試論如何做好航電樞紐工程檔案管理

薛若忱

【摘要】鑒于檔案管理對于航電樞紐工程的順利建設與后續管理的重要作用，本文對現階段航電樞紐工程檔案管理的現狀進行了分析，并針對現存問題提出了管理要點。

【關鍵詞】航電樞紐工程；檔案管理；要點分析

近年來，我國航電樞紐工程依托航運發展的戰略規劃取得了不菲的成績。航電樞紐工程的建設不僅改善了航運的條件，還促進了工程所在區域的經濟發展。作為航電樞紐工程的建設記錄與審查依據，檔案管理在工程整體建設中有非常重要的作用。

一、航電樞紐工程檔案管理現狀

與工程建設本身相比，許多單位對于工程檔案管理的重視不足，導致了檔案管理工作中出現諸多問題。

（一）檔案管理系統問題。首先，缺乏科學的檔案編制系統。目前，由于航電樞紐的分類規范和管理受到忽視，我國航電樞紐工程檔案沒有專業、完整、全面的編制方法和規范制度。其次，缺少合理的檔案管理系統。在航電樞紐工程建設中需要科學的管理系統來指導工程文件的整理、分類、歸檔，以及工程監督核查等工作，而現階段的檔案管理恰恰缺少了合理的管理方法，無法保證檔案管理與工程建設同步實行，沒有科學的管理系統易造成工程檔案使用率低，數據錯誤或丟失等問題頻發。最后，缺乏完善的檔案管理機構。檔案管理是非常重要也是相當瑣碎的工作，需要管理機構人員分工協作完成。目前，檔案管理工作缺少科學的工作機制，缺乏合作精神，且自主工作積極性不高，這是我國航電樞紐工程檔案管理需要解決的問題。

（二）檔案管理隊伍問題。由于對檔案管理缺少必要的重視，一些單位對于檔案管理從業人員的素質沒有較高的要求，并且入職前缺少相關培訓，工作后也沒有深造學習的機會。由于素質不高，導致這批缺少檔案管理經驗的工作人員對檔案的準確率、使用率以及完整性等都受到了負面影響。而航電樞紐工程建設對檔案管理的需求較為嚴格，需要管理人員具備豐富的檔案管理經驗，否則難以形成真實有效的檔案管理和監督機制。但現今企業要求過于寬松，執行力弱，很難形成制度化、經濟化和科學化的管理方式，令工程檔案在工程建設中難以發揮其促進作用。

二、做好航電樞紐工程檔案管理的要點

（一）制定合理的編制方法。工程項目建設中，建設、設計、施工、監理等單位根據實際情況以及合同要求各自承擔的工作內容與職責，分別對文件進行編制，做好工程文件的收集、分類、整理和組卷工作。而工程竣工檔案編制對文字材料、竣工圖等都有具體要求，以竣工圖為例，竣工圖是項目工程建設結果的真實反映，也是項目工程后期使用和維護的主要依據，其編制以工程實際情況為準。所以，竣工圖不僅要求內容準確、清晰，還對竣工圖章的顏色、加蓋位置以及內容等做了詳細的要求。可見，制定合理的編制有助于提高航電樞紐工程檔案的完整性和準確性。

（二）統一規范的檔案收集。統一規范檔案的收集流程，保證檔案收集與工程建設同步進行是做好航電樞紐工程檔案管理的要點之一。所謂同步，首先表現在工程申請立項和工程檔案收集、建立要同時進行。在工程申請立項時，工程檔案必須同時開始收集，歸檔，并在編制招標文件和簽訂合同中將竣工所需提交的資料明確列出，以保證最終工程資料齊全。其次，項目建設過程中應建立完善的檔案管理制度，做到工程建設與檔案收集、整理和歸檔工作同步進行；還要重視工程資料的審批會簽，確保以檔案工作人員簽字的竣工資料為工程結算的依據。此外，在嚴格遵守相關法律法規的基礎上，工程檔案管理應自覺接受上級主管部門的監督和指導。

（三）明確的立卷歸檔要求。及時、全面地將檔案歸檔是航電樞紐工程的檔案立卷基本要求。檔案管理人員要將收集、編制的工程資料按規定分類，并及時完成檔案歸檔，以確保檔案的完整。其中包括工程直接檔案，如竣工圖；工程中的輔助類資料，如會議紀要和相關單位往來信件；以及工程項目準備期的文件資料等。對于符合歸檔要求的資料，檔案工作人員需要認真審核，逐一登記歸檔。對于達不到歸檔要求的則要及時通知相關部門予以修改。

（四）加強檔案的同步管理。為了確保航電樞紐工程資料的完整與準確，檔案管理人員需要將檔案的管理工作貫穿整個工程建設過程，做到檔案整理、歸檔工作與工程建設同步進行。檔案管理人員應定期對各部門進行檢查，及時發現資料收集中出現的問題，并提供指導和解答，嚴把工程資料質量關。此外，檔案管理人員還應注意檔案資料的完整性，尤其是對簽字印章手續的核查。因為一旦相關單位竣工撤離，補簽補章工作將很難解決。因此，檔案管理與工程建設要同步進行，加強對資料的審核，及時發現和解決問題。

三、結語

隨著我國經濟的發展和航運樞紐工程建設的興起，工程檔案管理的重要性日漸顯現。明確航電樞紐工程檔案管理現存的問題，并提出相應解決方案是現階段檔案管理工作的重要目標。完善工程的檔案管理有利于提高檔案準確率和使用率使，創造出精英航運中心物流服務體系；同時有助于提高航電樞紐工程的建設質量與效率，推進航電樞紐建設的飛速發展。

【參考文獻】

[1]張蘊倩，曹瑛，胡繼成，孫傳遠.新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑[J].江蘇水利，2016（01）.

[2]夏可.論水利工程檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2015（11）.

[3]黃琳婕.航運工程建設檔案管理中的問題及建議[J].現代經濟信息，2013（18）.

[4]聶丹萍.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施[J].水利技術監督，2013（06）.

[5]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（06）.

[6]李冰紅，蒲蕊，姚昆.松花江大頂子山航電樞紐工程檔案管理[J].水運工程，2008（05）.