檔案安全管理探析

摘 要

作為檔案工作的一個(gè)最重要的組成部分，檔案的安全管理是檔案的核心內(nèi)容之一。本篇對(duì)遭遇突發(fā)性的事件時(shí)檔案如何進(jìn)行管理進(jìn)行了具體的分析與探討，所探討的問題基本上歸結(jié)為要提高檔案管理人員的自我保護(hù)意識(shí)及安全防范意識(shí)，同時(shí)要完善各項(xiàng)檔案管理與保護(hù)機(jī)制，以此促進(jìn)檔案資源的安全保護(hù)，使檔案工作步入規(guī)范化與科學(xué)化的軌道。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全；突發(fā)事件；防范

檔案管理工作應(yīng)該體現(xiàn)出一個(gè)系統(tǒng)或者一個(gè)單位對(duì)整個(gè)檔案管理的完整性，這種完整性的內(nèi)涵本身就包括了安全性。當(dāng)今世界，各個(gè)領(lǐng)域的安全都面臨著空前的挑戰(zhàn)。各種事故，在給經(jīng)濟(jì)社會(huì)造成損失，給人類的安全帶來威脅的同時(shí)，也拉響了公共安全的警報(bào)。而檔案的安全管理便是整個(gè)安全體系之中的重中之重，因此必須建立起相應(yīng)的機(jī)制和防范措施，以促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

1 安全管理在檔案管理中的重要地位

盜竊、火災(zāi)、洪水與地震等會(huì)給檔案工作構(gòu)成威脅，這種威脅的表現(xiàn)可能是隱性的，也可能是顯性的。檔案是一個(gè)部門或者一個(gè)單位各項(xiàng)工作正常開展的基本前提，更是企業(yè)與事業(yè)單位的重要?dú)v史記憶和寶貴財(cái)富。而且又因檔案所具有的唯一性，決定了這種資源一旦被損毀就將不容易被修復(fù)，因而會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。積極開展企事業(yè)單位的檔案安全工作，就可以讓檔案安全損失降低到最小的程度，進(jìn)而讓各安安全隱患被消滅的萌牙之中。因此，企事業(yè)單位檔案安全工作的開展其必要性顯而易見。各類自然災(zāi)害及人類造成的災(zāi)害給檔案造成的損失經(jīng)常出現(xiàn)，并成為檔案安全管理方面血的教訓(xùn)。有這些教訓(xùn)作為反面教材，檔案安全管理的重要意義已經(jīng)不言而喻。

2 時(shí)刻筑牢檔案安全防范意識(shí)

檔案保護(hù)與安全防范制度的制定，可以使檔案安全工作做到防微杜漸、居安思危，各單位和部門必須強(qiáng)化科學(xué)普及的應(yīng)急宣傳，把預(yù)防各種災(zāi)害當(dāng)成一項(xiàng)長(zhǎng)期不懈的工作。而且各個(gè)立檔的部門或者單位必須要將檔案的安全工作當(dāng)成最重要的任務(wù)與最核心的環(huán)節(jié)。努力提升自我防護(hù)與安全意識(shí)，積極做好各種突發(fā)事件處理的思想準(zhǔn)備工作，強(qiáng)化各種檔案信息資源的安全意識(shí)與保密意識(shí)，健全相關(guān)的工作體制，使檔案安全管理工作井然有序地進(jìn)行。比方，檔案安全的應(yīng)急演練就應(yīng)當(dāng)在平時(shí)進(jìn)行，以增強(qiáng)對(duì)災(zāi)難的緊急應(yīng)對(duì)能力。要提升檔案信息的安全性能，還必須正確處理好保密與開放之間的關(guān)系。通過通過并實(shí)施嚴(yán)格的開放管理辦法，對(duì)開放的檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時(shí)也要明確適宜查閱的檔案內(nèi)容、可以進(jìn)行復(fù)印的檔案內(nèi)容的范圍，和可以通過媒體及其他途徑公開的內(nèi)容。

3 強(qiáng)化檔案管理過程的保護(hù)機(jī)制

檔案所記載的許多信息一旦失去將無法追回，因此，對(duì)于任何一個(gè)企事業(yè)單位而言，檔案信息資源，特別是較為重要的檔案信息資源，對(duì)企業(yè)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展與正常運(yùn)營都具有至關(guān)重要的作用。因此，對(duì)這些彌足珍貴的信息資源，必須格外加以保護(hù)。

3.1 強(qiáng)化紙質(zhì)文檔的保護(hù)

