淺析互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理服務(wù)研究

劉芳

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，人們獲得信息的途徑已又傳統(tǒng)的到館查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)媒介的跨時空查詢，即通過電腦、手機等媒介進行信息查詢。目前我國的各級檔案服務(wù)機構(gòu)大部分都提供了網(wǎng)上查詢服務(wù)，極大的滿足了公眾對快速獲得信息的需求。但就目前來看互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境較為復(fù)雜，存在這諸多的安全因素。本文主要通過對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性和有利條件及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題進行分析說明，期望在互聯(lián)網(wǎng)條件下為公眾提供更好的檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；問題研究

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式過于單一，不能夠滿足公眾對檔案信息的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展越來越多公眾可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息的跨時空的查詢、下載。因此在國家檔案信息化的背景下，我們有必要對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)進行綜合研究，充分了解互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性和有利條件及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題，這樣才能更好的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為公眾提供更為便捷的服務(wù)。

1.互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性

1.1打造陽光政府的內(nèi)在要求

打造陽光透明政府要求公眾知曉政府信息的渠道，提高公眾參政議政的意識。陽光透明政府要求政府相關(guān)部門應(yīng)向公眾公開除法律規(guī)定的涉及國家安全的保密文件外的其他所有各類政府信息。從我國的法律層面來講檔案部門有義務(wù)向公眾提供相關(guān)的檔案信息，公眾有權(quán)利利用公布的檔案信息。另外，檔案部門的相關(guān)信息也記載著相關(guān)部門的職能及運行情況，這些情況都屬于公民應(yīng)知曉的信息范圍，公民有權(quán)利去了解這部分檔案信息，了解我國政府部門的管理及運作情況。

1.2檔案管理部門自身發(fā)展的需要

在網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案管理部門的工作也發(fā)生了很大的變化，對于提供檔案信息為主的檔案館來說，在面臨巨大挑戰(zhàn)挑戰(zhàn)的同時也是極大的發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的檔案館管理工作主要是以實物管理為主，而網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案館管理工作是以實物管理和網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理兩方面為主，在某一方面來講網(wǎng)絡(luò)檔案信息的管理要多余實物的管理。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的收集途徑也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案信息由于許多檔案是孤本，檔案的持有部門不愿意將檔案移交給檔案館，這就造成了檔案館檔案資料的缺乏，而在互聯(lián)網(wǎng)背景下可以通過相關(guān)的技術(shù)將孤本資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進行檔案信息的收集、建檔。

1.3公眾對于檔案信息的需求

（1）在網(wǎng)絡(luò)背景下公眾希望在海量的、無效的信息環(huán)境下獲得專業(yè)準確的關(guān)鍵性信息。

（2）檔案信息需求的多樣化和全方位化。

（3）檔案信息的新穎化。

2.互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的有利條件

2.1快捷的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境

截至2016年年底，全球互聯(lián)網(wǎng)用戶人數(shù)將達35億，相當于全球人口的47%。中國互聯(lián)網(wǎng)用戶人數(shù)達7.21億，位居全球第一。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人們可以不限時間，不限地域自由的查詢所要獲得的資料信息，從而打破了傳統(tǒng)檔案信息傳播的局限性。另外檔案信息的數(shù)字化處理極大的減少了實物物理空間的占用，能在占用極小物理空間的情況下提供海量的圖片信息、文字信息、影像等。便捷的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為用戶提供便捷的服務(wù)從而滿足不同層次用戶的需要。

2.2豐富的檔案信息資源

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館資料的館藏信息結(jié)構(gòu)也有了很大的改變。越來越多的檔案館也已經(jīng)意識到在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景下僅僅依靠自身的館藏檔案信息遠遠不能滿足公眾對檔案信息的需求，因此，目前大部分檔案館都打破了傳統(tǒng)的僅依靠自身館藏資料的界限，而是更多的著眼于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他檔案館進行聯(lián)網(wǎng)，進行信息共享。大量的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行匯總，從而為用戶提供豐富的檔案信息。

3. 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題

3.1網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全性問題

首先要充分認識到網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全不僅僅要依靠設(shè)備、硬件和技術(shù)更應(yīng)該做藥相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和教育。另外，檔案信息的安全還應(yīng)該有較為健全、科學(xué)的管理制度，健全科學(xué)的管理制度不僅能充分發(fā)揮硬件及技術(shù)的力量，更能充分的調(diào)動管理人員的責任心及工作態(tài)度，從而更好的保障信息服務(wù)工作的進行。

3.2確保豐富充足的信息檔案供應(yīng)量

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息供應(yīng)量主要由檔案部門館藏資料的數(shù)字化程度、與相關(guān)檔案館資料共享程度、互聯(lián)網(wǎng)用戶對網(wǎng)站檢索的熟悉程度等所決定的。檔案部門首先應(yīng)做到的是不斷豐富電子檔案資料館藏量在總量上保證用戶的需要，另一方面要與其他檔案館進行聯(lián)網(wǎng)，進行資源共享。另外，在網(wǎng)站上開設(shè)專門的檢索使用培訓(xùn)，提高用戶的檢索水平及對檔案信息網(wǎng)站的熟悉程度。

3.3電子檔案信息的準確性、時效性和網(wǎng)站容量問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日漸普及，越來越多的用戶是通過互聯(lián)網(wǎng)獲得所需要的信息，這就對檔案館的電子信息的準確性、時效性和網(wǎng)站的容量提出來較高的要求。檔案館網(wǎng)站在使用期間，可能會在一天中的某個時段有大量的用戶進行點擊訪問，這就要求檔案館在建立網(wǎng)站之初就應(yīng)該充分考慮到這種情況，建立較大的服務(wù)器以應(yīng)對過多的用戶點擊。檔案信息資源作為一種特殊的社會信息資源，所記錄和反映的內(nèi)容都是社會實踐活動的原始信息，也是最直接和最有說服力的信息，檔案的憑證價值很大，由此一定要保證檔案信息的準確性。

作為為社會及公眾提供檔案信息服務(wù)的檔案部門無論是在服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量上還是檔案管理部門的內(nèi)部管理機制上都應(yīng)進行與時代發(fā)展相適應(yīng)的深刻變革。隨著陽光型政府的實施，檔案部門應(yīng)該根據(jù)實際情況調(diào)整發(fā)展思路，充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，同時積極借鑒其他相關(guān)部門、行業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗，走出一條適合自身的發(fā)展之路。

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（作者單位：濰坊市體育運動學(xué)校，山東 濰坊 261108）.