高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策

郭丹

【摘要】在這個經濟快速發展的社會里，對人才的需求也越來越大，而高職院校作為人才培養的地方，高職院校的發展對社會的發展有著重大影響。在高職院校中，檔案記錄了學校發展過程中的一切，是衡量辦學水平的一個重要體現。在高職院校中，檔案管理是一項重要的工作，它不僅關系到高職院校教學的發展，同時也關系到學生的發展。面對這個競爭激烈的市場環境，高職院校必須加強檔案管理工作，確保高職院校檔案質量和效率，進而更好地服務于教學。本文就高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策及進行了相關的分析。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；現狀；對策

【中圖分類號】G271

0.引言

高職院校作為我國培養人才的搖籃，隨著我國教育體制改革的發展，高職院校規模也在不斷擴大，對高職院校檔案管理工作要求也越來越高。對于高職院校而言，檔案記錄了學校辦學過程中所產生的信息，對高職院校的發展有著至關重要的作用。然而就當前高職院校檔案管理工作來看，其管理方法落后，信息化水平低，難以滿足高職院校教學發展的需求。面對這個競爭日益激烈的社會環境，高職院校要想更好地發展下去，就必須重視檔案管理工作，確保檔案工作質量，

1.高職院校檔案管理工作現狀

1.1對檔案管理不夠重視

就當前高職院校而言，升學率和就業率已經成為衡量學校辦學水平的重要指標，只有具升學率和就業率上去，學校的口碑就會好，進而也就造成了學校在發展過程中重點就放在如何提高升學率和就業率方面，忽視了檔案管理工作，對檔案管理的資金投入卻非常少，在檔案管理工作中往往會出現經費不足，無法購買現代化的設備，以至于檔案工作難以滿足學校發展的需要。

1.2缺乏專業的管理人員

在高職院校檔案管理工作當中，檔案管理專業人才比較缺乏，工作人員都是老一輩的人，許多檔案管理人員都是從其他崗位調過來的。一方面他們對缺乏專業的管理能力，另一方面他們對計算機的操作能力不強，檔案管理工作效率不高。

1.3檔案管理信息化水平低

隨著高職院校規模的擴大，其檔案信息也越來越多，對檔案管理工作要求也越來越高。然而就當前高職院校檔案管理工作而言，對檔案信息的記錄依然是采用傳統的手工方法，信息化水平低，檔案管理效率低。同時，在采用傳統方法的時候容易出現錯誤，不利于檔案信息的完整性和準確性。

2.高職院校檔案管理改進對策

2.1提高重視

對于高職院校而言，檔案是衡量學校辦學水平的一個重要指標，檔案管理工作的好壞直接影響到了學校的發展。為此，高職院校必須引起足夠的重視。首先，學校必須將檔案管理工作提到日程上來，校領導不僅要加以重視，同時還要引起相關管理人員的重視；其次，要加大資金的投入，為檔案管理工作配備先進的設備，進而不斷提高檔案管理水平，進而更好地為高職教學服務[1]。

2.2加管理人員的管理

隨著市場經濟的發展，市場競爭越來越激烈，在未來市場的競爭中必將成為人才與科技的競爭。因此，在高職院校檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作效率，就要專業的檔案管理人才來提供保障。首先，學校必須加強檔案管理人員管理，不斷提高他們的職業素養，同時要加大檔案管理人員在檔案方面知識的認識，提高他們的計算機操作水平，其次，要全面落實責任制，將檔案管理的責任落實到管理人員的身上，進而不斷提高他們的工作責任心和責任意識[2]。另外，學校還必須采取有效的激勵機制來激發管理人員的工作積極性。

2.3加大信息化技術的應用

在這個信息化飛速發展的社會里，計算機信息技術已經得到了廣泛的應用，計算機信息技術有著處理速度快、安全性高等特點，計算機信息技術的出現有效地提高了工作效率。在高職院校檔案管理工作中，利用計算機信息技術，建立統一的信息化系統，在檔案信息記錄的時候，利用計算機技術可以有效地降低檔案信息錯誤的出現，進而提高檔案管理效率。同時，將現代化的檔案管理資料、數據等相關信息都按照統一的標準來進行管理，形成標準的檔案管理體系，從而將檔案管理現代化引入到正常的軌道中[3]。

2.4檔案的整理

高職院校檔案管理作為高職院校一項重要的工作，為了提高檔案的利用效率，就必須對高職院校檔案進行有效的整體。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.5檔案的分類

高職院校檔案不僅包括了教學檔案、學籍檔案、文書檔案、科技檔案，同時還有會計檔案等，為了更好地提高檔案管理水平，使得檔案信息得到充分的了用，檔案管理部門必須分門別類的將檔案進行保管。如，按年份分類，如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。將每年的歸檔文件按永久、定期分開，永久的檔案放在一個區域，并作好標簽，定期的檔案放在一個區域，并進行區分。

3.結語

我國對教育事業的重視促進了我國當前高職院校的發展，為了培養出更多的優秀人才，我國對高職院校招生政策的一再放寬使得我國高職院校規模不斷擴大，高職院校學生的數量不斷增多，給高職院校檔案管理工作增加了一定的難度。檔案管理工作的好壞直接關系到了學校的發展，面對這個競爭日益激烈的市場環境，高職院校要想獲得更好地發展，就必須重視檔案管理工作，加大資金的投入，為檔案管理配置先進的設備。同時，要完善檔案管理相關體制，加強管理人員的管理和信息技術的應用，建立統一的管理系統，進而不斷提高檔案管理質量和效率，更好地服務高職院校教學。

【參考文獻】

[1]葉麗群. 淺談高職院校檔案工作特點、現狀與改進[J]. 哈爾濱職業技術學院學報，2012，04：18-19.

[2]王磊，喬永會. 高職院校檔案工作信息化建設的實踐及改進對策[J]. 黑龍江科技信息，2012，27：138-139.

[3]王韶頻. 從高校檔案管理法規視角談高職院校檔案工作現狀及發展對策——以蘇州高校檔案工作協作組高職院校檔案工作為例[J]. 黑龍江史志，2014，19：223-224.

[4]譚捷，黃彩蓮. 高職院校檔案管理工作的問題分析與工作對策——以廣東食品藥品職業學院檔案工作為例[J]. 商業文化（下半月），2011，12：207-208.