細(xì)化到每個(gè)人身上，分權(quán)管理，組成一個(gè)階級(jí)嚴(yán)明、層層配合、相互協(xié)調(diào)的整體模式，讓檔案管理工作達(dá)到優(yōu)化、優(yōu)質(zhì)的目的。做到管理班子親自管理、親自監(jiān)督，工作人員及時(shí)記錄、整理、歸檔造冊(cè)，使檔案資料最大程度的保存和記錄。

3.提高檔案管理者素質(zhì)

作為檔案管理人員，除了要掌握專業(yè)的管理知識(shí)、文獻(xiàn)知識(shí)以及信息技術(shù)，還要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，還要有認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度。檔案管理工作是一個(gè)比較繁瑣的工作，不僅包含的工作量較多，對(duì)管理人員的素質(zhì)也有所要求。因此，在任用管理工作人員時(shí)，也就需要選擇一些效率較高、能力較強(qiáng)的人員。除此之外，管理人員還需不斷充實(shí)自己、提升自己，成為一個(gè)專業(yè)、有能力的管理工作者。

4.加強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)

很多時(shí)候，對(duì)于檔案的投入和重視都不夠，這也就促使了檔案工作資金不夠、專業(yè)不足、人力不足等多種問(wèn)題，導(dǎo)致一些重要的資料不能及時(shí)的收錄，而造成損失。因此，在檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的檔案意識(shí)，注意平時(shí)資料的記錄、整理和收集。除了文字資料，音頻、視頻和圖片等也是需要重點(diǎn)收集的內(nèi)容，因?yàn)槠淇梢愿玫闹噩F(xiàn)當(dāng)時(shí)情景，有不可忽視的重要作用。加強(qiáng)檔案意識(shí)，從身邊的每件事做起，養(yǎng)成建立檔案的習(xí)慣。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案的管理工作，無(wú)論對(duì)于歷史，還是企業(yè)、單位、學(xué)校，都具有深遠(yuǎn)的意義，是不能被替代和抹殺的。當(dāng)然，檔案管理也要時(shí)刻跟隨時(shí)代的腳步不斷前進(jìn)，注入先進(jìn)的管理方式和模式，與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能達(dá)到檔案管理的最優(yōu)化，為未來(lái)的資料借鑒，提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，使其在時(shí)代和發(fā)展歷程中貢獻(xiàn)自己的力量。

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作者簡(jiǎn)介：

傅紅艷（1973-），女，漢族，湖南衡陽(yáng)人，湖南工學(xué)院，本科 助理館員，研究方向：檔案管理