就現(xiàn)在絕大多數(shù)的企事業(yè)單位而言，檔案的主要存在形式還是紙質(zhì)的形式。紙質(zhì)文檔受外部條件的影響較大，具體而言受到光線、機(jī)械震動(dòng)、外來的磁場(chǎng)、灰塵、溫濕度等環(huán)境因子的影響與作用較，因而使紙質(zhì)文檔保存的難度相應(yīng)增加。紙質(zhì)文檔被徹底毀掉后，就無法進(jìn)行恢復(fù)，因此，對(duì)紙質(zhì)文檔的保護(hù)必須采取較為特殊的措施。通過情況下對(duì)紙質(zhì)文檔的保護(hù)方式為復(fù)制的方式，這種方式包括異地存放。在場(chǎng)存放的方式主要是將拷貝的相關(guān)文檔置于辦公地點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行特別的防災(zāi)措施，比方進(jìn)行特別的災(zāi)害預(yù)防舉措，例如采用防盜與防火性能較強(qiáng)的裝具等舉措。而異地存放是將經(jīng)拷貝的相關(guān)文檔置于辦公區(qū)域以外。這樣做的理由是不同區(qū)域不可能同時(shí)發(fā)生災(zāi)害，一旦有一處發(fā)生災(zāi)害，還有另一處已經(jīng)得到了有效保護(hù)。

3.2 強(qiáng)化電子文檔的保護(hù)

與紙質(zhì)檔案相比較，備份是電子檔案保護(hù)的有效方式。假使遭遇突發(fā)事件，能夠從數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存系統(tǒng)中找回相關(guān)數(shù)據(jù)，從而使系統(tǒng)得到恢復(fù)。隨著信息化發(fā)展步伐的加快，檔案文件紙質(zhì)檔案正在向電子文件的形式轉(zhuǎn)化。電子檔案制作完畢后，必須及時(shí)積累、收集、歸檔，以防信息的變動(dòng)和損失。

（1）應(yīng)該在進(jìn)行詳細(xì)檢查的基礎(chǔ)上對(duì)電子文件加以歸檔，電子文件和相關(guān)的紙質(zhì)文件、其他載體文檔的內(nèi)容，包括相關(guān)說明，都要時(shí)行對(duì)照，對(duì)不一致的地方要進(jìn)行甄別、校對(duì)。要使所歸檔的電子文件完整齊全、真實(shí)可靠。

（2）對(duì)歸檔的電子文件及其載體的物理狀態(tài)進(jìn)行認(rèn)真檢查，查看其有無病毒，以確認(rèn)其信息的準(zhǔn)確程度。

（3）電子文件最好利用光盤作為存儲(chǔ)的介質(zhì)，對(duì)文件進(jìn)行保護(hù)處理，使之處于一種只讀狀態(tài)。

（4）對(duì)電子文件必須進(jìn)行有效性、安全性檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)載體損傷情況時(shí)，必須及時(shí)采取拷貝或者修復(fù)等措施加以維護(hù)。

（5）每一份電子文件必須單獨(dú)做好記錄，要對(duì)文件的形成過程，使用和管理情況進(jìn)行記載。要確保電子文件所記錄信息的實(shí)時(shí)性，對(duì)于需要保存的信息必須及時(shí)錄入。所進(jìn)行跟蹤記錄的信息必須體現(xiàn)出其原始性的特征，而且要使這種信息記錄成為電子文件具有真實(shí)性可可靠性的重要依據(jù)。

（6）在檔案信息存儲(chǔ)安全管理方面，必須提升網(wǎng)絡(luò)安全與信息安全意識(shí)。采取得力措施強(qiáng)化各項(xiàng)安全管理，要進(jìn)行密鑰管理與身份認(rèn)證，強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的監(jiān)控。特別是在線管理系統(tǒng)的安全性要得到有效保證，對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施要建立起密碼訪問及系統(tǒng)防火墻控制機(jī)制，同時(shí)運(yùn)用保密隔離卡，建立起恢復(fù)與備份系統(tǒng)，使檔案信息管理系統(tǒng)不斷得到完善。要強(qiáng)化電子文件檔案制度的建立，同時(shí)要完善文件管理的記錄系統(tǒng)。凡是用于對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的設(shè)備都必須安裝相關(guān)的防毒軟件，要采用物理隔離的措施對(duì)外網(wǎng)與內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行處理。對(duì)于各類數(shù)據(jù)必須隨時(shí)加以備份，使檔案信息的保管始終恪守安全與保密的狀態(tài)下進(jìn)行。

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吉林省汪清縣獻(xiàn)血中心 吉林省汪清縣 133200