有效規范醫院人事檔案管理的探討

方舒

摘 要：隨著市場經濟的不斷發展，人才流動越來越大，人事檔案管理工作所面對的新情況也逐步增多。人事檔案管理工作是醫院人事工作的重要組成部分，是醫院“知人善任”的重要依據。本文從醫院人事檔案管理現狀出發，分析檔案管理中可能存在的問題，為問題的解決提供了建議。

關鍵詞：人事檔案；管理；醫院

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是人事管理活動中形成的，以個人為單位建立起來的，記述和反映個人經歷、德才表現、工作業績等情況的，以備考察的文件材料。它具有法律效用，是記載個人人生軌跡的重要依據，是最原始最真實的記錄。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計連為一線，并最終提供利用的活動。

人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。醫院人事檔案也是如此。它是對醫院從業人員成長歷史的記載，是個人參與社會活動的記載和個人自然情況的真實反映；是個人發展、醫院人才招聘、考核、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。隨著時代的不斷發展，科技的不斷進步，傳統的人工整理的人事檔案已不能滿足醫院工作的需要，要使醫院人事檔案管理工作跟上社會發展的步伐，做好人事檔案管理標準化和現代化，是醫院人事工作順利運行的前提條件。

就醫院的人力資源管理而言，規范的人事檔案管理，能提供更完整、更真實、更有效的信息，而人事檔案的完整性、連續性、動態性、全面性和真實性就是人事檔案價值的根本所在，如果人事檔案出現缺失、錯誤、作假等問題，無疑會大大降低其原始憑證作用。同時，規范有序的人事檔案工作，可以使醫院管理者更方便快捷地查閱職工的人事檔案，迅速了解職工的詳細資料，能更好地對職工實施管理，提高人力資源使用效率和使用價值，實現人力資源信息的共享，科學地預測人力資源的需求，優化人力資源的合理配置，最大程度地發揮人力資源的作用。因此，如何有序開展醫院人事檔案管理工作成為醫院人事管理面臨的重要問題之一。

1 醫院人事檔案管理的現狀

1.1 人事檔案管理制度落后

在醫院管理過程中，醫院領導往往根據部門特點，擬定適應部門管理制度及科室人員的崗位職責，而對檔案管理人員的規章制度比較淡化，對檔案管理人員的考核、檔案內容的界定、檔案管理的標準及要求，缺乏標準的管理制度。因此可能導致檔案管理人員檔案內容缺失、檔案管理要求不明確等問題。人員信息的缺失或歸檔不及時，則會對以后的信息審核、人員鑒定等方面的工作造成不利的影響。

1.2 人事檔案管理缺乏專職人員

目前，醫院人事檔案管理工作大多由人事部門人員兼職從事。管理人員既要從事本職工作，又要從事大量檔案管理工作，使得管理人員無法專心做好檔案管理工作，無法及時對檔案進行整理、歸檔等工作。此外，管理人員多數只是按照以往管理人員的口述傳教或者只是參考各類材料進行檔案管理。由于各單位的實際情況不同，歸檔工作如果只是靠“經驗”或“自學”，難免出現“摸著石頭過河”的情況，這無疑不利于檔案管理及檔案工作的持續開展。對檔案重要性的認識不全，檔案保管意識不強，且缺乏檔案管理的學習機會，最終影響人事檔案管理水平。

1.3 人事檔案管理手段落后

人事檔案管理工作具有專業性、政治性和機密性等特點。人事檔案需要專門的庫房存放，需要相關物資的配備。而現在的檔案室大多和人事部門放在一起。人事檔案基本還是紙質檔案，多采取人工記錄、查找、檢閱等方式進行管理，沒有配備計算機，使得檔案管理的工作效率大大降低。隨著檔案內容的不斷增多，檔案的利用率和翻查的頻率也大大增加，這就可能導致紙張損壞或缺失，從而影響了檔案的完整性和安全性。

1.4 檔案管理意識淡薄

醫院管理的重點往往在于如何為人們提供更優質有效的醫療服務，提高醫療水平，提升科研教育水平以及各項學科的建設。人事檔案屬于無形資產，它不能對醫院的經濟效益和社會效益產生直接影響。因而，醫院檔案管理作為醫院管理的一部分，往往會受到忽略，以致難以發揮其潛在的作用。同時，由于缺乏對檔案重要性的認識，在日常檔案整理過程中，不難發現人員的考核考察材料，如年度考核表等，往往拘泥于形式，多為空話套話，缺乏定性和定量相結合的綜合性分析，往往難以體現出人事檔案的個性特征，甚至是出現照搬照抄的情況。長此以往，這會大大削弱檔案的利用價值，在人才選拔、人力資源開發和利用等方面難以發揮其應有的作用。隨著人才流動的不斷加大，“棄檔”的情況也逐漸增多。

