探析高校教務(wù)秘書隊伍的建設(shè)工作

郭亞麗

【摘 要】教務(wù)秘書在高校教學(xué)管理中起著非常重要的作用，由于目前高校擴招、工作任務(wù)繁重、人員素質(zhì)要求高、發(fā)展目標(biāo)不明確，必須采取有效措施加強高校教務(wù)秘書隊伍的建設(shè)，建立起一支適應(yīng)新時代、現(xiàn)代化管理要求的教務(wù)秘書隊伍。

【關(guān)鍵詞】高校；教務(wù)秘書；隊伍建設(shè)

教務(wù)秘書是從事高校教學(xué)管理的工作人員，詳細定義為：教務(wù)秘書工作從屬于學(xué)校教學(xué)管理部門和院系領(lǐng)導(dǎo)，受雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動的工作組織、安排，管理本院系的教學(xué)行政事務(wù)，貫徹執(zhí)行院系的教學(xué)指導(dǎo)思想和具體指示，保證院系教學(xué)正常運行，圍繞教學(xué)活動主體（教師和學(xué)生）做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作[1]。因此，教務(wù)秘書是執(zhí)行者、參謀、助手、服務(wù)員、管理者、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)人，具有多重角色。

一、高校教務(wù)秘書隊伍現(xiàn)狀

（一）目前教務(wù)秘書存在的問題

目前教務(wù)秘書存在的問題主要是：隊伍不穩(wěn)定，崗位要求高。不少學(xué)校的教務(wù)秘書是剛畢業(yè)的大學(xué)生或者兼職、臨時人員，變換極為頻繁。這些臨時、兼職人員素質(zhì)參差不齊，既沒有作為教務(wù)秘書應(yīng)有的技能和責(zé)任心，也不知道什么時候該做什么、如何做。而這個工作恰恰是需要主動性和靈活性的。凡是教學(xué)的事都要主動去處理、不能靠等。因此，臨時、兼職人員不僅難以勝任常規(guī)教學(xué)管理工作，還會造成教學(xué)管理的脫節(jié)、混亂，更不用說去思考、解決高校教學(xué)中的難點和熱點問題。在學(xué)校中學(xué)習(xí)永遠是第一位的，任何事情都是為教學(xué)服務(wù)的，在部分院系中可能有很多的學(xué)生，但是卻只有—名教務(wù)秘書，因此教務(wù)秘書是高強度的工作崗位。每件事都有時間要求，有時候還要加班處理突發(fā)事情，因此，在相當(dāng)長的一段時間里不少高校教務(wù)秘書隊伍很不穩(wěn)定，真正愿意長期從事這項工作的人并不多。這對高校教學(xué)管理是非常不利的。

（二）教務(wù)秘書工作職責(zé)

教務(wù)秘書工作要涉及到組織與協(xié)調(diào)，教務(wù)秘書在學(xué)院主管教學(xué)的院領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處長的領(lǐng)導(dǎo)下進行工作，同時還要協(xié)調(diào)本系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間的關(guān)系。如協(xié)調(diào)本系教師與學(xué)生、教師與教師、教師與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，如協(xié)調(diào)本系教師與外系教師，本系教師與外系學(xué)生之間的關(guān)系。具有協(xié)調(diào)上下、左右之間關(guān)系的作用。

具體教育任務(wù)的執(zhí)行者：作為系部教學(xué)秘書，更多的足與教務(wù)處下屬的各個職能科室聯(lián)系。如教材科、實訓(xùn)科、教學(xué)科。接受職能科室直接下達的命令后，教務(wù)秘書直接處理事情。例如四六級英語考試，從接到教務(wù)處的報名通知、學(xué)習(xí)文件、通知學(xué)生報名及繳費、報名信息確認簽字、發(fā)準(zhǔn)考證、培訓(xùn)監(jiān)考老師、通知學(xué)生查成績、發(fā)成績單。一項任務(wù)的完成是很繁雜的。

