高職教育文秘類崗位見習實習教學探究

龔石彥

【摘要】分析文秘類崗位工作內容，有效組織好見習實習實踐教學。本文從學生見習實習手冊如何進行設計，教師應該從哪些方面對學生進行指導，如何評價學生見習實習成績，學生對文秘類崗位見習實習有哪些收獲進行探究。

【關鍵詞】文秘崗位 見習實習 教學探究

【中圖分類號】G712 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）19-0050-02

漢語類、文秘類專業本專科學生在大三、大四見習實習時，選擇最多的崗位便是文秘類崗位。哪些屬于文秘崗位作了如下分析：核心崗位有：行政助理、辦公室文秘、辦公室文員；相關崗位有：檔案管理、接待、客戶服務等。學生選擇此類崗位的進行見習實習，教師應該如何進行教學設計，如何進行指導，本文對文秘類核心崗位從以下幾個方面進行探究。

一、崗位工作內容與所需核心能力

（一）核心崗位工作內容典型任務。

1.辦公室文員工作偏重于基礎事務。如填寫工作日志；清潔、整理領導和自己的辦公環境；辦公設備的基本使用與維護；收、發傳真及日常接待；收、發文件；印制材料，布置會場及會議后勤服務；統計考勤等。

2.辦公室秘書工作偏重于基本技能。除有時候完成文員所做的基礎事務工作外，秘書人員應該要能夠撰寫文書；組織會議，撰寫印制會議材料，安排座次；做好會議記錄，撰寫會議紀要或簡報；負責辦公室的信息、機要和保密工作；做好辦公室檔案收集、整理工作；制定活動方案，合理安排活動場地、進行經費預算，布置會場、安排座次；邀請活動嘉賓，安排用餐及住宿、來賓的接待與送行；做好公司宣傳工作；辦公用品、印章的保管、登記，開介紹信，證明信；做好公司各類活動的支出、流水賬登記、統計工作。

3.行政助理工作應注重協調與參謀。傳達領導指示，布置相關部門、員工的工作任務；收集業務信息，為領導提出參考建議；陪同上司出差或代替出差；按領導要求與客戶進行溝通或談判；協調各部門、員工之間的工作進度；制定各種大中型活動方案；為領導收集行業信息，提出參考建議，協助領導對公司業務做出決策；協助上司進行企業事務管理，代表上司處理日常事務、出席某些活動。

（二）文秘崗位群通用核心能力分解。

1.日常事務處理能力。主要有撥打（接聽）電話的程序和技巧；會收發傳真，使用常用辦公設備；電子郵件的收發及處理存檔等。

2.會議安排能力。確定會議目的、參會人員、時間、議程；落實會議室和參會人員數量；擬訂會議通知或采用電話通知、郵件通知等方式，臨近開會時注意提醒；會前儀器調試、會場布置；做好會中服務，做好會議記錄；會后撰寫會議簡報和會議紀要。

3.溝通協調能力。內部溝通要準確理解領導的授意、做好上情下達的工作；注意與其它部門和同事的協作與溝通。外部溝通要熟悉相關業務，注意溝通技巧和基本禮節。

4.寫作業務能力。要有調查研究和收集材料的能力；學會合理安排正文的表述次序；用詞用字應準確、規范，標點符號使用正確；能按照《黨政機關公文格式》要求，結合單位實際對寫好的文書利用電腦進行合理排版。

二、教學大綱與指導手冊的編制

（一）教學大綱編制時，要明確崗位見習與實習的目的。

結合崗位工作內容和所需要具體具備技能來撰寫，強調學生的寫作能力、溝通協調能力、計算機操作能力要達到什么樣標準。

（二）編制手冊時，要將見習實習中的每項任務設定為手冊中的相應模塊。

首先，列出手冊填寫說明，見習實習要求，明確見習實習的時間長度，成績認定標準。其次，明確見習實習目的，學生做了哪些準備，見習實習單位情況介紹（包含見習單位名稱、地址、聯系人、聯系電話；所屬產業、行業；業務范圍、規模、工作環境、企業文化和目前的發展狀況等，文秘核心崗位和文秘相關崗位所在部門名稱）；見習實習的內容及任務（包含崗位描述及崗位詳細情況介紹）；崗位所需能力分析；單位對學生工作的評價，校內指導教師評價。最后，針對大三學生，可以要求他們結合見習企業的實際情況，通過論文或者調查報告的形式呈現見習實習的成果，如：“應用文寫作能力在企業運用情況分析”、“文秘人員與領導的相處之道”、“文秘人員溝通能力分析”、“禮儀素質在工作中的運用情況”、“會議與企業管理效率情況分析”、“企業商務活動策劃方案”、“計算機能力在××企業文秘崗位群中的應用情況調查”等。只要教師能督促學生認真完成，必將能為他們下一階段的畢業論文和就業、創業提供良好的信息支撐。綜合以上幾個部分，就可以編制出合適的手冊。

