“互聯網+”行動計劃下的檔案新常態

摘 要：去年，李克強總理在政府工作報告中提出，“制定‘互聯網+行動計劃，推動互聯網、大數據、等等，互聯網已經成為人們工作和生活一種模式，一種習慣。檔案管理工作也不能安于現狀。

關鍵詞：檔案；現狀；措施

為了不被時代潮流所淘汰，檔案工作者應盡快順應社會和時代需求，在管理工作中也要與時俱進，抓時機，搶機遇，提升檔案管理步伐，盡可能提高人民群眾的利用率和滿意度。那么怎樣才能提高工作效率呢，最好的辦法就是實行紙質檔案和電子檔案有效結合。

本人在基層檔案部門工作二十多年，對檔案工作非常熟悉和了解，深知檔案工作的繁重與繁瑣。近幾年，由于人口老齡化和國家基本建設投資力度加大等各種原因，涉及到水利，土地、房產、經濟、財務工資等方面的檔案查閱量每年都在大幅度增加。有為社會團體組織服務的，有為個體服務的，總之是一個字“忙”，有時忙的一天連口水都喝不上，且效率底，基層檔案管理工作人員工作量之大，繁重程度可想而知。落后的管理方法，直接導致了服務質量，也是群眾不滿意的原因；實現檔案數字化管理，提升服務質量已成為當務之急，也到了火燎眉毛之即；是“互聯網+”行動計劃下的檔案新常態，等不來，熬不得。

1 檔案數字化的意義

檔案是國家機構、社會組織、個人在社會工作，生活中形成的，備查文字材料、圖像、聲音等各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機等設備將紙質檔案進行數字加工，將其存儲在磁帶、光盤等載體上并能被計算機識別的加工處理過程。加速檔案數字化建設，能使檔案利用起來更加準確，方便、快捷，使一部分已經解密的，對外可以公開的、歷史檔案信息資源得到共享，傳統的檔案管理模式是檔案信息資源，經濟價值、社會價值難以充分發揮，更難適應當代“數字化生存”的形勢。實現檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理，使用和傳播等都具有很重要的作用。從而滿足社會各階層對檔案利用的需求。相對于紙質檔案而言，數字化檔案除了有存儲量大、易保管，便于檢索特點外，還可保存聲音、視頻、圖像等動感功能。更清晰的還原歷史原貌。

2 檔案數字化的現狀

1.不少基層領導不知是受專業所限還是急功近利所迫，普遍對檔案認識不足，更不知道檔案在現實工作和生活中的重要性，對它隱性的經濟價值認知不到位。總覺得檔案不算什么，就是些資料而已，看不到直接的經濟效益，所以大凡在單位做檔案管理的都是些老實人，遠遠不如管人事的和管財務的人員；對檔案管理的投資更是少之又少，直接導致一些很寶貴的歷史檔案資料損毀嚴重，因為檔案管理人員所處的位置尷尬，造成有價值的檔案資料借出去收不回來；很重要的科技檔案不歸檔等等如此現象不是個案。提升檔案數字化建設需要資金支持，領導重視檔案的管理，支持檔案工作，那么檔案工作就能做好。因為軟硬件更新發展很快，往往每隔幾年就要更新換代，甚至更短，相比紙質檔案而言，數字化檔案建設投入的資金更多，所以領導的重視程度決定了檔案服務工作的質量。

2.基層檔案人員綜合素質有待于進一步提高。檔案數字化是一項專業性很強的工作，不僅需要檔案管理專業知識，而且需要較高的計算機技能和信息處理能力。而這些都需要高層次的專業技術人員來承擔這些業務，我們面臨的現實是能按照這個標準去工作的人很少甚至是稀缺。基層檔案員大多是六零后和七零后，思想觀念陳舊，計算機技術相對落后，對檔案數字化，信息化知識非常欠缺，不能適應新形勢下檔案數字化建設的需要。加大對檔案工作人員的培訓，為檔案數字化建設奠定基礎。

3.數字化檔案存儲的弊端是，信息易改、易泄露、易復制等問題，還存在網絡病毒、硬盤損壞等均造成難以挽回的損失。尤其在網絡上運行，更難以把握。

4.首先保持紙質檔案原來的整理保管方法，電子檔案雙備份制度。紙質檔案的優越性在于原始性、真實性、可靠性特點，檔案的重要功能便是憑證功能，紙質檔案往往難以做到無痕跡的修改，人們遇上事時，往往會說：這“白紙黑字”你抵賴不了，紙質檔案做為現在最廣泛的記錄載體，其所具有的憑證效力和法律效力是不可置疑的。但缺點也是很凸出的，紙質檔案容易受到環境因素的影響，從而造成不同程度的損毀，比如高溫、高濕、強光、有害氣體都會使紙張發生氧化反應，使紙張變得易碎，保存時間過長，字跡發生擴散，模糊等現象。

5.數字化檔案的優越性在于能夠提供快捷，方便的服務和儲存量大等優點。電子檔案一般存儲在光盤和軟盤里，在一些單位里，也許幾張光盤就能完成整個檔案的管理，這也就免去了所占有的場地，紙質檔案的管理要耗費管理者大量的精力和勞力，所以說電子檔案的優越性自然是十分明顯的，便于存儲，節約空間，不易損毀，易于實現遠距離共享都是優越性的體現，還具備錄音，錄像等儲備手段。檔案數字化刻錄成光盤至少一式二套，一套放入專用庫房，每幾年檢查一次，發現信號丟失，立即進行復制或數據修復。

3 應對措施

1.建立和完善檔案數據庫建設，數字化副本異地保存。做到與網絡斷開，專人專管，采取加密、防病毒、防火墻等安全保密措施，確保檔案高度安全。

2.做好檔案宣傳，讓每個人都知道，檔案與你的日常工作和日常生活息息相關。把每年領導干部的考核納入到檔案管理的范疇；讓領導充分重視，切實擔負起支持檔案數字化責任，加大資金投入，及時購買或更換軟硬件設備，確保檔案數字化的物質保障。

3.加強人員培訓，提高基層檔案員的綜合素質。檔案數字化工作不僅需要檔案專業知識，而且需要專業的計算機技能。加大對檔案工作人員的培訓，重點進行檔案基礎業務，檔案信息化、檔案信息資源開發利用和計算機操作方面的培訓；指導檔案管理人員對各門類，各學科、各種載體的檔案規范整理，嚴格標準；把檔案工作做好做扎實。及時對一些好的經驗和好的做法進一步推廣，檔案工作人員要固定，不要頻繁的更換；注入新生力量也是非常重要，人才是檔案數字化建設的根本，網絡設計和硬件配置需要專業人才，設備維護和軟件開發也需要專業人才，數據庫的建立數字檔案的管理同樣需要專業人才，沒有這些人才做基礎，數字化建設要從規劃變為現實只能是一種美好的愿望，只能算是“紙上談兵”。檔案工作者，一定要立足本職，愛崗敬業，吃的起苦，耐得住寂寞，尤其是年輕一代要做到干一行愛一行，在做好平時工作的同時，要擠出時間努力學習檔案業務知識和計算機技能，不斷提高自身的綜合素質，跟上檔案管理現代化步伐，才能更好的為社會各界服務。

參考文獻

[1]科技檔案管理.河南人民出版社.2006

[2]檔案保護技術.河南人民出版社.2006

[3]檔案管理學.河南人民出版社.2006

作者簡介

馬娥（1968-），女，漢族，河南洛陽人，河南省陸渾水庫管理局職工，現從事檔案管理工作。