工作頭緒多、任務(wù)重：教務(wù)工作者的工作很具體、很繁雜、任務(wù)重。常有的任務(wù)有：教學(xué)計劃安排、人才培養(yǎng)方案編寫、學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生日常考勤、教師工作量統(tǒng)計、教師課表編排、教學(xué)評估材料準(zhǔn)備、教學(xué)檢查、數(shù)據(jù)平臺采集、教研論文統(tǒng)計、學(xué)生補考、四六級考試。所有的工作都要求嚴(yán)格，比如一次考試，從通知考試、教師出卷、制卷、分裝卷、考場與監(jiān)考教師安排、成績管理、試卷管理等一系列工作，有很多工序。任何一個環(huán)節(jié)的拖后，都將影響整個工作進度與任務(wù)的完成。為了按時完成任務(wù)，教務(wù)秘書不得不加班加點，白天不能完成，晚上必須加班。而有的老師，對這個工作并不理解，缺乏全局觀念，只看到教務(wù)秘書經(jīng)過大量工作以后的結(jié)果，殊不知為了這個結(jié)果，教務(wù)秘書要付出很多辛勞[2]。

二、高校教務(wù)秘書隊伍建設(shè)的對策

（一）按需設(shè)崗、合理調(diào)配

根據(jù)崗位設(shè)置要求，按工作內(nèi)容和工作量，在人員數(shù)量等方面進行合理配置，改善教務(wù)秘書隊伍的知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平，使他們成為一支素質(zhì)合格、結(jié)構(gòu)合理的隊伍。隨著大學(xué)門檻的降低，大學(xué)的師生比壓力越來越大，系部教務(wù)秘書成為了教務(wù)處的二傳手。工作量也越來越大。但是教務(wù)人員并沒有隨著學(xué)生數(shù)量的增加而增加。有條件的學(xué)校可以安排2名教務(wù)秘書。相互配合，協(xié)調(diào)工作。沒有條件的可以安排輔導(dǎo)員、實驗員、專任教師兼職協(xié)助系部教務(wù)秘書，或者可以安排勤工助學(xué)的學(xué)生幫幫忙，有些跑跑腿的工作可以交給學(xué)生，歸檔的材料交給學(xué)生去做。既安排好了工作又讓學(xué)生得到了鍛煉。所以必須科學(xué)地安排好人員，合理配置人員，才能使在有限資源下，使得教學(xué)工作有所突破。

（二）努力提高自身素質(zhì)

為了適應(yīng)繁雜的教務(wù)工作，教務(wù)秘書必須不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新，提高自身素質(zhì)。秘書工作是一項有自己規(guī)律和規(guī)范的工作，不學(xué)無術(shù)、腹中空空是無法勝任這項工作的。此外，還要了解高等教育學(xué)、高等管理學(xué)和心理學(xué)方面的知識，懂得高等教育管理的規(guī)律和方法。教學(xué)秘書必須是工作認真負責(zé)、頭腦清醒、動手能力強的人。熟悉自己所在系部的專業(yè)設(shè)置、課程劃、課程設(shè)置、實驗、實訓(xùn)環(huán)節(jié)。對各專業(yè)的課程開設(shè)、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱要非常熟悉。努力提高自己的計算機水平，熟練運用辦公軟件。對教務(wù)系統(tǒng)各個模塊牢記在心。目前，高等學(xué)校工作遇到的難點問題很多，許多重大的理論與實踐問題需要我們?nèi)フJ真研究和思考，作為一個教學(xué)管理者，要自覺研究教育教學(xué)規(guī)律，把握教學(xué)改革的方向，認真學(xué)習(xí)高等學(xué)校教育管理知識，及時解決教學(xué)工作中出現(xiàn)的新問題，提高自己解決問題的能力。要善于總結(jié)，做事細心。這樣才能不斷改進工作方法，保證教學(xué)秩序有序地進行，更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理中的作用[3]。

總 結(jié)

教務(wù)秘書在工作中要不斷創(chuàng)新，準(zhǔn)備工作要提前做好。要不斷學(xué)習(xí)新的知識，熟悉各個崗位的工作要求，善于總結(jié)歸納。提高自身素質(zhì)和教務(wù)管理水平，提高工作效率，推進高等學(xué)校教學(xué)管理水平不斷發(fā)展。

參考文獻：

[1]魏章友.淺談教務(wù)秘書如何做好高校教學(xué)管理工作[J].科技信息，2014.

[2]袁東華.對大眾化階段高校教務(wù)秘書隊伍建設(shè)的思考[J].中國電力教育，2014.

[3]張恩旭.高校院系教務(wù)秘書工作的實踐與認識[J].安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2015.