現代信息技術在會展活動中的應用與展望

王東

【摘 要】現代信息技術在會展活動中的應用，特別是在會展活動前、中、后發揮著極大的作用。通過分析在會展活動不同階段需要何種信息技術，為信息技術在會展活動中的應用提供參考。同時對信息技術應用于會展活動中出現的一些問題提出建議和對未來應用的展望。

【關鍵詞】現代信息技術;會展活動;應用;展望

會展業發展迅速以來，各地舉辦多種會展活動在招商引資、市場開拓和信息交流等方面發揮巨大作用，會展業的發展壯大對一個地區經濟的發展具有巨大的推動作用。而會展的發展離不開先進技術的支持，特別是現代信息技術的不斷完善，對會展業的發展起到了巨大的對推動作用。

一、現代信息技術發展與應用概述

現代信息技術在近些年得到快速發展，應用到政治、經濟、和生活等方方面面，對社會發展產生了深遠的影響。現代信息技術是管理和處理信息所采用的各種技術的總稱。主要包括計算機技術、網絡技術、多媒體技術和現代通信技術等方面。應用計算機科學設計、開發信息系統及應用軟件。通信技術和互聯網技術的快速發展及應用，改變了人們在信息交流、學習和生活的方式。多媒體展示設備等硬件的發展讓商品的展示更加便攜，網絡的普及則大大降低了人們獲取信息的時空限制。

二、現代信息技術在會展中的應用分析

現代信息技術是會展活動中非常有效的營銷工具和手段。在展前、展中和展后三個階段不同的階段有特定目標和不同的應用方式。

（一）現代信息技術在展前的應用研究

會展前期的主要任務是進行宣傳推廣，吸引更多的參觀者。這需要利用信息技術進行會展信息發布和宣傳，與客戶進行信息溝通，增加會展活動的參與人數。

1.網站的建設。隨著網絡信息的交流越來愈發頻繁，傳統線下獲取信息的方式與速度逐漸不能被人們所接受，而網站具有較為集中的信息，使用過程方便快捷為用戶所喜愛[1]。因此，越來越多的會展企業選擇搭建自己的網站。通過網站，會展企業可以進行信息發布、商情調查、市場營銷等各種商業活動。隨著近些年的發展，出現了很多不同類型的會展網站，諸如會展信息網，網上展覽會等。

2.會展管理信息系統。會展管理信息系統包括客戶關系管理、企業資源計劃、協作辦公自動化、服務供應鏈管理、工作流程管理等子系統。會展企業或會展活動組織者通過相關的管理信息系統提高企業或活動組織內部提高了信息化的水平，加快企業或活動組織過程的高效率、快速化的管理和運作，大大提高了工作效率。

（二）現代信息技術在展中的應用研究

在展中期間會展參與者主要是對產品或服務的展示，同行業信息的交流以及達成訂單為目的。運用多媒體技術、虛擬現實技術、通信技術和電子商務技術等可以幫助企業完成預定目標。

1.多媒體設備。多媒體設備包括投影儀，電視幕墻、大屏幕LED顯示屏、多媒體觸摸屏等。在展覽活動中，參展商可以使用投影儀在展廳或展位播放展品的介紹或廣告，也可以在電視幕墻或者是LED顯示屏上宣傳企業文化，產品展示，達到吸引觀眾的效果。電子觸摸屏是會展活動中常用的展示設備，計算機與場館的網絡服務器相連接，用戶操作觸摸屏，就可以實現信息的獲取，操作非常簡單，節省了大量的資源。

2.虛擬現實技術。通過借助虛擬現實技術，利用計算機模擬一種虛擬環境，通過多種傳感設備使用戶進入到該環境中，實現用戶與該環境直接進行互動，感受到和在真實世界一樣的感官觸覺，極大地方便了用戶參加會展活動。利用虛擬展示系統，將為參展商帶來極大的方便，也會為會展活動的參與者帶來更加真實的體驗[2]。