1.5 檔案管理人員缺乏積極性

檔案管理人員缺乏檔案管理主動性，缺乏工作積極性，可能使得人事檔案無法及時歸檔，從而造成檔案遺失。檔案管理人員缺乏探索精神及創新精神，因而降低了工作效率。這無疑會對日后的檔案管理工作產生較大的影響，在檔案的連續性產生斷層。

2 有效實現醫院檔案管理規范化的途徑

2.1 完善和建立人事檔案管理制度

建立完善人事檔案管理制度，規范醫院人事檔案，建立崗位責任制、安全制度及歸檔制度等，使檔案管理工作更為規范，使檔案的整理收集等過程更加有序。提高檔案整理及保管的安全意識，以確保檔案內容的真實性和保密性。根據醫院實際情況和自身特點，建立適用于本單位的具體的可操作的人事檔案管理制度，細化并明確相關規定，使其始終貫穿于整個檔案管理過程中，做到有章可依，有據可依，使得人事檔案管理工作有序進行。

2.2 加強專業檔案管理人員配備

人事檔案具有機密性、真實性、現實性等特點，這就對人事檔案管理人員的思想道德素質和政治修養提出了要求。重視專人管理，提高業務能力，提供學習機會，通過學習更新檔案管理人員的專業知識，熟練掌握信息技術和科學管理手段，提高檔案管理人員的綜合素質，樹立檔案管理人員的管理意識。

2.3 提高人事管理手段

改善檔案存儲及保管條件，加強電子檔案的軟件和硬件設施建設，引進適合本單位人事檔案管理的系統，尤其要重視醫院人事檔案信息化建設。在人事檔案的信息化建設中，人們通過設置計算機的各項功能檢索人員信息，這無疑大大縮短了查找時間，增加了人事檔案管理的效率。通過人事檔案信息化建設，用文檔、圖文等數字化信息取代紙質檔案等傳統介質，也會為檔案信息的查閱帶來極大便利，減少紙質磨損或破壞，使原始資料的保存更為整潔完整。與此同時，健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，選用科學合理的軟件系統，重視系統維護，確保信息錄入的完整性和準確性，適時更新，及時對數據庫進行更新審核。

2.4 重視醫院檔案管理工作

隨著社會人才流動的不斷加大，人事檔案所起的作用也逐漸增大。由于檔案具有的原始真實性、連續性和直觀性，用人單位往往可以通過檔案查詢所用人員的學習經歷或工作經歷，了解所用人員的基本素質、政治思想和表現。因此，如何有效利用檔案，發揮檔案應有的作用就顯得尤為重要，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案管理成為人事管理工作中必不可少的基礎性工作，醫院人事檔案管理也是如此。領導應該強化現代化意識，重視人事檔案管理工作，及時了解檔案管理工作及管理過程中存在的問題，加大對檔案管理工作的投入，加大宣傳，讓全院職工認識到其人事檔案的重要性，使醫護人員清楚認識到檔案與其切身利益的關系，增強全員檔案意識。

2.5 激發檔案管理人員工作積極性

注重檔案人員的學習培訓，加強人才隊伍建設，培養管理人員創新精神，轉被動為主動，加快人才信息傳播速度，密切聯系各科室，把握人員動態信息，暢通檔案利用路徑，掌握人事檔案管理流程。與此同時，開展檔案管理人員的考核評估，對檔案管理人員的工作予以支持，調動檔案管理人員的積極性。

醫院人事檔案管理是整個醫院人力資源管理的重要組成部分，對醫院人事管理工作極為重要，我們必須強化全院的檔案管理意識，不斷提升檔案管理效率，持續優化檔案管理的模式，建立并完善檔案管理制度，加強檔案管理人員的配備。醫院人事檔案資源及時、準確、高效地為醫院人事工作服務，是醫院人事檔案工作的根本出發點。樹立醫院人事檔案管理工作的時效觀念、服務觀念以及價值觀念，將會對醫院的發展做出一定的貢獻。

參考文獻

[1] 羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2009（35）：143-148.

[2] 王英瑋，周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊，2007（1）：12-15.

[3] 鄧紹興.人事檔案學[M].北京：中國青年出版社，1990.

[4] 孟海琳等：《從“棄檔”透視人事檔案管理的弊端》，載《浙江檔案》2003年12期。