三、教學過程的實施與指導

（一）見習實習前的動員指導。

去單位之前，教師要利于3-6次指導課的時間，首先給學生講清崗位見習和實習對于高職教育教學的意義，對于他們未來在工作單位上成長的重要性。其次帶領學生回顧理論課堂教學中有關文秘類的知識，文秘類不同崗位工作內容的側重點和能力要求。分析崗位能力要求及自我實際能力，找出自己的優勢和不足。見習實習論文或調研報告的如何寫作，調查問卷的設計要求。最后是對一些紀律的要求，禮儀禮貌的要求，基本人際交往和溝通的方法。

講清在選擇企業的時候應注意以下兩個方面：一致性，它是指見習實習崗位應與文秘專業培養目標所確定的就業崗位保持一致。見習實習的目的是立足于具體的職業崗位，將專業理論知識與實際相結合，全面提升自身的職業素養。先進性，是指對所見習實習的文秘崗位，單位有規范的管理，規章制度完備，符合企業和社會實際，能跟上時代步驟。

（二）見習實習過程中的指導。

1.加強學生的心理指導。

學生在見習實習的過程，由于周圍環境、人際圈子、生活方式、工作方式等方面的變化，容易出現心理隱患，輕則影響學生的見習實習效果，重則影響學生對職業生涯的規劃、甚至給單位的生產帶來一定的損失。因此，作為校內指導老師，學習見習實習單位離學校不遠的，要到單位去看學生，因為在陌生的環境中，如果有他曾經很熟悉的老師來看他們，關心他們，會給他們心理上一種“娘家人”還是很關心自己的心理安慰感，能穩定他們的工作情緒，安心踏實的做好見習實習工作。對于離校遠的見習實習單位，教師可以用建立QQ群、微信群等方式，主動問問學生在見習實習中的困難，聽聽他們的心聲。讓他們覺得學校沒有忘記他們，一直在關心和關注著他們。

2.加強學生專業能力的指導。

文秘專業能力是指具有相應的文秘專業知識及素養，能夠獨立運用所學知識處理問題、解決問題，實現既定目標，并對結果進行客觀評估的能力。見習實習為學生提供了一個職業活動的工作平臺，親身體驗企業文秘人員的工作內容。教師通過現場指導和網絡平臺（結合QQ群、微信群等方式）指導的方式，對學生在工作中遇到的專業方面的問題，要給予相關指導，真正實現“學中做、做中學”的職業教育理念。

五、如何進行總結與評價

考核是規范學生崗位見習實習過程管理最有效的方法。從以往的實踐經驗來看，學生見習實習的文秘類崗位，大多都分散在不同的企事業單位。如果采用企業指導打分占較大比重，校內指導教師打分占少量比重的方法。會導致對學生的成績評價結果不太客觀公平，有的單位企業指導教師會給學生98分、99分甚至給出100分等現象。而有的單位的指導教師只給學生70多分，甚至只給到60分左右。這樣整個班級或整個專業的學生成績并不客觀。

可以在見習實習評價要求這樣設計：第一，企業指導教師給出寫實性評價意見，不給具體分數，教師根據意見結合在網絡平臺（以QQ群、微信群）的交流或現場指導的情況，學生手冊填寫情況給出過程性分數。第二，考慮到見習實習前動員指導課對學生也極其重要，那幾次課程的出勤率、作業情況也納入一定成績比例。第三，在課程總結階段，學生提供的見習實習照片、總結材料、啟示等要在總結課程中進行展示，這也應該納入一定的成績比例。可以設計為：見習實習動員指導課占20%；見習實習過程占60%；見習實習總結課20%。這樣的綜合評價，學生對每一個部分均會比較重視，評價出的成績也才相對客觀公正。

六、結束語

高職教育崗位見習實習教學設計與開發是一項長期的任務，也是高職教育教學體系重要的環節。如何更好的讓學生在見習實習過程中，“零距離”接觸實際工作崗位，通過“做中學”、“學中做”的方式提高自己綜合職業素質。在教學過程中，教師還要不斷總結、不斷完善。保證見習實習效果，提高人才培養質量。

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