談檔案在銀行管理中的作用

魯國華

摘要：隨著時代進步，社會市場經濟體制革新，建立良好的檔案制度顯得尤為重要。在銀行管理經營當中，檔案在業務咨詢和管理方案更改方面地位逐漸彰顯出來。在當下銀行業務經營當中不可或缺，是銀行業務進行的先決條件。

關鍵詞：檔案 檔案管理 作用

一、檔案管理在銀行工作中的現狀

在銀行體系當中，檔案管理體系較為繁瑣復雜，涉及層次較廣，并且存在很多的隱患。但是目前的檔案管理工作仍然存在很多漏洞，管理制度仍然還在上升階段，很多制度不夠完善，未做出有效的工作成效。所以當下解決這些問題迫在眉睫，要對檔案管理體制改革，最終形成三步方針，簡單來說就是分為分布式保管朝集中管理的走向，進而提高檔案電子化進程，同時促進檔案多元化發展。

二、檔案管理工作在銀行工作中的主要問題

銀行檔案的保存與實際檔案應用時間不符，仍有較大差距。在有關制度的規定下，相關部門檢查銀行開戶，轉入，掛失等業務，銀行有關部門應該永久存留相關數據。但是實際上來講，相關機構并沒有對這些數據進行查證，銀行單方面保存這些數據，沒有長期保存的意義。掛失業務和補發憑條，從根本上來說只是一般的會計存留檔，而且實際保存時間在十五年，和永久存留的規定不相符。在存款和開戶工作中，對于這些工作的記錄情況做好之后，應該跟隨憑條，這一點也與永久存留的規定不相符。所以，為對這一情況進行改善，某些銀行管理者制定了電子檔案和紙質檔案并行的工作方式，但是這樣無疑增加了操作難度和保存難度。

三、加強檔案管理對提高銀行管理的具體作用

1.實現檔案利用率的最大化

總的來講，檔案工作管理完善與否全部在于管理階層對檔案工作的足夠重視，以及檔案管理相關人員的培養。把檔案管理工作做好的根本原因是要將檔案的利用率實現最大化，方便進行有關資料檢索工作。

2.有利于檔案管理規范化，標準化

在檔案管理工作中，應該始終堅持以我為主的工作方案，其本質上就是對問題提出針對性思考，達到最終工作目的的措施。以我為主的檔案記錄原則，即存留檔案應該以本人為基礎進行工作的原則。這不單單是在長期的工作當中總結的經驗教訓，并且是當下為檔案工作的實施，規范化管理的針對性原則。其本著堅持國家對相關檔案管理條例的認定時，增強系統化工作，建立良好的檔案書寫制度模板，嚴格規范工作環節，為實現檔案的規范化管理工作實施有序工作制度的方針。從目前工作現狀來看，檔案的缺失和重復是當前工作的一大重要難題。為解決好這個問題，要從三個角度出發：第一，掌握文件檔案的有效期規定，對現階段工作任務有一個明確的規劃，把近期要存檔的檔案提前進行整理，沒有做出要求的先押后處理。不然就會造成工作結構混亂。第二，掌握檔案內容，做出正確分類。始終堅持以我為主的工作主題，區別不同檔案，把類型相同檔案進行分類處理，減少檔案繁多帶來的麻煩，提高檔案利用率。第三，保證檔案存留的完整。在檔案的整理工作中，既要保證檔案之間不會混亂，還要保證檔案對完整性。尤其在存檔工作之前，更是要做好檢查工作，保證相同主題的文件分到同一個檔案當中去，文件不會丟失，從而使得檔案具有高度的還原度，查閱的時候能夠對檔案內容一目了然，在整理好檔案的同時，提高了檔案的利用率，給以后檔案工作降低了難度。

3.有利于銀行的發展

把銀行規范化管理需要一個過渡階段，無論是思想、方針政策等方面都必須要經過這個階段，銀行才能夠實現規范化管理。檔案管理是一個重要的崗位，相關部門應該引起足夠的重視，提升相關人員的專業素質，掌握關鍵的工作步驟要點，真正把工作內容落實到下面。當下檔案管理已經遠遠不能滿足時代的需求，弊端也越來越嚴重，仍然需要從以下幾個角度進行改革：

（1）建立檔案管理中心。檔案管理中心有利于幫助銀行做好檔案管理工作，主要對檔案的整體性綜合分類處理進行安排，確保檔案的完整有效，提高檔案利用率。

（2）管理者做出足夠重視。當下管理者應該切實做好檔案工作監督，加強檔案編譯整理工作，規范化管理。加強檔案使用效率，準確落實檔案工作的定位，提高創造力，結合時代特點進行改革，迎合當下時代發展規律進行檔案電子化管理，抓住機會，發揮檔案管理的作用。

總的來說，為使銀行檔案管理工作進一步提高，需要結合當今時代特點，找到檔案管理工作中面對的問題，認真分析，依據國家相關法律法規做出針對性方針，切實提高檔案管理工作，掌握工作特點，落實檔案管理制度，保持工作連續性，發揮記錄功能，給銀行工作提供適當材料幫助，為管理決策出具相關證據。

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