電力企業檔案管理現狀及創新探究

張瑞婷

摘 要：近年來，我國市場經濟發展迅速，企業檔案管理越來越受重視，傳統模式的檔案管理已經跟不上企業的發展步伐，檔案管理工作應該適應企業發展的需要，不斷改革方案管理制度，才能不斷促進企業發展。檔案管理對于電力企業來說十分重要，然而，很多電力企業的檔案管理都存在問題，要想解決這些問題，需要企業制定很多創新舉措。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；現狀；創新

1 電力企業檔案管理的決定性作用和現狀

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到企業活動的方方面面。 由于大部分企業在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。上述情形，常常使企業的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現。現代新興的檔案管理理念是以比較規范的企業文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能，提高信息利用的效率，將企業信息管理的事后模式，改造為企業信息資源培植與管理的即時模式，充分實現企業信息在企業活動中應有的支持作用。

市場經濟的發展為企業的檔案管理工作提供了必要環境，企業豐富的信息資源也為檔案管理工作創造了條件。檔案管理在形成過程中可能會受到多方面因素的影響，其中包括情報資源，企業經濟信息等重要檔案內容，他們構成了企業在進行運營模式和項目選擇方面的情況。電力企業與人們的生活息息相關，在人們的日常生活中占據很重要的位置，但是在很多的電力企業中，由于檔案記錄的信息不全面或者不真實，導致檔案管理出現很多問題，使得檔案管理失去了它本身的意義。

2 電力企業檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息保存不完整或者信息不全面

檔案信息的收集，錄入，保存，應該由專業的檔案工作人員負責，但是有些電力公司的相關工作人員不能做到盡職盡責，在信息采集過程中總會有些疏漏。還有些電力公司，不尊重事實，隨意更改檔案內容，使檔案失去它的完整性和真實性。

2.2 檔案管理體系不完善

很多電力企業沒有設置專門的檔案管理部門，檔案負責人頻繁換人，有時甚至用兼職人員。這就造成檔案管理工作的不完善，不能保證檔案信息的準確性和安全性，也不利于企業的良好發展。

2.3 管理制度不完善，不專業

有些電力企業的上層管理人員不重視檔案管理工作，不能及時地制定出適合公司情況的檔案管理制度，致使檔案管理工作比較混亂。完善的檔案管理制度對于檔案工作非常必要，對于公司的發展也有很大的影響。企業應嚴格制定相關檔案管理制度。

3 電力企業檔案管理的優化

3.1 加強對管理人員的監督并提高領導人的重視

在檔案管理工作中，上層領導的重視起著至關重要的作用，領導人的重視不能只體現在口頭上，應該制定嚴格的監管制度，規范管理人員的各種行為。另外，管理人員也應該盡職盡責，做好本職工作，盡量把每一個環節都做到完美，要學會利用現代媒體技術，讓計算機成為檔案管理工作的得力助手，促進電力企業的快速發展。

3.2 增強管理制度，強化管理體系

電力企業應該制定一套完整的管理體系，來規范檔案信息的采集，整理等等的過程。強化管理人員的法律意識，做好檔案信息的保密工作，如果有離職情況，一定要做好工作交接，并提醒離職人員不準泄露公司機密?，F在有一些專門負責檔案管理的公司，但是它們的保密工作做得不太好，所以安全起見，企業還是應該制定完善的管理體質，建立自己專門的檔案管理部門。

3.3 檔案信息應該保證真實性與完整性

檔案中記錄著公司的各種信息，由于信息量復雜且龐大，我們需要利用現代化的媒體技術來代替以前的紙質記錄，這樣能將各種信息整理得更加有條理，保存起來也比較方便。檔案的記錄工作也不應只是數字文字的結合，可以嘗試加入新元素，比如圖片，表格等，使檔案記錄更加生動形象。很多公司完成檔案記錄后就放置一邊，這種現象十分不好，檔案信息對于公司發展是十分重要的，經常分析檔案信息，有助于增強公司的競爭力。

4 改善檔案管理的創新思路

4.1 使檔案管理流程一體化

使檔案管理流程一體化，是改善檔案管理的一項創新舉措。具體是指：將便捷的科技前端控制思想，化做具體的行動，使檔案管理工作充滿創新理念。首先，進行文件管理階段創新，要注重客戶需求，根據客戶需求，進行檔案文件的設計和安排，增強檔案管理工作服務的全面性。其次，在檔案管理階段，應該建立現代信息服務理念，為普通用戶查詢信息提供方便，要學會利用現代辦公軟件，使信息管理更加現代化，但是所有的前提都必須是在信息內容真實完整的基礎上。

4.2 工作平臺的創新

學會利用現代化的辦公條件，使得檔案管理工作更加的高效化和自動化，這樣也能使檔案管理負責人的工作更加便捷。要想確保工作平臺的便利，需要企業建立相關的網絡系統，使檔案信息的傳遞能夠在網絡上進行，這樣來保證檔案管理工作的順暢與高效。其次是保證企業各部門之間的協作，避免傳統模式下，領導人直接做決策的現象，提高工作效率。還應逐漸實現完全的電子化，替代之前的紙質化檔案管理方式，順應如今電子化的潮流，加入企業的發展。

4.3 管理方法的創新

制定合理的管理方案，管理工作要做到明確分工，管理人員應選擇專業化的人員，保證工作效果。第一，要完善應急預案，做好對檔案信息的安全檢查工作，提高企業處理緊急情況的能力。第二，要提高檔案管理人員的素質，經常對他們進行工作上的培訓。

4.4 服務內容的更新

現階段電力企業的檔案管理工作較傳統模式更加周到，服務方面做得更加完美，現代的服務模式更是增加了主動服務這一特點，從更大程度上滿足了客戶的需求。服務內容的遵循一些原則，首先是要從客戶需求出發，盡量使信息平臺能夠滿足客戶需求，也要保證檔案信息的完整性和功能性。其次，做好基礎調查工作，廣泛地收集信息，并進行進一步地加工，利用現代化的工具，對收集的信息進行歸納整理，為企業的發展做貢獻。最后，對于客戶的遠程操作需求，進行空間和時間的設置，合理利用積累的檔案信息，能夠促進公司的進步。

5 總結

總之，隨著我國社會經濟的飛速發展，我國電力企業的檔案管理工作面臨很多前所未有的挑戰，企業的管理人員應積極應對，制定新的管理辦法，只有這樣，才能使企業在發展過程中，了解自身的發展歷程，從而朝著剛好的方向發展，使電力企業的檔案管理制度更好的服務于電力行業。

參考文獻

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