電子檔案與傳統檔案管理的優劣

張紅春

摘 要：網絡時代的來臨，計算機的應用日益普及，人們在社會活動中形成了大量的以計算機為載體的電子檔案，對電子檔案的管理已經成為信息化社會發展的客觀需要。傳統的檔案管理方式受到了前所未有的沖擊，但是，我們應該清醒的看到，電子檔案并未完全具備傳統檔案的功能，也不能完全代替傳統檔案，它是對傳統檔案的補充和完善，二者相輔相成。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案管理；區別

在信息時代，幾乎所有的組織機構都無一例外地利用計算機和網絡技術的優勢來滿足對信息的需求。這種需求催生了電子檔案的誕生，電子檔案與以往各種載體的檔案一樣都是人類社會活動的記錄，但它在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特點。

1 電子檔案相對于傳統檔案的優越性

電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案有很多優點：

1.1 電子檔案不受時間、空間、人員的限制

在電子檔案出現以前，很多珍貴的紙質檔案由于受保存條件、紙張質量等外在條件的制約，都成了易損易壞的孤本，即使有幾個復印件和副本，也很難滿足人們的大量需求，在有限的數量下，文件的共享利用很有限，也就是說，傳統的紙質文件只能在固定的地點，規定的時間內，極少數人可以借閱。時間、空間、人數限制都影響了資源的最合理有效的利用。另外，傳統的紙質檔案在保存上也存在巨大風險，不可能做到所有的珍貴檔案都有復印件或副本，所以，一旦出現損毀或遺失，將是無法挽回的損失，如果為了避免這種情況的出現而限制借閱、查看，檔案又失去了它應有的價值。

電子類的文件在這一點上有很明顯的優勢，它不像紙質文件一樣具有唯一性，檔案管理人員隨時可以進行復制保存，甚至那些珍貴的檔案都可以轉化成電子版，檔案不再受“孤本”限制。電子文件在計算機環境下，同一份文件可以實現在同一時間，不同地方，被多個需求者以多種方式利用，需求者可以通過復制、下載、網絡傳遞、利用移動硬盤等方法，充分利用計算機和網絡技術，在任意地點、任意時間內獲得所需的檔案，電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產品，這樣就能保證檔案資料不受時間和空間以及人數的限制。網絡平臺的建立甚至能夠提供多用戶檢索，可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，消除了利用者的地域隔閡，從而在真正意義上實現信息共享。

1.2 電子檔案的管理方式不同

與紙質文件管理流程相比，電子文件管理流程在時間、內容和順序等多方面都發生了變化，電子檔案管理在檔案的積累與收集、整理、鑒定、保管、統計、保密等相關工作中都與傳統的檔案管理方式有區別。電子檔案要通過磁盤、磁帶、硬盤、光盤等介質來保管，計算機的廣泛發展，辦公自動化給電子檔案創造了生成環境和利用條件，于是，新的檔案管理方式對傳統檔案在收集、整理、保管、利用等環節的管理方式造成了極大的影響。檔案管理人員借助于軟件系統把檔案在概念上進行邏輯排序，并按照不同的方法、不同的目的、在不同的時間地點，按照不同的順序加以優化組合。對于電子檔案管理而言，應在管理職責、制度、理念、流程上進行相應的調整，以適應現代組織機構的運行要求，成為其整體業務過程的有機組成部分。

1.3 電子檔案的保管和利用

電子檔案在保管上不再局限于實體檔案的修復、保存和保護，以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是，由于電子文件形成的時間短，它的長久性和穩定性需要時間的考驗，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題，所以，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。在電子檔案蓬勃發展的今天，檔案館不再是保管檔案的倉庫，檔案研究者、利用者也不再需要親自進館查閱檔案，通過公開的檔案網絡存儲體系，便可查閱檔案。電子檔案在存儲和保管上有一定的保管原則，即要保證電子檔案載體物理上的安全，保證電子檔案內容邏輯上的準確，保證電子檔案的原始性，要保證電子檔案的可理解性，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。

電子檔案利用的方式具有多樣性，可以通過提供拷貝、通信傳輸等方法，讓利用者結合自身所需，利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。利用者可利用的空間非常大。例如，一般在紙質文件是不能對文件內容進行改變的，想要改變文件格式，增、刪、改文件內容幾乎是不可能的，而電子文件對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子檔案可以更方便快速的對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。

2 電子檔案相對于傳統檔案的不足

2.1 不穩定性

電子檔案在利用過程中，信息內容是很容易被修改和被破壞的，保存在計算機中的電子檔案會因計算機中毒及設備故障，保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤會受到外界強磁干擾，存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任。

2.2 對設備的依賴性

電子檔案不是直觀紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用。如果沒有計算機及相應的操作軟件就不可能對電子檔案進行任何閱讀，而紙質檔案無需借助任何特殊設備，隨時隨地都可以進行閱讀，從這一點看，紙質檔案擁有電子檔案不可替代的優勢。

2.3 不安全性

在這個信息技術高速發展的經濟社會，一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，從而竊取珍貴檔案資料。電腦黑客或木馬病毒程序的出現給電子檔案的發展與應用帶來了巨大的不安全隱患。

總之，有效的電子檔案管理是實現人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，電子檔案對傳統的檔案管理方式起著越來越重要的影響，因此，我們應該在立足于傳統的檔案管理基礎上進一步完善傳統檔案與電子檔案之間的融合，讓檔案管理工作能夠行之有效的運行。

參考文獻

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