淺論函授畢業生的檔案管理

余麗紅

【摘要】最近幾年，函授畢業生對個人檔案不理不睬，已很普通。據悉，在各高校函授培訓點，各屆函授畢業生就業部門和各地人社部門人才交流中心，函授畢業生遺失的檔案有許多。當前一方面應加強社會、學校和畢業生的檔案意識，要求有關人社部門和高校函授點嚴格依照檔案法規管理，另一方面加速函授畢業生由以前的書寫到由計算機統一錄入的檔案信息化步伐，將各部門所掌握的個人信息統一整合成為社會有用的“大檔案”，為全社會開發人才和流動、誠信體系建設等工作提供更好的支撐。

【關鍵詞】畢業生；檔案；現狀；管理；思考

一、函授畢業生檔案現狀

函授畢業生的檔案，重要性和身份證幾乎相當，函授檔案作為函授畢業生的第一份檔案，今后定級轉正、申報職稱、辦理養老保險、以及職務晉級等都得用函授檔案。過去許多函授檔案沉寂多年，畢業生不理會檔案，也不來辦任何手續。但近年來，簽勞動合同必須檔案跟隨，這樣促進了檔案的流動。但還有極個別馬大哈學生漏掉自己的檔案，等到用檔案時找不到?，F在函授檔案有三種現象：一是許多畢業生工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己身邊，最終成了“死檔”。二是檔案隨畢業生到了新單位，因為換新單位，檔案無人管理，漏了自己的檔案，最終使自己檔案成為了“棄檔”。三是存放在人才交流中心檔案管理中心，費用高，提取方便。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、做好函授畢業生檔案工作的幾點建議

鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才代理機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

首先，我們要提高認識，函授作為上世紀八、九十年代的產物，國家并沒有廢掉它，說明它就有存在的價值，例如：評職稱、簽合同等等都必須用函授檔案。既然有存在的價值，我們就應該給它成長的空間。讓我們攜起手來，共同關注函授，重視函授檔案。函授畢業生更應該愛護自己的檔案，就象保護自己的眼睛、鼻子一樣。不要不聞不問，不理不睬。

其次，高校制定完整的規章制度，以及系列流程。各函授點嚴格按流程辦事。

函授檔案管理工作是一個系統工程，雖然目前困難重重，但是只要我們函授工作者提高認識，端正態度，嚴格按制度、流程辦事，函授畢業生重視自己的檔案，關心自己的檔案。函授檔案工作一定會上一個新臺階。

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