3.通信技術。當會展參與者在會展活動中對某一產品或服務表示興趣時，如何能夠高效的解決參與者的問題，以便幫助企業達成協議或獲得訂單是一個非常重要的問題[3]。通過視頻會議系統，使用者可以突破時空的限制，通過互聯網技術實現當面交流的效果，商討問題，研究議題，與真實的會議無異。社交軟件的出現很好解決這些問題，能及時通信、快速反應進行信息交流。

4.電子商務技術。電子商務是在互聯網開放的網絡環境下，以信息技術為手段，實現消費者的網上購物、商戶之間的網上交易和在線電子支付，是傳統商業活動的電子化、信息化和網絡化[4]。電子商務進入會展業，解決了傳統的交易雙方見面交易的難題，為會展業的發展注入新動力。

（三）現代信息技術在展后的應用研究

在會展活動的后期，會展組織者關心的是會展活動整體的效益，過程的評估以及總結。會展參與者關注的是客戶信息的搜集、整理、歸檔，研究分析潛在客戶和新客戶的開發。

1.客戶關系管理系統。在會展活動結束后，將搜集、整理客戶的信息錄入客戶關系管理系統，利用系統將客戶分成優質客戶、潛在客戶和問題客戶。同時，使用客戶關系管理系統，也可以幫助企業進行精準營銷。利用客戶關系管理系統可以通過對客戶的郵件回復、注冊信息進行挖掘，分析客戶在會展中對那些產品感興趣，發現目標客戶、市場，幫助企業進行新客戶的開發。

2.數據庫系統。數據庫系統是近年來發展迅速的一種數據管理技術。一個大型會展活動數據庫的建立就顯得尤為重要。諸如參展商數據庫、專業觀眾數據庫、采購商數據庫等，將收集的信息按照不同類別整理，并不斷更新，在會展活動舉辦前傳送給需要的相關組織和單位，有利于展會延續開展，節省大量的人力、物力和財力。

三、現代信息技術在會展活動中的應用展望

隨著信息技術在人類社會經濟生活各個方面的滲透，會展業對如何更好的利用信息技術有了更高的要求。

（一）現代信息技術應用的安全保障

由于互聯網信息是開放的、公開的，保密程度較低，會展信息面臨著多種安全威脅，從長遠考慮，是不利于會展業健康有序的發展。采取切實可行的防范措施進行安全管理，完善平臺安全技術保障體制，建立應急反應體系，增強客戶對平臺的信任是后續發展過程中的重要任務。

（二）現代信息技術的法律環境建設

因現代信息技術應用遇到一些具會展糾紛、侵權問題沒有法律支持，這對整個會展業的持續健康發展也是極為不利。因此，建立健全法律法規等各項規章制度，促進合法競爭，守法經營，依法監督將是未來一段時間的重點工作，也是促進會展市場擴大和會展業健康持續發展的基礎工作。

（三）會展信息標準化建設

會展信息系統標準化建設包括參展商銷售工作流程的標準化和集成化、信息處理標準的統一和各應用系統的整合。從整個會展業長遠發展來看，信息標準化建設將會推動整個行業的規范和可持續發展，減少和避免資源的浪費。

四、結語

現代信息技術的應用并不是孤立運用于某個階段，建立更為先進的系統，采用切實有效的防御機制，完善法律法規，加快信息標準化建設，才能更好的促進會展活動持續、高效、健康的發展。

【參考文獻】

[1]唐穎.基于社交網絡技術的會展課程教學研究[J].南昌： 南昌教育學院學報， 2012，06：25-27.

[2]鄔燕，章筧.虛擬技術在會展中的應用[J]. 浙江旅游職業學院學報，2006，04：47-50.

[3]劉松萍.信息技術在展會中的應用[J].中國會展，2009，21：45-47.

[4]孫水波，韓淑英. 現代信息技術在物流管理中的應用[J].物流科技，2008，10：45-48.