淺談下崗失業人員檔案管理存在的問題及對策

王舒

摘要：檔案管理是社會信息系統的基石，不僅對企業單位的生產活動有意義，而且對整個社會也有意義。下崗失業人員的檔案管理工作，屬于其中的一個部分，關系到個人的切身利益。但是就目前我國的檔案管理現狀來看，依然存在較多的問題和不足。本文首先介紹了檔案管理的重要作用，然后指出下崗失業人員檔案管理工作中存在的問題，最后詳細闡述了改進措施，以供參考。

關鍵詞：下崗失業 檔案管理 問題 改進措施

隨著市場競爭力的加大，實體企業在發展過程中面臨更多的風險和壓力，不少企業甚至出現破產、倒閉現象，增加了人員管理難度，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。在此背景下，國家出臺了一些政策，以促進下崗失業人員的再就業。與此同時，在這些人員的檔案管理工作中，卻依然存在諸多問題。本文立足于實踐進行深入探討，以期促進檔案管理水平的提升。

一、檔案管理概述

檔案管理是國家文獻信息系統的重要組成部分，具有管理性、服務性、政治性。隨著信息化時代的到來，檔案的作用明顯提高。針對下崗失業人員而言，在檔案中記錄了個人的學歷和工作經歷，以及政治面貌、作風品德等資料，起到依據、參考、憑證的作用。同時，通過檔案可以計算個人工齡，了解工作的流動性，并作為辦理社保、退休的基礎。由此可見，檔案管理工作不僅和相關部門關聯密切，而且直接涉及到個人利益，因此要注重檔案的地位，加強管理水平。

二、下崗失業人員檔案管理中存在的問題

（一）從管理態度看，部門重視程度低

其一，企業因自身因素、外界影響下經營不善，導致出現破產、倒閉情況，員工直接面臨離職、失業問題。在此影響下，企業內的行政管理人員對于員工的檔案處理工作不重視、不到位，登記移交環節混亂，甚至出現問題，最終致使檔案資料無法及時歸檔。個別人員的檔案在此期間，還會出現資料缺失、遺失等現象。其二，管理部門對于員工的檔案不重視，偶爾會出現擅自涂改檔案資料的情況，導致相關資料虛假，直接影響福利待遇、社會保障、退休等。

（二）從管理途徑看，檔案移交效率低

針對下崗失業人員的檔案管理工作，具有內容多、涉及面廣、社會影響大的特點。在移交過程中，由于各種環境因素的限制，對檔案進行調取、應用存在較多問題，體現在：其一，企業體制改革后，檔案交接需要一定費用，企業為了節省這筆費用，會導致檔案依然留在企業部門或臨時存放處。其二，當前國家在檔案管理中的資金投入較少，現代化技術的應用水平低，因此檢索方式單一、效率低下，提高了管理難度。其三，在具體的移交過程中，交接雙方缺少有效溝通，導致接收工作比較被動，甚至發生檔案丟失現象。

（三）從管理內容看，管理不規范、存在斷檔現象

檔案管理工作不規范，主要是兩個方面引起的：一是沒有規范的管理標準，檔案管理工作的開展具有盲目性、隨意性，出現不協調和矛盾；二是缺乏有效的監督機制，導致管理過程混亂無序。

至于斷檔現象，主要是在區域經濟發展不平衡的影響下，人員流動性強，與此同時檔案也隨之流動，不僅增加了丟失風險，而且在檔案資料的記錄中，容易出現斷層現象，繼而形成斷檔。企業和單位沒有專門的檔案管理部門和人才，也加劇了斷檔情況的發生。

三、下崗失業人員檔案管理的改進措施

（一）樹立責任意識

在經濟發展、社會環境的不斷變化下，我國下崗失業人數增加，提高了檔案管理工作的難度。一份健全的檔案信息資料，會影響到企業的人才選拔、面試結果，為人力資源調整提供參考依據。因此，要樹立檔案管理的責任意識。對于管理人員，要保持嚴謹的、認真的工作態度，熟練掌握相關的法律和規定。具體來說，一是明確各個工作人員的職責，將檔案信息的完整性和個人薪資相掛鉤。二是做到檔案的收集工作，加強內部監督管理，避免因人為因素造成工作失誤。三是不同部門之間具有一定的聯系，因此要加強溝通和配合。

（二）加強基礎設施建設

加強基礎設施建設，能夠改善檔案保管的環境，是提高管理效果的重要手段。對于各地的就業服務部門，要建立符合標準的檔案庫房、閱覽室，購買相關的管理用具，例如檔案袋、檔案箱、溫度濕度顯示儀、滅火器等。有條件的部門，還可以購買加濕器、除濕器、掃描儀等，切實保證信息資料的完整性。

（三）提高管理水平

第一，相關部門要對管理工作進行監督，并通過定期檢查、隨機檢查評估管理效果。一旦發現問題，及時制定應對措施，并查明問題原因，確定人員責任，進行嚴肅處理。第二，整頓管理體系，如果工作人員態度不端正、審查不嚴格，根據實際情況進行相應懲處。對于偽造檔案、擅自修改信息資料的人員，追究法律責任。第三，提高工作人員的專業水平，采用知識培訓、技能鍛煉等形式，促使管理質量的提升。

（四）應用高新技術

針對下崗失業這一群體，要對以往的檔案管理工作進行分析和總結，形成獨立的、科學的管理體系。今后類似的工作開展，可以參照這個流程和環節進行。同時，在信息化時代的大背景下，要學會應用以計算機技術、網絡技術為代表的高新技術，完善檔案的保存、分類、檢索、審閱等內容，優化管理過程。在科學化管理的基礎上，切實為下崗失業人員提供熱情、主動的服務，不斷改進服務水平。

四、結束語

綜上所述，面臨眾多的下崗失業人員，為了保持社會的穩定發展，必須通過政策扶持促進人員的再就業。在這個過程中，檔案管理成為必要的工作項目，而且具有重要的意義。通過分析可知，當前我國下崗失業人員的檔案管理工作中，存在部門重視程度低、檔案移交效率低、管理不規范以及斷檔現象。對此，樹立責任意識、加強基礎設施建設、不斷提高管理水平，并應用高新技術，才能夠推動檔案管理工作的順利進行，提升管理效率和質量。

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